Un software de gestión de restaurantes es una herramienta digital diseñada para centralizar y automatizar las operaciones diarias de un negocio de hostelería. Va mucho más allá de una simple caja registradora o una agenda de reservas. Se trata de un ecosistema tecnológico que integra diferentes áreas clave como las ventas (TPV), la gestión de mesas, el control de inventario, la administración del personal y la relación con los clientes (CRM).
En 2025, su uso ya no es un lujo, sino una necesidad estratégica. La razón es simple: te permite tomar decisiones basadas en datos reales, y no en intuiciones. Un buen software te proporciona una visión de 360 grados de tu negocio, ayudándote a mejorar la eficiencia operativa, optimizar los costes de personal y materias primas, y aumentar la rentabilidad. Además, te libera de tareas manuales y repetitivas, permitiéndote a ti y a tu equipo centraros en lo que de verdad importa: ofrecer una experiencia inolvidable a tus clientes.
Las principales ventajas del uso de un software para restaurantes son la optimización de los procesos a partir de la recopilación y el análisis de datos para la toma de decisiones y la simplificación de tareas. Mejoras que, en ambos casos, contribuyen a una gestión más eficiente del restaurante y a un mejor control de los costes del negocio.
La implementación de un software para restaurantes facilita a los gestores lidiar de forma más eficaz con el día a día del negocio a través de la digitalización del restaurante; tener un mayor conocimiento y control de los clientes para proporcionarles experiencias gastronómicas personalizadas; lograr una mejora en los márgenes y beneficios del restaurante y tener una mayor comodidad y tranquilidad en la gestión del restaurante. Además, gracias a las opciones de escalabilidad del software para restaurantes es posible adaptar, en cada momento, sus funcionalidades a las necesidades reales de tu negocio.
Elegir el mejor software para tu restaurante puede ser un quebradero de cabeza. Sin embargo, una buena elección te ayudará con la gestión de tu negocio y te permitirá administrar todos los procesos internos de forma rápida, sencilla y eficaz.
Para ello, es importante invertir cierto tiempo en la elección del software y, sobre todo, tener en cuenta estas cuatro recomendaciones:
Ahora que ya hemos visto cómo elegir, repasamos diferentes ejemplos de software para restaurantes y las funcionalidades que ofrecen para gestionar las diferentes necesidades del negocio y el local.
🤔 ¿Qué es? Es la plataforma líder en Europa para la gestión de reservas online, que además incluye un potente CRM y se integra con sistemas TPV.
👥 Ideal para: Todo tipo de restaurantes que quieran aumentar su visibilidad y captar nuevos clientes, al mismo tiempo que optimizan la ocupación de sus mesas.
✅ Su punto fuerte: El acceso a la inmensa comunidad de comensales de TheFork y sus herramientas avanzadas para reducir los "no-shows".
🤔 ¿Qué es? Un sistema TPV en la nube que centraliza ventas, inventario y análisis en una interfaz muy visual y fácil de usar.
👥 Ideal para: Restaurantes que buscan un control detallado de sus operaciones y datos de rendimiento avanzados.
✅ Su punto fuerte: La potencia de sus informes personalizables y su capacidad para gestionar múltiples locales desde un solo lugar.
🤔 ¿Qué es? Una solución de TPV muy flexible y modular, conocida por su facilidad para integrar pagos con tarjeta y servicios digitales.
👥 Ideal para: Bares, cafeterías, food trucks y pequeños restaurantes que necesitan una solución asequible y rápida de implementar.
✅ Su punto fuerte: Su ecosistema de hardware y software se integra a la perfección, ofreciendo una experiencia de pago fluida para el cliente.
🤔 ¿Qué es? Un software de TPV de origen español con una larga trayectoria en el sector de la hostelería, que integra ventas, stock y facturación.
👥 Ideal para: Bares y restaurantes tradicionales en España que buscan una herramienta robusta y adaptada al mercado local.
✅ Su punto fuerte: Su gran adaptabilidad, con versiones específicas para diferentes tipos de negocios hosteleros (discotecas, panaderías, etc.).
🤔 ¿Qué es? Un software TPV muy popular en España, desarrollado por IGT, que ofrece una solución modular y escalable para gestionar ventas, stock y personal. Además, está integrado con TheFork Manager para una gestión unificada de sala y reservas.
👥 Ideal para: Pymes y franquicias de hostelería que buscan una herramienta potente y adaptable a su crecimiento.
✅ Su punto fuerte: Su gran capacidad de personalización y la posibilidad de añadir módulos según las necesidades específicas del negocio.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma TPV en la nube de nivel empresarial, diseñada por Oracle para gestionar operaciones complejas. Su sistema, integrado con TheFork Manager, centraliza los datos de ventas y clientes de múltiples locales.
👥 Ideal para: Grandes cadenas de restaurantes, hoteles, estadios y grupos de restauración internacionales que requieren una solución robusta y centralizada.
✅ Su punto fuerte: Su potencia para la gestión multisede y sus capacidades de análisis de datos e informes avanzados.
🤔 ¿Qué es? Un sistema TPV de origen holandés conocido por su fiabilidad y flexibilidad, que permite una gestión completa del punto de venta. La integración con TheFork Manager facilita la sincronización de la información de los clientes.
👥 Ideal para: Una amplia variedad de negocios de hostelería, desde restaurantes independientes hasta grupos, que valoran la estabilidad y la personalización.
✅ Su punto fuerte: Su software estable y altamente personalizable, que se adapta a flujos de trabajo muy específicos.
🤔 ¿Qué es? Un TPV moderno y muy intuitivo que funciona exclusivamente en iPad, diseñado para agilizar el servicio en sala. Al estar integrado con TheFork Manager, permite gestionar las mesas y las reservas desde la misma interfaz.
👥 Ideal para: Restaurantes, bistrós y cafeterías de ambiente moderno que buscan una solución móvil, elegante y muy fácil de usar para su equipo.
✅ Su punto fuerte: Su interfaz de usuario limpia y sencilla, pensada para una toma de comandas rápida y sin errores.
🤔 ¿Qué es? Una solución integral que combina software TPV, terminales de pago y sistemas de dispensación de bebidas. Su integración con TheFork Manager ayuda a crear una experiencia de cliente fluida desde la reserva hasta el pago.
👥 Ideal para: Restaurantes y bares que prefieren tener un único proveedor para su sistema de caja y sus soluciones de pago.
✅ Su punto fuerte: Su enfoque "todo en uno", que simplifica la gestión de la tecnología y el soporte técnico.
🤔 ¿Qué es? Un sistema TPV con una larga trayectoria en el mercado, que ofrece una solución completa para la gestión de ventas, pedidos y fidelización. Gracias a su integración con TheFork Manager, optimiza la gestión de la sala.
👥 Ideal para: Cadenas de restaurantes y negocios de comida rápida que necesitan un sistema robusto para gestionar un alto volumen de transacciones.
✅ Su punto fuerte: Su fiabilidad y sus funcionalidades avanzadas para programas de fidelización y gestión de menús complejos.
🤔 ¿Qué es? Un ecosistema de soluciones digitales para restaurantes que incluye un software TPV en la nube. Está integrado con TheFork Manager, permitiendo una gestión centralizada de las operaciones diarias del negocio.
👥 Ideal para: Restauradores que buscan una solución 360 grados que vaya más allá del TPV, incluyendo pedidos online y gestión de cocina.
✅ Su punto fuerte: Su concepción como ecosistema digital, donde el TPV se conecta de forma nativa con otras herramientas del mismo proveedor.
🤔 ¿Qué es? Un software de gestión y TPV diseñado específicamente para el sector de la restauración. Al estar integrado con TheFork Manager, permite unificar la información de las reservas con el proceso de facturación.
👥 Ideal para: Restaurantes que buscan un software especializado y adaptado a las particularidades del mercado hostelero.
✅ Su punto fuerte: Su enfoque 100% en la restauración, con funcionalidades pensadas para resolver los problemas diarios de un restaurante.
🤔 ¿Qué es? Una solución TPV y de gestión hotelera muy completa y modular, que se adapta a diferentes tipos de negocios. La integración con TheFork Manager asegura que las reservas se reflejen correctamente en el sistema de caja.
👥 Ideal para: Restaurantes ubicados en hoteles o negocios que necesitan una solución que pueda gestionar tanto la parte de restauración como la de alojamiento.
✅ Su punto fuerte: Su capacidad para integrarse en entornos hoteleros complejos y su estructura modular.
🤔 ¿Qué es? Un software TPV español en la nube que permite gestionar el restaurante desde cualquier dispositivo. Se encuentra integrado con TheFork Manager, facilitando la comunicación entre la gestión de reservas y el servicio en sala.
👥 Ideal para: Restaurantes que buscan una solución flexible y accesible desde tablets o smartphones para una gestión móvil.
✅ Su punto fuerte: Su accesibilidad desde la nube y su sistema de comandas a través de QR para que los clientes pidan desde la mesa.
🤔 ¿Qué es? Un software de TPV de origen portugués, con fuerte presencia en España, certificado contra el fraude y muy robusto. Está integrado con TheFork Manager, ayudando a controlar las ventas y la ocupación de la sala.
👥 Ideal para: Todo tipo de negocios de hostelería que valoren la seguridad, el cumplimiento de la normativa fiscal y la fiabilidad.
✅ Su punto fuerte: Su software certificado y seguro, que garantiza el cumplimiento de las normativas legales y fiscales.
🤔 ¿Qué es? Un potente software TPV que funciona como el cerebro de su plataforma omnicanal, centralizando las ventas en sala, el delivery y el take-away. Su integración con TheFork Manager unifica las reservas con todos los demás canales de venta.
👥 Ideal para: Restaurantes con un fuerte componente de venta multicanal que necesitan una única herramienta para gestionar todos sus pedidos.
✅ Su punto fuerte: La centralización de todos los canales de venta (sala, web, apps de delivery) en una única interfaz de caja.
🤔 ¿Qué es? Un software TPV con más de 25 años de experiencia en el sector, conocido por su estabilidad y sus completas funcionalidades. Se encuentra integrado con TheFork Manager, lo que permite una gestión optimizada de la sala.
👥 Ideal para: Restaurantes que buscan una solución de TPV tradicional, muy probada en el mercado y con una gran profundidad de funciones.
✅ Su punto fuerte: Su larga trayectoria y fiabilidad, que lo convierten en una apuesta segura para la gestión del punto de venta.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma muy completa para la gestión de inventarios, escandallos, menús y pedidos a proveedores.
👥 Ideal para: Grandes restaurantes y cadenas que necesitan un control exhaustivo sobre el coste de los alimentos (food cost).
✅ Su punto fuerte: Su capacidad para calcular la rentabilidad de cada plato en tiempo real y automatizar los pedidos a proveedores.
🤔 ¿Qué es? Un software que utiliza inteligencia artificial para predecir las ventas y optimizar las compras de materia prima.
👥 Ideal para: Restaurantes y franquicias que quieren minimizar el desperdicio alimentario y mejorar sus márgenes de beneficio.
✅ Su punto fuerte: Su motor de predicción basado en IA, que sugiere las cantidades exactas a comprar para evitar roturas de stock o excesos.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma española enfocada en digitalizar el control de stock para reducir las pérdidas y optimizar los procesos.
👥 Ideal para: Negocios de hostelería que aún gestionan su inventario de forma manual y quieren dar el salto a un sistema digital.
✅ Su punto fuerte: Su simplicidad y enfoque en un objetivo claro: reducir las mermas y el despilfarro a través de un control digital preciso.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma especializada en la gestión de recursos humanos para hostelería, desde la creación de turnos hasta las nóminas.
👥 Ideal para: Gerentes de restaurantes que necesitan simplificar la planificación de horarios y la administración del personal.
✅ Su punto fuerte: Automatiza tareas complejas de RR. HH., ahorrando horas de trabajo administrativo cada semana.
🤔 ¿Qué es? Una popular solución española que centraliza el control horario, la gestión de vacaciones, ausencias y turnos.
👥 Ideal para: Cualquier restaurante que necesite cumplir con la normativa de registro de jornada laboral de forma sencilla.
✅ Su punto fuerte: Su app móvil es muy intuitiva para los empleados, que pueden fichar y gestionar sus solicitudes desde el teléfono.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma integral de recursos humanos diseñada para gestionar todo el ciclo de vida del empleado, desde la selección hasta la formación.
👥 Ideal para: Cadenas de restaurantes o grupos de hostelería con equipos grandes y necesidades complejas de RR. HH.
✅ Su punto fuerte: Su enfoque modular permite contratar solo las funcionalidades que el negocio necesita en cada momento.
🤔 ¿Qué es? Un software omnicanal que unifica la gestión de pedidos en sala, para llevar (take-away) y a domicilio (delivery).
👥 Ideal para: Restaurantes que gestionan múltiples canales de venta y necesitan unificar todos los pedidos en una sola pantalla.
✅ Su punto fuerte: Su capacidad para integrarse con las principales plataformas de delivery y crear un sistema de pedidos propio en la web del restaurante.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma que permite a los restaurantes crear su propio sistema de pedidos online a través de una web y app personalizadas.
👥 Ideal para: Negocios que quieren reducir su dependencia de las grandes plataformas de delivery y construir una base de clientes propia.
✅ Su punto fuerte: Fomenta la fidelización del cliente, ya que todo el proceso de pedido se realiza bajo la marca del restaurante.
🤔 ¿Qué es? Un módulo que se integra con Lightspeed POS para conectar el TPV directamente con las principales apps de delivery.
👥 Ideal para: Restaurantes que ya utilizan Lightspeed POS y quieren gestionar los pedidos de Glovo o Uber Eats sin necesidad de una tablet adicional.
✅ Su punto fuerte: Simplifica radicalmente la operativa en cocina, al recibir todos los pedidos (sala y delivery) en el mismo sistema.
🤔 ¿Qué es? Un software diseñado específicamente para digitalizar todos los registros y controles del plan APPCC.
👥 Ideal para: Todos los restaurantes que busquen simplificar la gestión de la seguridad alimentaria y estar preparados para auditorías.
✅ Su punto fuerte: Elimina el papel y reduce el riesgo de errores humanos en los registros de limpieza, temperaturas y trazabilidad.
🤔 ¿Qué es? Una herramienta digital para gestionar la trazabilidad alimentaria, el etiquetado de productos y los planes de limpieza.
👥 Ideal para: Cocinas profesionales que necesitan un control riguroso sobre la vida útil de los alimentos y el cumplimiento de la normativa.
✅ Su punto fuerte: Su sistema de etiquetado inteligente que ayuda a prevenir la caducidad de los productos y a gestionar las alergias.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma para gestionar listas de tareas, auditorías internas y estándares de calidad y limpieza.
👥 Ideal para: Franquicias y cadenas de restaurantes que necesitan asegurar la consistencia de sus procesos operativos en todos sus locales.
✅ Su punto fuerte: Mejora la responsabilidad del equipo mediante listas de comprobación digitales con seguimiento en tiempo real.
🤔 ¿Qué es? Un software de gestión de tesorería que permite visualizar y prever el flujo de caja del restaurante en tiempo real.
👥 Ideal para: Gerentes y propietarios que quieren tener un control financiero total y anticiparse a posibles problemas de liquidez.
✅ Su punto fuerte: Su capacidad para crear previsiones de tesorería automáticas, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
🤔 ¿Qué es? Una solución de facturación y contabilidad española diseñada para pymes y autónomos, muy popular en la hostelería.
👥 Ideal para: Pequeños y medianos restaurantes que necesitan simplificar la gestión de facturas, tickets y gastos.
✅ Su punto fuerte: Automatiza la contabilidad y facilita la presentación de impuestos, conectándose directamente con la gestoría.
🤔 ¿Qué es? Un completo ERP (software de gestión empresarial) en la nube que integra contabilidad, facturación, TPV, inventario y CRM.
👥 Ideal para: Restaurantes que buscan una solución "todo en uno" para gestionar la práctica totalidad de su negocio desde un solo lugar.
✅ Su punto fuerte: Su interfaz moderna y su flexibilidad, que lo convierten en una de las herramientas de gestión más potentes del mercado español.
🤔 ¿Qué es? La herramienta líder a nivel mundial para crear y automatizar campañas de email marketing.
👥 Ideal para: Restaurantes que quieren mantener el contacto con sus clientes enviando newsletters, promociones o felicitaciones.
✅ Su punto fuerte: Su facilidad de uso y sus plantillas personalizables, que permiten crear emails profesionales sin conocimientos de diseño.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma para gestionar todas las redes sociales del restaurante (Instagram, Facebook, etc.) desde un único panel.
👥 Ideal para: Negocios con una presencia activa en redes sociales que necesitan planificar y programar sus publicaciones para ahorrar tiempo.
✅ Su punto fuerte: Permite monitorizar las menciones y comentarios de los clientes en tiempo real, facilitando una respuesta rápida.
🤔 ¿Qué es? Un software de marketing y CRM muy completo que permite automatizar campañas, gestionar contactos y analizar resultados.
👥 Ideal para: Grupos de restauración o restaurantes con un departamento de marketing que buscan una herramienta profesional para atraer y convertir clientes.
✅ Su punto fuerte: Su enfoque integral, que unifica todas las acciones de marketing y ventas en una misma plataforma.
🤔 ¿Qué es? El sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) que viene integrado en TheFork Manager.
👥 Ideal para: Restaurantes que utilizan TheFork Manager para sus reservas y quieren aprovechar los datos de sus clientes para fidelizarlos.
✅ Su punto fuerte: Centraliza la base de datos de clientes automáticamente con cada reserva, registrando preferencias, alergias y visitas anteriores para ofrecer un servicio personalizado.
🤔 ¿Qué es? Una herramienta de marketing española que permite crear programas de fidelidad personalizados y enviar comunicaciones segmentadas.
👥 Ideal para: Restaurantes que quieren recompensar a sus clientes más fieles con descuentos, puntos o regalos exclusivos.
✅ Su punto fuerte: Su capacidad para crear un club de fidelización digital que incentiva a los clientes a volver una y otra vez.
🤔 ¿Qué es? Una plataforma de CRM y fidelización diseñada para grandes cadenas de restaurantes y franquicias.
👥 Ideal para: Empresas con múltiples locales que necesitan un programa de lealtad unificado y un análisis avanzado del comportamiento del cliente.
✅ Su punto fuerte: Su potencia para segmentar clientes y personalizar ofertas a gran escala, mejorando la retención en toda la red de locales.
Elegir el software adecuado es una de las decisiones más importantes para la gestión moderna de un restaurante. Como hemos visto, existen soluciones especializadas para cada necesidad: desde la gestión de la caja o el stock, hasta la planificación del personal o la fidelización.
La clave está en analizar las necesidades específicas de tu negocio. Mientras que algunos restaurantes pueden beneficiarse de combinar varias herramientas especializadas, otros encontrarán un valor inmenso en soluciones integrales "todo en uno". Plataformas como TheFork Manager demuestran que es posible centralizar operaciones críticas como las reservas, el marketing y la gestión de clientes (CRM) en un único lugar, simplificando la gestión diaria y mejorando la rentabilidad de forma directa.
Plataformas como TheFork Manager son líderes en España por su capacidad no solo de gestionar reservas, sino también de atraer nuevos clientes gracias a su enorme visibilidad. La elección final dependerá de los objetivos específicos de cada restaurante.
Los sistemas TPV en la nube como Lightspeed o Glop son cada vez más populares por su flexibilidad y capacidad de integración. La tendencia es elegir TPV que ofrezcan análisis de datos avanzados y se conecten con otras herramientas de gestión.
Herramientas de gestión de inventario como Inpulse o Apicbase utilizan datos históricos y previsiones de ventas para calcular las cantidades exactas de ingredientes a comprar. Esto evita los excesos de stock y reduce significativamente las mermas en la cocina.
Software como Combo HR o Sesame HR están especializados en el sector de la hostelería y permiten automatizar la creación de turnos, el registro de jornada y la gestión de ausencias, simplificando enormemente el trabajo administrativo.
Sí, plataformas como Octopus HACCP o ePack Hygiene están diseñadas para digitalizar todos los registros de seguridad alimentaria. Permiten eliminar el papel, evitar errores y asegurar que todos los protocolos de higiene se cumplen correctamente.
Depende del tamaño y la complejidad del restaurante. Una plataforma integral como TheFork Manager (para reservas y CRM) o Holded (para gestión general) simplifica mucho la operativa. Sin embargo, un negocio con necesidades muy específicas podría beneficiarse de combinar las mejores herramientas de cada categoría.
Un buen CRM, como el integrado en TheFork Manager, crea una ficha por cada cliente que reserva, almacenando su historial de visitas, preferencias o alergias. Esta información te permite ofrecer un trato personalizado y enviar comunicaciones relevantes que hagan que el cliente se sienta valorado y quiera volver.
Sí, en gran medida. TheFork Manager centraliza tres áreas clave: es un potente sistema de reservas, una herramienta de marketing para captar clientes y un CRM para gestionar y fidelizar tu base de datos. Para muchos restaurantes, puede sustituir la necesidad de tener programas separados para estas tres funciones.