Clientes sem reserva? Administre com um software

13 Outubro 2017
ElTenedor - Cómo gestionar el overbooking con un software de restaurante

Receber mais clientes do que o esperado pode ser um excelente sinal, já que pode indicar que há muitos clientes que apostam no negócio e estão dispostos a ter uma boa experiência. No entanto, quando o restaurante recebe mais clientes do que comporta, fazer a distribuição dos recursos, manter um bom serviço e conseguir que os clientes saiam satisfeitos pode ser uma tarefa estressante e complicada.

Felizmente, a tecnologia nos oferece soluções. É o caso do software de gestão de reservas, TheFork Manager, que conta com funcionalidades perfeitas para nos ajudar a superar este contratempo inconveniente.

Como? De várias maneiras:

Antes dos serviços

TheFork Clientes sem reserva? Administre com um software Se anunciar o seu restaurante no TheFork, você receberá reservas on-line, o que garante um maior controle da ocupação das suas mesas, já que é possível configurar o número de mesas que há no seu local e saber com antecedência a quantidade de clientes que receberá e em que horário, para, assim, estar sempre preparado.

Por outro lado, se tem um software de gestão de restaurantes, como o TheFork Manager, pode organizar cada uma dessas reservas em um plano de sala digital, que funciona como um guia para que a sua equipe saiba acomodar corretamente os clientes no momento de sua chegada ao restaurante, evitando ao máximo o improviso. Por exemplo:

  • Se um cliente faz uma reserva, seja on-line ou por telefone, para duas pessoas, é possível anotá-la diretamente no software e designar essa reserva, no plano digital, a uma mesa que já seja estabelecida para dois durante esse serviço.
  • Se receber uma reserva para 10, poderá mover as mesas no plano digital e, dessa forma, saber como acomodar corretamente esses clientes durante esse serviço.
  • Quando estiver cheio de reservas para um serviço, poderá encerrar a disponibilidade de mesas on-line y, assim, evitar que entrem novas reservas e que o restaurante receba clientes além de sua capacidade.
Quando melhor o controle de suas reservas, melhor a gestão de seu salão.

Nesse sentido, recomendamos que tenha esta precaução:

  • Estabelecer um tempo estipulado para a ocupação de cada mesa.
Ao estabelecer um tempo de ocupação para cada mesa, você pode organizar as suas reservas, dobrar os seus serviços e maximizar os seus lucros. Alguns restaurantes têm 1 hora como média, por exemplo, ainda que você possa calcular esse parâmetro de acordo com a experiência do dia a dia do seu negócio.

Também pode fixar horários de turnos para os seus serviços. Por exemplo, à noite, pode ter um turno às 20h e outro às 22h, de forma a organizar melhor a sua ocupação e assegurar que os seus clientes tenham uma hora de chegada e um tempo de permanência no restaurante.

Se decidir tomar esta medida, será muito importante informar aos clientes o tempo da reserva, para evitar que permaneçam no local mais tempo do que o estipulado, por desconhecimento, e, claro, para reduzir o tempo de espera dos clientes “extra”.

Durante os seus serviços

TheFork Clientes sem reserva? Administre com um software de restaurante Já organizamos os serviços no plano de sala digital. Ótimo! Mas... o que fazer se chegarem 15 clientes eventuais para comemorar um aniversário? Ou se um cliente que fez uma reserva para dois aparecer com 3 amigos ou mais? Ou se for época de alta temporada ou um dia especial, como o Dia dos Namorados, e o fluxo de clientes aumentar massivamente? Fechamos as portas a esses clientes extra?

Claro que cada restaurante tem as suas próprias características e as suas regras para funcionar adequadamente nesses casos. No entanto, são situações que, quando administradas de forma eficaz, podem se transformar em grandes lucros.

Com o software para restaurantes, você tem uma enorme ajuda para fazer com que isso aconteça, já que permite visualizar e gerenciar a ocupação das mesas em tempo real e, assim, tomar decisões na hora:

  • Se há pessoas esperando, pode visualizar as mesas que vão ficando vazias no plano digital para acupá-las mais rapidamente.
  • Também pode saber se uma reserva está com um atraso significativo ou se já se transformou em no show e utilizar esta mesa com mais rapidez.
  • O software para restaurantes também mostra há quanto tempo uma mesa está ocupada, com o que é possível calcular quanto falta para que ela fique disponível e possa dar uma melhor atenção a esses clientes extra, informando a eles o tempo de espera com mais segurança e oferecendo-lhes aperitivos no balcão, para compensar a demora.
  • Se receber um grupo grande inesperadamente, poderá no mesmo momento encerrar as reservas on-line, para não receber mais clientes de última hora durante esse serviço e poder atender a esses clientes eventuais adequadamente.

Após os seus serviços

TheFork Clientes sem reserva? Administre com um software de restaurante Após os clientes já terem deixado o local, pode utilizar toda a informação registrada no software do restaurante sobre o movimento das suas mesas e, assim, fazer análises e avaliações posteriores, para realizar as ações mais adequadas.

Tais como:

  • Registrar no software os hábitos de consumo durante os seus serviços, por dias, semanas, meses e temporadas, permite que você tome decisões com antecedência, como ampliar o espaço, colocar mais mesas, contratar pessoal extra, aumentar o estoque e, dessa maneira, possa atender eficazmente os clientes sem reserva.
  • Também é útil conhecer os hábitos de consumo dos seus clientes habituais e os momentos em que, com certeza, vão visitar o negócio, para coordenar a ocupação do seu salão, dando prioridade a esses importantes clientes.
Definitivamente, ter um controle maior da ocupação da suas mesas será a chave para realizar com sucesso todos os seus serviços, especialmente aqueles nos quais o restaurante recebe mais clientes do que o esperado. Nós facilitamos para você. Se ainda não tem o TheFork Manager... o que está esperando?
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