Todo lo que debe tener un briefing en tu restaurante

En gestión de restaurantes, preparar cada servicio es como preparar un espectáculo, donde cada quien tiene un papel, hay un guión que seguir y un público al que impresionar. En este sentido, hay un paso imprescindible para todo salga a pedir de boca: El Briefing o reunión de estatus realizada por el gerente o jefe de área con todo el equipo antes de cada jornada.

El briefing abarca desde aspectos generales hasta los detalles más específicos, desde la oferta gastronómica, hasta problemas de comunicación en el equipo. Digamos que es un momento muy clave para asegurar que las cosas vayan bien la mayor parte del tiempo. Suele hacerse al comenzar la semana y también diariamente antes de cada servicio.

En cualquiera de estos casos, hay temas que consideramos fundamentales para que esta reunión sea realmente efectiva. Presta atención a nuestra lista de imperdibles:

Organización de la ocupación. Lo básico en cualquier briefing es informar a todo el personal de las reservas programadas y de cómo será la organización de las mismas en las mesas, los horarios de ocupación, número de comensales, los clientes nuevos y los habituales que se recibirán, las reservas con descuento o promoción, etc.

Los restaurantes que utilizan ElTenedor Manager, cuentan con un  plano digital de sala digital, donde visualizan de una manera más directa cómo será esta organización facilitando el briefing. Haz clic aquí si aún no cuentas con esta herramienta en la gestión del restaurante.

Asignación de tareas. En este punto, el manager, gerente o jefe de área, distribuye las labores entre el personal. Quién atiende qué mesas, quién se encarga de recibir a los clientes, etc.

Aunque cada persona tiene su función, en los equipos de restaurantes suelen haber variaciones, como personal que hará dos turnos, personal de refuerzo, etc. Con la asignación de tareas en el briefing, cada quien sabe su papel durante cada comida y se evitan las improvisaciones innecesarias.

Invitados Vips o especiales. En el briefing también se comunica quiénes son los clientes que deberán tener un trato más personalizado y especial, como grupos grandes,  influencers o críticos gastronómicos. De esta forma el equipo puede comprender el objetivo de recibir a estos clientes en el restaurante, y las acciones de marketing que se realizarán.

Por ejemplo conocer las preferencias de un influencer para impresionarlo, o quién es la cabeza o líder del grupo de esa importante empresa que nos interesa fidelizar.

Necesidades de los clientes. Otro tema fundamental en nuestras reuniones de estatus, son las necesidades especiales de los clientes que se recibirán en cada servicio.

Conocer si hay algún  cliente celíaco, si alguien tiene algún tipo de alergia, si no come carne, si no puede comer cierto tipo de carbohidratos, también si hay alguna pareja que celebra su aniversario de bodas o si es una familia con bebés o niños pequeños, y cómo se atenderá cada caso.

Detalles de la oferta gastronómica. Por supuesto que en todo briefing la comida es uno de los temas más importantes. En esta reunión todo el personal deberá estar al tanto de los platos y bebidas disponibles y los que no para cada servicio, el menú del día, los cambios puntuales en algunos platos, etc.

Es también el momento ideal para confirmar que todo el mundo conoce al detalle los ingredientes y sus orígenes, métodos de cocción, maridajes y por supuesto los precios de cada producto, para que se pueda responder a cualquier pregunta que tengan los clientes.

Estrategias de marketing. En este punto, el personal confirma las acciones de marketing que están activas, como las técnicas de upselling y crosselling para aumentar las ventas de ciertos productos, así como el ticket medio. Se confirman los platos estrella que se quieren vender especialmente y las frases o palabras claves que se utilizarán para recibir o despedir a los clientes, por ejemplo.

También se recuerdan acciones digitales, como invitar a los clientes a dejar una opinión de su experiencia en portales especializados como ElTenedor y TripAdvisor o la utilización de un hashtag para etiquetar sus publicaciones en redes sociales.

Reconocimiento y críticas. El briefing también es el momento ideal para compartir con el equipo, las opiniones tanto positivas como negativas que se hayan recibido de los clientes, los halagos y las quejas. Una medida que ayuda a mejorar  el desempeño del personal cuando haya errores y a potenciar lo que se está haciendo bien.

Por otro lado, sirve para inspirar a otras personas del equipo a imitar las buenas acciones y a prever posibles conflictos futuros en la gestión del restaurante.

Feedback del personal. Siguiendo con el punto anterior, ninguna reunión de estatus debería finalizar sin que se conozca el feedback del equipo. Todo el personal tiene derecho a expresarse y a comunicar su opinión sobre temas tanto operativos como personales.

Este es el momento para aclarar malos entendidos, reportar alguna queja con el desempeño de otros y expresar las necesidades de cada quien. También es ideal para encajar agendas entre todos, definir los días libres y los días que alguno tenga que irse antes por una emergencia personal, etc.

En definitiva, el briefing es a la gestión de restaurantes como el ensayo a la ópera, por eso es tan importante realizarlo y tratar todos los temas pertinentes para asegurar una actuación magnífica en cada servicio. Esperamos que así sea en tu restaurante y que tu equipo trabaje a gusto. ¡Lo notarán tus clientes!