El tiempo es una de las variables más importantes en la gestión de un restaurante. Marca el ritmo de todas las labores y está presente en todo lo que hacemos y creamos en hostelería. En este artículo queremos poner la lupa sobre un tiempo muy clave en la fórmula diaria de cualquier restaurante: el tiempo medio del ciclo servicios. Se trata del tiempo estimado del ciclo de atención a un cliente, desde que entra por la puerta hasta que vuelve a salir por ella durante cada servicio.
Calcular el tiempo medio del ciclo de un servicio de principio a fin en un restaurante es algo primordial para entender cuánto tiempo tarda un cliente en completar la experiencia de servicio, desde que entra hasta que paga la cuenta y sale del local. Cada minuto del servicio tiene un valor económico, por lo mismo se debe aprovechar al máximo, de esta manera se puede optimizar lo que llamamos "tiempo medio del ciclo de servicio". A continuación te enseñamos cómo calcular este tiempo medio y cuales son las variables que debemos tener en cuenta.
Son muchas las variables que influyen en este cálculo. Para identificarlas debemos dividir el servicio en unidades de tiempo, éstas unidades representan las distintas etapas que se llevan a cabo durante el proceso del servicio:
A continuación veamos un ejemplo de cálculo simple del tiempo medio del ciclo de servicio. Este puede ser útil como punto de partida para después analizar los beneficios de su optimización. Imaginemos un restaurante con 30 mesas y supongamos la siguiente situación.
Tiempo de espera para una mesa: 10 minutos
Tiempo de pedido: 5 minutos
Tiempo de preparación y espera de los platos: 25 minutos
Tiempo de consumo: 30 minutos
Tiempo para pedir la cuenta: 5 minutos
Tiempo de pago y de salida: 5 minutos
Para llevar a cabo el cálculo del tiempo medio del ciclo de servicio, simplemente debemos sumar todos los factores, entonces tendríamos: 10 minutos + 5 minutos + 25 minutos + 30 minutos + 5 minutos = 75 minutos. En promedio un cliente está en el restaurante un período de 1 hora y 15 minutos. Es decir: hay que mejorar. Si pudiéramos reducir ese tiempo a 60 minutos, la capacidad aumentaría a 0,5 mesas por hora.En un servicio de dos horas, por ejemplo, el restaurante podría cerrar el ciclo entero de servicio para 1 mesa más. Esto sería ideal. De hecho poniendo en marcha las medidas adecuadas podríamos darnos cuenta de muchas cosas que quizás pasamos por alto, como por ejemplo:
definir la capacidad productiva del restaurante o cuántas personas podemos atender por cada servicio. ¿Somos capaces, con los recursos que tenemos, de mantener el tiempo medio de servicio establecido por el restaurante? Si por falta de personal en cocina la producción baja, las mesas permanecerán ocupadas demasiado tiempo.
establecer los horarios de apertura y cierre, así como del resto de las labores con tiempos reales. Medir el tiempo nos da la oportunidad de pensar en ampliar los horarios de servicio, para así, aumentar la rentabilidad. Aquí la pregunta es: ¿Vale la pena? Hay horas punta que deberíamos aprovechar al máximo y mejor, eso puede ser beneficioso sin gastar de más.
mejorar el rendimiento de los servicios, conociendo todas las variables que intervienen en ellos.
Un restaurante que abre de 12 a 16 horas, por ejemplo, tiene un tiempo total de 240 minutos de servicio. Ahora bien, en la práctica en cada servicio, entran en juego varios factores que pueden afectar al tiempo total. Lo ideal entonces es que podamos analizarlos por separado y así tener un dato lo más real posible para hacer planificaciones más eficaces.
En este sentido, podemos comenzar con establecer una tabla como la siguiente, con las variables de la gestión de nuestro restaurante (que pueden variar de acuerdo a las características de cada servicio):
La idea es que podamos rellenar una tabla como ésta durante un período determinado, por ejemplo un mes, y al finalizar, hacer las sumatorias pertinentes para obtener el tiempo medio estimado del ciclo de cada servicio.
¡Un ejercicio práctico, 100% realizable y súper útil;
conocer este dato nos permite calcular, como hemos comentado antes, la capacidad real productiva del restaurante por servicio. Puedes leer este artículo para obtener la fórmula.
También nos sirve para gestionar mejor la rotación de las mesas, en el caso de que queramos doblarlas y multiplicar los beneficios. Si aún no has probado esta técnica, haz clic aquí para conocer un poco más y comenzar a aplicarla.
Pero eso no es todo. Rellenar la tabla también nos ayudará a conocer otros valiosísimos datos como por ejemplo:
El cliente potencial de nuestro restaurante valora tener un tiempo de sobremesa igual o parecido a los 15 minutos de su consumo, es un tiempo que podemos aprovechar para nuestras estrategias de marketing.
Una estrategia eficaz puede mejorar el tiempo total de servicio. Quizás sea sólo necesario intervenir en un solo aspecto, para eso primero debemos entender dónde está el problema. Hay otros casos en que es necesario tomar medidas más drásticas para optimizar el ciclo y por lo tanto, modificar todo el proceso hasta el más mínimo detalle.
Siempre debemos tener en cuenta algunos factores claves que deben mantener un equilibrio para no terminar con un tiempo medio de ciclo de servicio fuera de lo normal y así poder garantizar la rentabilidad. Estos factores son:
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