Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant

21 juli 2018
ElTenedor - gestión de restaurantes - gestionar los tiempos de espera de los clientes - lista de espera

Inden for restaurant management ønsker man altid, at alting skal være tip-top. At gæsterne kommer til tiden, at bordene er parate, at der ikke er en finger at sætte på betjeningen, og at alt går rigtigt for sig. Men i de fleste tilfælde er der så mange variable, at man ikke kan kontrollere alt! Det er nærmest umuligt at garantere, at alt er perfekt.

Den gode nyhed er, at der findes strategier og værktøjer som kan hjælpe, så hver ny dag bliver bedre end den foregående. Eksempelvis når restauranten er overbebyrdet, og man alligevel formår at give en god betjening uden større kriser, og gæsterne bliver tilfredse trods forsinkelserne.

Hvis du oplever en voldsom tilgang af gæster på din restaurant, så tillykke med det! For det betyder, at du har et godt omdømme. Men hvis overbooking også er årsag til store hovedbrud, så bid mærke i disse tiltag, som du kan bruge til effektivt at styre ventetiden for gæsterne på din restaurant.

Planlæg serveringsperioderne med et digitalt kort over restauranten

TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant
Lad os starte med et klokkeklart faktum. Den bedste måde at håndtere en propfyldt restaurant på, træffe de rigtige beslutninger undervejs og improvisere, er ved som udgangspunkt at have godt styr på reservationerne og de gæster, der allerede har bekræftet, at de kommer. Med andre ord, at der er styr på serveringen, allerede inden restauranten lukker dørene op.

En fantastisk måde at gøre det på er ved at benytte et digitalt kort over restauranten eftersom:

TheFork TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant De bekræftede reservationer placeres virtuelt på kortet over restauranten alt efter, hvor mange gæster der dækkes op til, og hvor lang tid de har bordet – inden serveringsperioden starter.

Det er genialt til at udregne din restaurants reelle kapacitet og finde ud af, hvor mange "ekstra gæster" (sidste øjebliks-reservationer og folk, der kommer ind fra gaden), I kan håndtere, og hvor mange I ikke kan.

TheFork TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant Det automatisk viser status for hvert bord i realtid og gør det muligt at lave en manuel opdatering, alt efter hvordan serveringen skrider frem. Ideelt til at visualisere:

– Ledige borde.
– Borde, hvor der sidder gæster, og cirka hvor lang tid, de har bordet.
– Tomme borde, der er på nippet til at blive besat pga. en bekræftet reservation.
– Borde, der står tomme pga. en no show.

Det er vigtige oplysninger, når man tager imod, betjener og administrerer gæster uden forudgående reservation, som frivilligt vælger at vente på et ledigt bord for at kunne spise på restauranten.

Dediker et område og personale til disse gæster

TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant
Der er ingen, der bryder sig om at vente, i særdeleshed ikke når man også er sulten, så hvis en gæst vælger at vente på et ledigt bord på en restaurant, så er det noget, man skal sætte pris på. Derfor er det formålstjenligt at dedikere et område og personale (bardisken og overtjeneren eksempelvis) til at give disse gæster særbehandling i den tid, hvor de venter på et ledigt bord.

I den forbindelse er det særligt vigtigt at være omhyggelig i forbindelse med...

TheFork TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant Disse gæsters ankomst, da det er det første indtryk, som danner grundlaget for resten af oplevelsen. I endnu højere grad, hvis det handler om gæster, der har reserveret bord, og som pga. forstyrrelser i serveringen bliver nødt til at vente. Det er derfor alfa og omega at modtage dem yderst elskværdigt og lade dem vide, at restauranten sætter pris på, at de er kommet.

TheFork TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant Øjeblikket, når man fortæller dem, at de er nødt til at vente , fordi oplevelsen så allerede starter med en skuffelse. Det er bedst at være ærlig og oplyse om den reelle ventetid og invitere dem til at blive, uden at lægge pres på dem, så de selv kan beslutte sig.

Det er vigtigt i hele ventetiden at vise dem, at de er lige så vigtige som de gæster, der allerede er i gang med at spise, og at det kan betale sig at vente, da ventetiden lønner sig til sidst.

Hav et særligt tilbud på mad og drikke

TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant
I lighed med ovenstående er den bedste måde at "afkorte" ventetiden på og gøre den behagelig for gæsterne at tilbyde dem noget på husets regning, såsom drikkevarer og aperitiffer, der er nemme at tilberede, og som kan stille den værste sult, lægge en dæmper på irritationen over at skulle vente og få dem til at føle sig godt behandlet.

Tænk på, at tidsopfattelse er noget relativt. En gæst kan vente i fem minutter på en kaotisk restaurant og føle, at han eller hun har ventet i 20 minutter. Samme gæst kan vente 15 minutter og føle, at det drejer sig om meget kortere tid, hvis vedkommende får en god betjening, hygger sig med drikkevarer og aperitiffer og befinder sig i omgivelser, der udstråler, at der er styr på tingene og en god stemning.

For at opnå dette kan man servere rentable og populære drikkevarer, såsom øl og forfriskninger, eller nemme retter, såsom sandwiches, dips, charcuteri, nødder, etc. Det vigtigste er, at gæsten kan nyde sit besøg lige fra starten, når vedkommende ankommer til restauranten.

En venteliste i din restaurant management

Det er ikke kun i restaurationslokalet, at der kan være overbooket. På platforme som TheFork kan reservationerne også overgå spisestedets kapacitet. Det er naturligvis et positivt scenarie, hvis man kan udnytte disse "ekstra" reservationer. Det kan du med en digital venteliste, som er en funktion i TheFork Pro, der gør det muligt for gæsterne at skrive sig op og få besked, når restauranten igen har ledige borde.

Det er en fantastisk mulighed for restaurant management, eftersom det giver gæsterne en chance for at kunne reservere – særligt på meget besøgte restauranter, som f.eks. Insider-udvalget på TheFork, og forhindre restauranten i at gå glip af disse gæster.

Ved mærkedage som f.eks. valentinsdag eller julefrokoster er ventelisten yderst brugbar, fordi det gør det muligt at tage imod reservationer i sidste øjeblik og sikre, at belægningen er 100 %.

TheFork - restaurant management - Sådan administrerer du ventetiden på din restaurant
Hvad mener du om dette værktøj? Bruger du det endnu ikke, så klik her for at tage din restaurant til næste niveau med TheFork Plus.

Åh... Er din restaurant endnu ikke tilmeldt TheFork? Du er blot et klik fra, at det er fortid.

Husk at benytte disse tiltag og bide mærke i resultaterne, særligt hvis du i din restaurant management oplever problemer med overbooking. Du vil bemærke, at det er umagen værd, når du opnår at:

    • Alle dine gæster føler sig godt behandlet.
    • Deres ventetid bliver kort og behagelig.
    • Og naturligvis, når de vender tilbage.
Udforsk TheFork Manager

Bliv mere synlig online

Øg antallet af fyldte borde

Bekæmp no-shows

Sæt din lid til brancheeksperter