QR Code im Restaurant: Der komplette Guide für digitale Speisekarten & Abläufe

Seit Beginn der Pandemie steht das Gastgewerbe vor besonderen Herausforderungen. Das Verhalten der Konsument:innen und ihre Erwartungen an Restaurants haben sich gewandelt. 

Seit Beginn der Pandemie steht das Gastgewerbe vor besonderen Herausforderungen. Das Verhalten der Konsument:innen und ihre Erwartungen an Restaurants haben sich gewandelt. 

Gäste reservieren nach wie vor gerne einen Tisch, erwarten aber auch Garantien: die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, räumlichen Abstand und zunehmend kontaktlose Optionen, um sich sicherer zu fühlen.

Besonders beliebt sind dabei kontaktloses Bezahlen und digitale Speisekarten per QR-Code. Deshalb hat TheFork Manager eine Funktion entwickelt, mit der Partnerrestaurants ganz einfach eine QR-Code-Speisekarte erstellen und in Echtzeit aktualisieren können. Dieser Guide zeigt Ihnen alles Wichtige rund um QR-Codes in der Gastronomie – von den Vorteilen über die Erstellung bis hin zur sicheren Nutzung.

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Welche Vorteile bieten QR-Codes für Restaurants und Abläufe?

Der Einsatz von QR-Codes, insbesondere für digitale Speisekarten, bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die weit über die reine Hygiene hinausgehen:

• Hygiene und Sicherheit bei der QR-Code-Speisekarte: Dies war der Auslöser für den Boom, bleibt aber relevant. Gäste müssen keine physischen Karten anfassen, was das Kontaminationsrisiko minimiert und ein sichereres Gefühl vermittelt.
• Effizienz und Flexibilität: Änderungen an Gerichten, Preisen oder Tagesangeboten können sofort online aktualisiert werden, ohne dass neue Karten gedruckt werden müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Druckkosten. Die Verwaltung wird einfacher und schneller.
• Kosteneinsparungen: Weniger Druck bedeutet weniger Ausgaben für Papier, Tinte und Design. Gerade bei häufig wechselnden Angeboten ist das Einsparpotenzial groß.
• Verbessertes Gästeerlebnis: Gäste können die Speisekarte sofort nach dem Hinsetzen auf ihrem eigenen Smartphone einsehen, ohne auf das Servicepersonal warten zu müssen. Das reduziert Wartezeiten und erhöht die Zufriedenheit.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf gedruckte Karten reduziert den Papierverbrauch und trägt zu einem umweltfreundlichen Betrieb bei.
• Branding und Professionalität: QR-Codes und die dahinterliegenden digitalen Menüs können an das Design Ihres Restaurants angepasst werden (Farben, Logo). Das stärkt Ihre Marke und wirkt modern.
• Optimierte Abläufe: Wenn QR-Codes auch für Bestellungen genutzt werden, können Fehler reduziert und das Personal entlastet werden. Generell unterstützt die Digitalisierung effizientere Prozesse, ähnlich wie ein digitales Reservierungsbuch die Tischverwaltung vereinfacht.

Aktuelle Studien zeigen, dass die Akzeptanz von QR-Codes hoch ist: Über 80% der Restaurantbesucher:innen haben sie bereits genutzt, und viele wünschen sich deren verstärkten Einsatz auch in Zukunft.

Wie können QR-Codes im Restaurant eingesetzt werden?

Der häufigste Anwendungsfall für QR-Codes in der Gastronomie ist zweifellos die digitale Speisekarte. Gäste scannen den Code am Tisch und sehen sofort Ihr aktuelles Angebot auf Ihrem Smartphone. Das ist praktisch, hygienisch und zeitgemäß.

Doch die Technologie bietet noch mehr Potenzial, um Abläufe zu vereinfachen und den Gästeservice zu verbessern:

• Digitale Speisekarte: Der Klassiker. Ideal für Hauptmenüs, Getränkekarten, Tagesangebote oder saisonale Spezialitäten. Einfach zu aktualisieren und immer verfügbar.
• Bestellung am Tisch: Einige Systeme ermöglichen es Gästen, nach dem Scannen des QR-Codes direkt über ihr Smartphone zu bestellen. Die Bestellung wird dann digital an Küche oder Bar übermittelt. Das kann Servicezeiten verkürzen und Personal entlasten.
• Bezahlung am Tisch: Auch das Bezahlen der Rechnung kann über einen QR-Code initiiert werden, oft durch Weiterleitung zu Online-Zahlungsanbietern. Das beschleunigt den Bezahlvorgang.
• Weitere Möglichkeiten: Denkbar sind auch QR-Codes für WLAN-Zugang, Feedback-Formulare, die Anmeldung zum Newsletter oder Links zu Social-Media-Profilen.

QR-Codes sind somit ein vielseitiges Werkzeug, um mit Ihren Gästen zu interagieren und Informationen bereitzustellen. Sie ergänzen andere digitale Kontaktpunkte wie kostenlose Reservierungs-Widgets auf Ihrer Website oder in sozialen Medien.

Was müssen Sie bei Datenschutz und Sicherheit von QR-Codes beachten?

Die Nutzung von QR-Codes ist generell sicher, besonders wenn sie nur auf eine digitale Speisekarte verlinken. 

Dennoch sollten Sie einige Punkte beachten, um das Vertrauen Ihrer Gäste zu gewährleisten und die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten:

• Transparenz: Machen Sie deutlich, wohin der QR-Code führt (z. B. durch einen Hinweis wie "Zur Speisekarte scannen"). Wenn über den QR-Code hinaus Daten erfasst werden (z. B. für Bestellsysteme oder Analysen), benötigen Sie eine klare Datenschutzerklärung und ggf. die Einwilligung der Nutzer:innen.
• Sichere Quellen: Erstellen Sie Ihre QR-Codes über vertrauenswürdige Anbieter oder integrierte Plattformen wie TheFork Manager. Vermeiden Sie unseriöse Online-Generatoren, die möglicherweise schädliche Links einbetten könnten.
• Keine unnötigen Daten: Eine einfache QR-Code-Speisekarte erfordert in der Regel keine Erfassung persönlicher Daten Ihrer Gäste.
• Verschlüsselung: Wenn Daten übertragen werden (z. B. bei Bestell- oder Bezahlsystemen), muss die Verbindung sicher und verschlüsselt sein (HTTPS).

Indem Sie offen kommunizieren und sichere Tools verwenden, können Sie Bedenken zerstreuen und die Vorteile der QR-Codes unbesorgt nutzen.

Wie erstellen Sie eine digitale Speisekarte mit QR-Code? 

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, einen QR-Code für Ihre Speisekarte zu erstellen:

1. Manuell mit Generatoren: Sie benötigen Ihre Speisekarte als digitale Datei (z. B. PDF) oder als Link zu einer Online-Version. Dies ist der erste Schritt, um Ihre Online-Speisekarte erstellen zu können, bevor Sie den eigentlichen QR-Code generieren. Diese Datei bzw. den Link fügen Sie in einen Online-QR-Code-Generator ein.
   • Statische QR-Codes: Sind kostenlos, aber der Inhalt (der Link) kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Bei jeder Menüänderung bräuchten Sie einen neuen Code.
   • Dynamische QR-Codes: Der Link hinter dem Code kann geändert werden, ohne den Code selbst neu drucken zu müssen. Diese sind oft Teil von kostenpflichtigen Diensten oder Plattformen.
2. Integriert über Plattformen (wie TheFork Manager): Dies ist oft der einfachere und flexiblere Weg für Restaurants.

Anleitung zur Erstellung mit TheFork Manager:

Mit TheFork Manager ist das Erstellen Ihrer QR-Code-Speisekarte unkompliziert und kostenlos:

1. Öffnen Sie den TheFork Manager.
2. Gehen Sie im Hauptmenü zu RESTAURANT EINSTELLUNGEN > in der Kategorie Speisen und Erlebnisse > ÀLACARTESPEISEKARTE.
3. Klicken Sie auf QR CODE GENERIEREN.
4. Wählen Sie den Inhalt: Laden Sie eine PDF-Datei hoch, geben Sie einen Link zu Ihrer Online-Speisekarte an oder nutzen Sie die Speisekarte Ihrer TheFork-Restaurantseite.
5. Legen Sie fest, wie viele Codes Sie drucken möchten.
6. Speichern oder drucken Sie den QR-Code direkt aus.

Sie können das Design Ihres QR-Codes sogar anpassen (Farbe, Stil) und Ihr Logo hinzufügen. Testen Sie den Code unbedingt vor dem Auslegen im Restaurant! Die Nutzung einer etablierten Plattform wie TheFork Manager gibt Ihnen die Sicherheit einer professionellen Lösung.

Wie präsentieren sie QR-Codes optimal für ihre Gäste?

Ein QR-Code ist nur nützlich, wenn Ihre Gäste ihn leicht finden und scannen können. Achten Sie daher auf eine gute Präsentation:

• Platzierung: Bringen Sie die QR-Codes gut sichtbar an – direkt auf den Tischen (als Aufsteller, Aufkleber), in die Speisekartenhalter integriert, an Fenstern oder im Eingangsbereich. Auch auf der gedruckten Rechnung ist eine Platzierung denkbar.
• Größe: Der QR-Code sollte groß genug sein, um aus normaler Tischnähe problemlos gescannt werden zu können. Eine Mindestgröße von 2,5 x 2,5 cm ist oft empfehlenswert, testen Sie es am besten selbst mit verschiedenen Smartphones.
• Design und Klarheit:
  • Ein individuelles Design mit Ihren Markenfarben und Ihrem Logo in der Mitte wirkt professioneller und vertrauenswürdiger als ein einfacher schwarz-weißer Code.
  • Fügen Sie einen kurzen, klaren Hinweis hinzu, was passiert, wenn man den Code scannt (z. B. "Speisekarte ansehen", "Hier scannen für Menü").
  • Sorgen Sie für ausreichend Kontrast zwischen den dunklen und hellen Bereichen des Codes.
• Material und Haltbarkeit: Für den Einsatz auf Tischen eignen sich laminierte Ausdrucke, robuste Aufsteller oder wasserfeste Aufkleber. Investieren Sie in eine haltbare Lösung, um häufiges Erneuern zu vermeiden. Online-Druckereien bieten hier viele Optionen.
• Testen: Scannen Sie jeden gedruckten Code vor dem Einsatz, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert und auf die richtige digitale Speisekarte verlinkt.

Lassen sich QR-Code-Lösungen in Kassensysteme integrieren?

Die reine Anzeige einer digitalen Speisekarte per QR-Code erfordert in der Regel keine Integration in Ihr Kassensystem (POS). Interessant wird die Integration, wenn Sie QR-Codes auch für Bestellungen oder Zahlungen nutzen möchten.

Ob eine Integration möglich ist, hängt von zwei Faktoren ab:

1. Ihrer QR-Code-Lösung: Bietet die Plattform oder Software, die Sie nutzen, eine Schnittstelle (API) zur Datenübertragung an?
2. Ihrem Kassensystem: Kann Ihr POS-System Daten von externen Quellen über eine solche API empfangen und verarbeiten?

Viele moderne Kassensysteme und auch Anbieter von QR-Code-Bestelllösungen bieten entsprechende Schnittstellen an. Die Vorteile einer Integration liegen auf der Hand:

• Bestellungen landen direkt im Kassensystem und werden an Küche/Bar weitergeleitet.
• Prozesse werden automatisiert, was Zeit spart und Fehlerquellen minimiert.
• Umsätze aus QR-Code-Bestellungen werden korrekt erfasst.

Wenn Sie eine solche Integration erwägen, sprechen Sie am besten sowohl mit dem Anbieter Ihrer QR-Lösung als auch mit Ihrem Kassenanbieter. 

Eine nahtlose Integration verschiedener Systeme ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Restaurant, ebenso wie die zentrale Verwaltung Ihrer Reservierungen.

QR-Codes sind weit mehr als nur ein Trend aus der Pandemiezeit. Sie haben sich als praktisches und vielseitiges Werkzeug für die Gastronomie etabliert. Von der hygienischen und flexiblen digitalen Speisekarte bis hin zu optimierten Bestell- und Bezahlprozessen – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und bieten klare Vorteile. 

Mit Tools wie TheFork Manager können Sie Ihre QR-Code-Speisekarte einfach und kostenlos erstellen und so einen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft Ihres Restaurants machen.

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