Cómo gestionar los horarios del personal en un restaurante

En este artículo queremos tratar un tema complejo como lo es hacer una buena y efectiva gestión de los turnos del personal del restaurante, para que todo funcione como una orquesta donde todos sus integrantes están contentos y haciendo bien su papel. Creemos que es algo que va mucho más allá que hacer una tabla y cuadrar horarios. Es importante que detrás de ello, haya una planificación a prueba de imprevistos, cambios de última hora y desajustes.

En tu restaurante… ¿tenéis una buena rotación de turnos? ¡Toma nota de los pasos para lograrlo!

Definir bien la demanda de personal fijo

Es muy estratégico comenzar por tener claras todas las áreas del negocio para las que se va a requerir personal. Gerencia, cocina, sala, barra, limpieza, y por supuesto, cuál es el personal que se necesita para estas áreas. De esta manera podremos hacer una planificación de los horarios en base a la demanda real del restaurante. También es conveniente hacer estimaciones del personal que se necesitará en temporadas específicas para tenerlo todo lo más organizado posible.

¿Sabes cuánto personal necesitas en verano? ¿Y para tu noche de fin de año, San Valentín o en la cuesta de Enero? Es un dato vital para hacer nuestras planificaciones.

Tener una lista de personal extra

Lo segundo que debemos tener a mano es una lista con  personal que pueda hacer guardias puntuales en momentos de altísima ocupación por ejemplo, pero también si nuestro chef se enferma o si la jefa de sala tiene que ausentarse una semana por un tema familiar, o si el bartender está fuera dos días realizando una formación de coctelería, o si el segundo cocinero tiene que viajar por algo personal. Tener personal extra es tan importante como definir el personal fijo, para lograr una rotación de horarios con los menores contratiempos posibles.

¿Y qué sucede si es el dueño o gerente el que no puede asistir? ¡Con mayor razón necesitará alguien que lo supla! Siempre será muy tranquilizador tener esta persona disponible con antelación.

Elegir personal con buena disponibilidad horaria

Otra cosa básica para lograr una buena gestión de los horarios, es contratar personal que tenga buena disponibilidad horaria y que tenga buena disposición para los cambios en este sentido. De nada nos servirá tener un equipo muy cualificado, si constantemente crea problemas para cubrir diligentemente los turnos. También es importante que las personas que entran a trabajar en el negocio, tengan plena conciencia de la naturaleza de este sector y que estén de acuerdo desde el comienzo con ello.

Muy necesario será también tener muy claro el tipo de contrato y condiciones de cada quien, para respetar legalmente estos acuerdos a la hora de asignar los horarios.

Establecer horarios reales

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. ¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

Y en segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotar al personal con sentido común

Lo ideal es hacer una rotación de personal justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad de tiempo que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación horaria.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  ElTenedor Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

Si aún no cuentas con ElTenedor Manager, te invitamos a probarlo en tu restaurante haciendo clic aquí. ¡Notarás la diferencia!