Idag sker nästan hälften – minst 48 % – av alla restaurangbokningar online. Därför är valet av en huvudsaklig bokningsplattform ett av de viktigaste besluten du kan ta som restaurangägare eller chef.
Många restauranger använder flera olika bokningssystem parallellt. Men för att kunna bygga en tydlig strategi och arbeta effektivt i vardagen behöver du välja en plattform som fungerar som grundbulten i din bokningshantering.
Det finns gott om alternativ på marknaden, alla med olika funktioner och styrkor. För att göra valet lite enklare har vi sammanställt en lista över åtta viktiga funktioner och egenskaper att hålla utkik efter när du ska bestämma vilken bokningsplattform som passar din restaurang bäst.
Det låter självklart, men det är avgörande: bokningssystemet måste vara enkelt och intuitivt att använda för alla, både för gästen som bokar bord och för dig och din personal som ska hantera bokningarna.
För gästen ska upplevelsen vara tydlig och smidig. Oavsett om de bokar via mobilen hemma i soffan eller via datorn på jobbet, ska det gå snabbt och lätt att hitta en ledig tid och boka ett bord. Gränssnittet ska vara rent, modernt och utan onödiga steg.
För personalen är det lika viktigt att systemet ger en tydlig överblick över dagens service: bokningar, avbokningar, specialönskemål och väntelistor – allt ska gå att se genom en snabb överblick. Backend, alltså systemets verktyg för personalen, ska göra det enkelt att justera sittplatser, lägga in ändringar och administrera bokningar utan krångel.
Restaurangbranschen blir mer digital för varje år. Därför är det viktigt att din bokningsplattform fungerar tillsammans med dina andra system – annars riskerar du en splittrad arbetsprocess och en ojämn kundupplevelse.
Ditt bokningssystem behöver kunna integrera med ditt kassasystem (POS), CRM-verktyg och kunddatabaser, e-postmarknadsföring, lojalitetsprogram och kampanjer.
Om plattformen inte kommunicerar med de andra verktyg du använder kan det snabbt bli rörigt för både gäster och personal.
Restaurangbranschen är snabb, intensiv och oförutsägbar, så ditt bokningssystem måste kunna hänga med.
Ett system som inte uppdaterar bokningar i realtid kan leda till dubbla bokningar, onödiga luckor eller ett ojämnt flöde i matsalen. Varje dag är unik: någon avbokar i sista minuten, ett större sällskap kommer in spontant, bordsplanen måste ändras på fem minuter.
Då måste ditt bokningssystem vara tillräckligt flexibelt och agilt för att snabbt spegla verkligheten – i realtid.
Ett bra bokningssystem låter dig hantera dina bokningar. Ett riktigt bra bokningssystem hjälper dig att få fler bokningar med hjälp av data.
Ditt bokningssystem bör kunna samla in och presentera statistik som:
Genom att förstå dessa mönster kan du ta smartare beslut om bemanning, kampanjer och menyplanering. Och det bästa systemet gör inte bara datan tillgänglig – det presenterar den tydligt och ger till och med förslag på hur du kan använda insikterna för att öka omsättningen
Allt fler gäster upptäcker restauranger via sociala medier. Och ju enklare du gör det för dem att boka direkt därifrån, desto fler kommer att göra det.
Om gästen måste klicka sig vidare genom flera sidor eller leta upp din hemsida för att boka finns risken att de tappar intresset – eller ännu värre, bokar hos konkurrenten.
Se därför till att ditt bokningssystem erbjuder bokningsmodul för Instagram och Facebook, så att ett klick på din profil snabbt kan omvandlas till en bordsreservation.
”No-shows” – alltså gäster som bokar men inte dyker upp – är en av de största utmaningarna i restaurangvärlden. De kostar tid, pengar och resurser.
Ett bra bokningssystem ska ha flera sätt att hantera problemet, till exempel möjlighet att ta kortuppgifter som garanti, förskottsbetalningar vid vissa bokningar och automatiska påminnelser via sms eller mejl.
Ju fler alternativ du har, desto lättare blir det att minska antalet uteblivna gäster och fylla borden med betalande gäster.
Alla bokningsplattformar har sitt eget utseende. Men det betyder inte att din restaurang ska drunkna i plattformens design.
Välj en lösning som låter dig anpassa bokningsflödet med din restaurangs färger, logotyp och bilder – så att gästernas upplevelse känns enhetlig och personlig.
En stark visuell identitet skapar igenkänning. När gästerna möts av ditt varumärke hela vägen från första klick till bokningsbekräftelse bygger du både förtroende och lojalitet.
Ett bokningssystem kan vara hur tekniskt avancerat som helst – men utan bra support är det svårt att använda det på bästa sätt.
Välj en leverantör som erbjuder tillgänglig och kunnig kundservice. De ska inte bara kunna svara på frågor och lösa problem, utan också ge råd och insikter om hur du kan använda plattformen för att locka fler gäster och optimera din verksamhet.
Den mänskliga faktorn är ovärderlig – en personlig rekommendation från någon i supportteamet kan vara precis det som hjälper din restaurang att ta nästa steg.
Hittar du inget system som uppfyller alla dessa punkter?
Då är det dags att titta närmare på TheFork Manager – en plattform som är byggd för att leverera allt detta och lite till.
Boka en demo idag och låt systemet tala för sig självt!