Hoe TheFork Manager Neo je restaurantbeheer makkelijker maakt

15 juni 2020
Plattegrond van TheFork Manager

TheFork Manager Neo - het perfecte systeem voor het beheer van je restaurant

In de coronacrisis zitten we niet stil. We blijven bezig met nieuwe functionaliteiten die je kunnen helpen om je restaurant beter te beheren. Deze nieuwe handvatten vind je allemaal in TheFork Manager Neo. Dit maakt het beheren van je online beschikbaarheid en je restaurantplattegrond (dus je dienst) eenvoudiger dan ooit.

In deze blog vind je bruikbare tips om volledige controle te krijgen over je inventaris en om je plattegrond af te stemmen op veiligheidsmaatregelen. Ook als je niet open bent, is juist dit hét moment om dit goed in te stellen zodat je daar na de heropening de vruchten van plukt.

Digitale restaurantplattegrond - de volledige controle over de indeling van je restaurant 

We weten dat een goed beheer en optimaal gebruik van de ruimte in je restaurant van groot belang zijn - zeker nu we met het coronavirus te maken hebben.

Daarvoor is de slimme, digitale restaurantplattegrond uit het Pro+ pakket van TheFork Manager Neo een uitkomstDoor gebruik te maken van deze functie heb je volledige controle over het beheer van de ruimte in je restaurant:

  • Allereerst heb je de mogelijkheid om een weergave van de beschikbare ruimte in je restaurant te bekijken en vervolgens met de indeling te spelen. Hiermee vind je virtueel de beste opstelling zonder dat je ook maar één tafel hoeft te verplaatsen.

  • Bovendien kun je ook het maximaal aantal mensen per tafel instellen. Dit wordt real-time aangepast, zodat iedere binnenkomende reservering straks aan de perfecte tafel wordt toegewezen, waardoor je bezetting optimaal is.

  • Voor wat Covid-19 betreft zal de digitale plattegrond bovendien helpen om 1,5 meter afstand te houden. Bijkomend voordeel - je kunt zoveel restaurantplattegronden opslaan als je wilt. Zo kun je nu de 1,5 meter plattegrond instellen, maar voeg je ook eenvoudig je reguliere plattegrond in - waar je hopelijk zo snel mogelijk weer gebruik van kunt maken.

Tijdens de eerste lock-down bleek uit ons onderzoek dat gasten het fijn vinden om op voorhand te weten aan wat voor tafel ze plaatsenemen. Daarom hebben we een functionaliteit ontwikkeld, waarmee de gast in het reserveerproces een zitvoorkeur kan aangeven.

Hierbij kunnen ze kiezen in welke van de door jou aangegeven ruimtes ze plaats willen nemen (binnen, terras, buiten, dak, patio of tuin) maar ook het gewenste soort tafel (standaard, hoog, laag, gedeeld, bar). Zo bied je net een stukje onverwachte service, die de gastervaring alleen maar zal vergroten. Zeker voor terrassen is dit heel fijn - veel mensen geven aan het te waarderen om hun tafel op het terras te kunnen reserveren.

De digitale plattegrond geeft je de mogelijkheid de stoelen en tafels in je restaurant op de meest efficiënte wijze in te zetten voor verhoging van de omzet en tegelijkertijd om de veiligheid van je personeel en gasten te waarborgen. Ook schept deze duidelijkheid tijdens het draaien van de service en zal het je beheer van je restaurant alles bij elkaar een stuk prettiger maken.

Tafelplan voorbeeld

Zet je beschikbare couverts optimaal in

Met TheFork Manager Neo maak je optimaal gebruik van iedere stoel aan iedere tafel in je restaurant. Je houdt daarbij de volledige controle over je (online) beschikbaarheid, dankzij een aantal toepassingen.

  • Tijdslot en reserveringsbeperking. Je kunt precies bepalen hoeveel couverts je per tijdslot wilt ontvangen, maar je kunt ze ook beperken op basis van waar de reservering vandaan komt (offline, online). In combinatie met optimaal gebruik van de plattegrond kun je heel precies bepalen hoe je je online beschikbaarheid wilt instellen. Deze wordt uiteraard live bijgehouden, zodat je beschikbaarheid op alle platforms altijd up-to-date is en je nooit overboekt wordt. Gasten die toch voor dit tijdstip willen reserveren, wordt het eerstvolgende tijdslot aanbevolen, waardoor de kans groot is dat ook deze gasten een reservering plaatsen - maar op een tijdstip dat de spreiding van je service ten goede komt en je meer inkomsten zal ontvangen. 

  • De wachtlijst. Het kan altijd zijn dat er nog een onverwachte gast bijkomt (bijvoorbeeld als walk-in). Dankzij de wachtlijstfunctie hoeft dit geen probleem te zijn; je kunt namelijk de onverwachte reservering aan de wachtlijst toevoegen. Zodra een tafel beschikbaar is, kun je de reserveringsstatus wijzigen in 'bevestigd' en de gast vervolgens uitnodigen. Dit gebeurt digitaal - je gast krijgt een bericht dat zijn/haar tafel beschikbaar is en kan aan de vrijgekomen tafel worden toegewezen. Het is dus niet nodig om de gast in je restaurant te laten wachten, wat zeker in de coronaperiode prettig is. Hierdoor hoef je deze reservering niet te weigeren, maar bied je de gast gewoon een tijdslot aan dat je beter uitkomt en kun je deze gast alsnog welkom heten. Kortom: een win-win-situatie. 

  • Zitplaatsvereisten. Het is eenvoudig mogelijk om het aantal personen per reservering of tafel te beperken. Zeker als je te maken hebt met een beperkte toegestane capaciteit is dit prettig. Stel het toegestane personen per reservering in zolang dit op last van de overheid moet - en pas later uiteraard weer aan zodra de beperkingen worden versoepeld.

  • Zitplaatsduur: Een laatste functionaliteit die van pas komt, is het kunnen aangeven van de maximale toegestane zitplaatsduur. Door deze tijdslimieten per reservering in te stellen, ben je in staat je dienst in meerdere shifts in te stellen. Je kunt ook bepalen dat gasten bij het reserveren zien voor welke tijdsduur hun tafel voor hen gereserveerd is. Als dit op voorhand bekend is, kan de gast hier zelf rekening mee houden. Zo voorkom je vervelende situaties in het restaurant, waarbij je je gasten moet verzoeken plaats te maken voor de volgende reservering.

 

Kortom: door goed gebruik van de digitale restaurantplattegrond en door je online beschikbaarheid te optimaliseren kan je wanneer het is toegestaan een zo groot mogelijk aantal gasten ontvangen via je online kanalen. Deze zullen afgestemd zijn op de actuele situatie in je zaak, zodat je nooit overboekt zal worden. Je kunt alles zelf instellen, maar als je er even niet uitkomt kun je natuurlijk altijd de handleiding in TheFork Manager Neo raadplegen (rechts in beeld), chatten met het supportteam via de chatfunctie in TheFork Manager Neo of contact opnemen met je accountmanager.


Werk je nog niet samen met TheFork? Wil je ook gebruikmaken van bovenstaande (en nog veel meer) handige functionaliteiten die je helpen je restaurant te beheren, en dankzij de grote groep mensen die TheFork, Tripadvisor en andere kanalen gebruiken meer gasten ontvangen? Klik hier om je gegevens achter te laten en te registreren - één van onze medewerkers zal contact met je opnemen.

Maak kennis met TheFork Manager Neo

Uitgebreid reserveringsysteem van TheFork

Verhoog je online zichtbaarheid

Verhoog de bezettingsgraad

Ga de strijd aan met no-shows