SeatMe Tips & Tricks van onze Trainers

#reserveersysteem#reserveringssysteem#Restaurantmanagement#seatme

Misschien gebruik je het reserveringssysteem SeatMe al, ben je een nieuwe gebruiker of sta je op het punt om te starten met SeatMe. Namens ons trainersteam geven wij je graag een aantal tips en achtergrondinformatie om het werken met het systeem te optimaliseren. Deze tips gelden zowel voor SeatMe Standard als SeatMe Pro!

Compleet gebruik van SeatMe

Het verzamelen van reserveringen in één systeem biedt overzicht. SeatMe is gebouwd om als compleet reserveringssysteem te fungeren voor alle reserveringen van een restaurant. Het systeem maakt het mogelijk om gemakkelijk je eigen reserveringen naast de reserveringen die aangeleverd worden via iens.nl en TripAdvisor te beheren. We zetten alle mogelijke soorten reserveringen die in SeatMe kunnen binnen komen even voor je op een rij:

  • online vanaf IENS
  • online vanaf TripAdvisor
  • online vanaf Google Reserve
  • online vanaf je eigen website
  • online vanaf je eigen Facebook restaurantpagina
  • zelf noteren van telefonische reserveringen
  • zelf noteren van walk-ins

Uiteraard zijn er geen kosten verbonden aan het noteren van je eigen reserveringen in de digitale agenda, evenals het ontvangen van online reserveringen via jouw eigen website of Facebookpagina. Hoe fijn is het dat zowel reserveringen via onze sterke marketingkanalen als jouw eigen reserveringen gemakkelijk in één systeem beheerd kunnen worden?

Een tafelplan op maat

Wanneer je het systeem compleet gebruikt raden wij sterk aan om te werken met een op maat gemaakt tafelplan. Dit houdt in dat tafelnummers in combinatie met de bijbehorende beschikbaarheid én tafelcombinaties geheel naar wens van de restaurateur ingevoerd worden, zodat de daadwerkelijke opstelling in het restaurant in het systeem terug te vinden is en bovendien de beschikbaarheid in het systeem klopt.

Buiten dat op deze manier de beschikbaarheid exact overeenkomt met de werkelijkheid, is het voordeel hiervan dat SeatMe jou kan helpen met je tafelindeling. Bij het instellen van SeatMe vertaalt een trainer jouw wensen in een tafelplan. Eigenlijk wordt SeatMe hiermee eenmalig verteld hoe de restaurateur normaal gesproken zijn tafelplanning doet, rekening gehouden met het variëren van de tafelindeling. Na het invoeren doet de computer vervolgens de rest. Elke online reservering zal aan de hand van de informatie in het tafelplan automatisch geplaatst worden, waarvan je uiteraard per geval kunt afwijken als dat nodig is. Er wordt overigens niets naar de gast gecommuniceerd over de tafelindeling. Het systeem berekent continu de meest optimale tafelbezetting, waardoor er altijd zoveel mogelijk mensen kunnen plaatsnemen in het restaurant. Een digitaal systeem is flexibel, dus een volgekraste agenda door wijzigingen is verleden tijd.

Gebruik Stop Online slim

Je zult ongetwijfeld al gebruik gemaakt hebben van de Stop Online knop. Hiermee wordt het online reserveren voor de betreffende dag uitgeschakeld. Bijvoorbeeld omdat je een bepaalde dag bent afgehuurd voor een partij en geen tafels online beschikbaar hebt.

Wist je dat deze knop een directe invloed heeft op jouw online zichtbaarheid? Bezoekers van iens.nl zijn op zoek naar een tafel in een restaurant. Wij vinden het belangrijk om de bezoeker een relevant overzicht te geven van de opties. Restaurants waarbij direct online een tafel geboekt kan worden zijn logischerwijs relevanter dan restaurants waarbij dat niet kan. Bij deze restaurants kan namelijk direct worden voldaan aan de vraag van de bezoeker en is het aantal stappen tot het reserveren van een tafel het kleinst. Om deze reden zijn deze restaurants zichtbaarder en staan zij dus hoger in het zoekresultaat dan restaurants die geen online beschikbaarheid (meer) hebben. Zorg er dus voor dat je deze knop zo min mogelijk gebruikt als je nog beschikbaarheid hebt in het restaurant. Gebruik je het systeem compleet en noteer je alle reserveringen in SeatMe? Dan hoef je deze knop niet te gebruiken als je bent volgeboekt. Het systeem zal in dat geval automatisch sluiten zonder het gebruik van de Stop Online knop.

Een groot deel, namelijk 70%, van alle reserveringen in SeatMe worden binnen één uur tot anderhalf uur voor het etentje gemaakt. De groei in populariteit van de IENS app maakt dat gasten vaker op het laatste moment beslissen waar zij gaan eten. Zorg er dus voor dat je de Stop Online knop niet te vroeg gebruikt! Laatbeslissers zullen jouw restaurant dan namelijk minder snel voorbij zien komen in het zoekresultaat, omdat er geen mogelijkheid meer is tot direct online reserveren in jouw restaurant. Laat deze groep niet aan je voorbij gaan en gebruik de Stop Online knop dus bewust!

Timeslots – wat zijn de opties?

De tool Timeslots zorgt ervoor dat je een maximaal aantal couverts per half uur kunt instellen. Maar waarom zou je deze tool eigenlijk gebruiken? De tool is in principe gemaakt om online reserveringen te kunnen spreiden. Gasten kunnen online zelf een tijd aanklikken waarop zij zouden willen arriveren. Om te voorkomen dat te veel gasten tegelijkertijd willen arriveren, kun je met Timeslots zelf bepalen waar dat maximum aantal personen per half uur ligt. Dit maximum kan zelfs per half uur variëren. Is het maximum bereikt, dan is dat tijdstip niet meer aan te klikken en worden automatisch de tijdstippen voorgesteld die wel beschikbaar zijn.

Een andere mogelijkheid die je hebt met timeslots is het aansturen op shifts. Zo kun je bepaalde tijdstippen open laten (bijvoorbeeld 17.30 uur en 19.30 uur) waarop je de gasten graag zou willen ontvangen en de tussenliggende en omliggende tijdstippen sluiten door de waarde 0 te gebruiken. Op deze manier kun je bijvoorbeeld op een speciale dag de toestroom aan gasten in shifts laten reserveren.

Het deels sluiten van een dag is ook mogelijk met Timeslots. Stel je voor dat je ‘s middags een bedrijfsborrel hebt die het eerste uur van het diner inneemt. Normaal gesproken ben je vanaf 17.00 uur al reserveerbaar voor diner, maar de borrel zorgt ervoor dat de eerste dinerreservering pas voor 18.00 uur gemaakt mag worden. Vul de waarde 0 in op de half uren waarop jij niet beschikbaar bent voor online reserveringen. In dit geval dus op 17.00 uur en op 17.30 uur. Bepaal heel gemakkelijk zelf welke tijdstippen je open laat en zorg hiermee dat jouw online beschikbaarheid altijd up to date is.

Meer weten?

Iedere dinsdag om 16.00 uur en iedere vrijdag om 11.00 uur verzorgt een trainer de Virtual Academy Training. Tijdens deze live online training, die je na aanmelding kunt volgen op je eigen computer, krijg je uitgebreid uitleg over SeatMe. Ook heb je de mogelijkheid om vragen te stellen. Heb je interesse in deelname aan deze virtuele training? Laat dit dan weten via onze supportafdeling of je vaste contactpersoon.

Mocht je dit stuk lezen, wel al gebruik maken van SeatMe, maar bepaalde tools nog niet terug kunnen vinden? Dan maak je mogelijk nog gebruik van het Freemium pakket. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn om deze versie uit te breiden? Neem dan contact op met je vaste contactpersoon of met IENS Support.

Gebruik je SeatMe nog niet en heb je interesse? Laat dan hier je gegevens achter, zodat wij contact met jou kunnen opnemen om de mogelijkheden te bespreken!

Zeg het voort Deel uw ervaringen en mening met ons door het onderstaande formulier in te vullen. Wij vinden uw mening belangrijk.

Andere artikelen die u mogelijk interessant vindt

Al meer dan 50 000 restaurants zijn aangesloten bij het internationale netwerk van IENS.- Probeer IENS SeatMe geheel vrijblijvend -