Gäster utan bokning? Hantera dessa med programvaran för bokningshantering

Att få fler gäster än förväntat kan vara ett gott tecken, eftersom det kan tyda på att det är många som väljer restaurangen och som är redo för en trevlig upplevelse. Hur som helst, när restaurangen blir överfull, kan det vara både stressigt och komplicerat att lyckas fördela resurserna, ge en bra service och få nöjda gäster.

Lyckligtvis, kan teknologin erbjuda oss lösningar. Det är fallet med programvaran för bokningshantering, TheFork Manager, som har funktioner som kan hjälpa oss att klara av denna motiga situation.

Hur? På flera olika sätt:

Innan sittningarna

Om du annonserar din restaurang på TheFork, kommer du att få bokningar online, vilket ger dig större kontroll över bordsbeläggningen, eftersom du kan konfigurera antalet bord som du har i din lokal och i förväg veta hur många gäster du kommer att få och vilka tider, så att du alltid kan vara förberedd.

Å andra sidan, om du har en programvar för bokningshantering, som TheFork Manager, kan du organisera var och en av dessa bokningar på en digital bordskarta, som fungerar som en guide, för att du och din personal ska veta var ni ska placera gästerna när de kommer till restaurangen, och så mycket som möjligt undvika att behöva improvisera. Till exempel:

• Om en kund bokar för två personer, online eller per telefon, kan du anteckna det direkt i programvaran och placera dem vid ett bord för två på den digitala bordskartan
• Om du tar emot en bokning för 10 personer, kan du flytta borden på den digitala bordskartan så att du vet var du ska placera dem.
• Om du har fullbokat en kväll, kan du stänga av möjligheten att boka bord online, och undviker på så sätt att det kommer in nya bokningar och restaurangen blir överfull.

Större kontroll över dina bokningar, bättre översyn över din matsal.

I detta avseende rekommenderar vi att du vidtar denna åtgärd:

• Bestäm en tidsbegränsning för varje bord.

Om du begränsar tiden för varje bord, kan du organisera dina bokningar, vända bord och få ut så mycket som möjligt. Vissa restauranger har, till exempel, en och en halv timme, även om du själv kan beräkna och bestämma denna parameter beroende på hur det ser ut på din restaurang dag för dag.

Du kan också ha fasta sittningar, till exempel på kvällen en sittning klockan 20:00 och nästa klockan 22:00, på så sätt kan du organiserar dig bättre och du vet att gästerna kommer ett visst klockslag och att de stannar en bestämd tid.

Om du väljer att göra på detta sätt, är det mycket viktigt att vid bokningstillfället informera gästerna om tidsbegränsningen, för att undvika att de stannar längre än beräknat och så klart för att minska väntetiden för "extra"-gäster.

Under sittningarna

Vi organiserar oss redan med hjälp av den digitala bordskartan. Bra! Men.... vad gör man om det kommer in 15 gäster från gatan som vill fira en födelsedag? Eller om en gäst har reserverat för två men dyker upp med ytterligare 3 personer? Eller om det är högsäsong eller en speciell dag som alla hjärtans dag och det kommer många fler matgäster än normalt? Ska vi stänga dörren för dessa extra gäster?

Varje restaurang har sina egna rutiner och normer för hur de ska agera i fall som dessa. Men likväl är det situationer, som om de hanteras effektivt, kan omvandlas till stor förtjänst.

Programvaran för bokningshantering hjälper dig att lyckas, eftersom du kan se och hantera beläggningen av borden i realtid och på så sätt fatta snabba beslut:

• Om du har personer som väntar, kan du på den digitala bordskartan se vilka bord som blir lediga för att snabbt fylla dem igen.
• Du kan också ha koll på om en gäst är försenad eller om det är en no show och använda det bordet snabbare.
• Programvaran för bokningshantering visar också hur länge ett bord har varit upptaget, så att du kan beräkna hur länge det dröjer innan det blir ledigt och ge dessa extragäster bättre service, genom att informera dem om väntetiden med större säkerhet och bjuda dem på en drink vid baren som kompensation.
• Om det oväntat kommer in en stor grupp, kan du i realtid stänga av online-bokningen, för att inte ta emot fler gäster som bokar i sista stund och för att kunna ta ta hand om gästerna som kommer in från gatan på bästa sätt.

Efter sittningarna

När gästerna väl har lämnat lokalen, kan du använda dig av all information som du har registrerat i programvaran för bokningshantering, genom att senare analysera och utvärdera den, för att vidta lämpliga åtgärder.

Som till exempel:

• Att i programvaran registrera dina gästers konsumtionsvanor efter dagar, veckor, månader och säsonger, gör det möjligt för dig att fatta beslut i förväg, som att utöka utrymmet, ställa ut flera bord, anställa extrapersonal, öka lagret och på ett effektivt sätt ta emot gäster som inte har bokat.
• Det är också en fördel om du känner till dina stamgästers konsumtionsvanor och när de brukar besöka restaurangen, för att koordinera platsen i matsalen och prioritera dessa viktiga matgäster.

Att ha större kontroll över bordsbeläggningen, kommer att vara nyckeln till att klara av alla sittningar framgångsrikt, i synnerhet när det kommer fler gäster än väntat. Vi gör det lätt för dig. Om du inte redan har TheFork Manager.... vad väntar du på? Klicka här För att prova TheFork Manager.