Wie man Personalschichtpläne richtig organisiert

14 Mai 2019
Wie man Personalschichtpläne richtig organisiert

In diesem Artikel geht es um ein komplexes Thema: wie man effektiv und erfolgreich Schichtpläne für das Personal in einem Restaurant organisiert, damit alles reibungslos läuft und jeder Mitarbeiter zufrieden ist und produktiv arbeitet. Wir sind der Meinung, dass viel mehr dahinter steckt, als einfach nur eine Tabelle zu erstellen und Schichten zu planen. Es ist wichtig, dass ein betriebssicherer Plan hinter all dem steht, der auch Änderungen und Unterbrechungen standhält, die in letzter Minute auftreten.

Verfügt Ihr Restaurant über einen effektiven Schicht-Rhythmus? Lesen Sie sich die folgenden Schritte durch, um einen solchen Rhythmus zu erlangen.

 

TheFork How to manage a restaurant's staff schedules

Legen Sie genau fest, wie viel Stammpersonal Sie brauchen

Eine gute Strategie für dieses Vorhaben besteht darin, jeden Bereich Ihres Geschäfts, der Personal benötigt, genau zu beurteilen. Verwaltung, Küche, Speisesaal, Bar, Reinigung und natürlich das Personal, das Sie für jeden dieser Bereiche benötigen. Auf diese Weise sind Sie dazu in der Lage, Schichten basierend auf den aktuellen Bedürfnissen Ihres Restaurants zu planen. Des Weiteren ist es hilfreich abzuschätzen, wie viel Personal Sie während bestimmter Zeiträume benötigen, damit alles bestmöglich organisiert ist.

Wissen Sie, wie viel Personal Sie im Sommer benötigen? Und wie sieht es mit Silvester, dem Valentinstag oder Mitte Januar aus? Diese Informationen sind extrem wichtig für Ihre Planung.

 

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Legen Sie eine Liste für zusätzliches Personal an

Das Zweite, was Sie benötigen, ist eine Liste mit Personen, die Sie anrufen können, damit diese an extrem stressigen Tagen zusätzlich einspringen können, oder aber auch, wenn der Chefkoch krank wird, wenn die Oberkellnerin eine Woche Urlaub braucht wegen eines Notfalls in der Familie oder aber wenn der Barkeeper außer Haus ist, um einen Cocktail-Mix-Kurs zu besuchen. Zusätzliches Personal parat zu haben ist genauso wichtig, wie das Stammpersonal festzulegen, um einen Schicht-Rhythmus zu erzielen, der so wenig Unterbrechungen wie möglich aufweist.

Was passiert, wenn der Manager oder Besitzer einmal nicht da sein sollte? In diesem Fall ist es besonders wichtig, einen Ersatz zu finden! Bereits vorab einen passenden Ersatz einsatzbereit zu haben, erspart Ihnen viel Stress.

 

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Wählen Sie Personen mit passender Verfügbarkeit aus.

Ein weiterer einfacher Aspekt für die erfolgreiche Organisation eines Schichtplans besteht darin, Personen anzustellen, die genau dann verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen und die sich Änderungen im Schichtplan problemlos anpassen können, falls dies notwendig sein sollte. Ein qualifiziertes Team bringt Ihnen nichts, wenn bei der Schichtplanung jedes Mal Probleme auftreten. Außerdem ist es für die Personen, die für Sie arbeiten, wichtig, den Charakter Ihres Business zu verstehen und dass sie diesen von Anfang so akzeptieren.

Sie sollten auch sehr deutlich machen, welche Art von Verträgen und Bedingungen Ihr Personal jeweils akzeptiert, damit diese Vereinbarungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wenn es an der Zeit ist, die Schichten zuzuweisen.

 

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Erstellen Sie realistische Schichtpläne

Sobald Sie wissen, welche Bereiche Sie abdecken müssen und wie viel Personal Sie für jeden Bereich benötigen, können Sie die Schichten festlegen. Wie viele Stunden sind notwendig, um alles vorzubereiten, bevor der erste Kunde erscheint? Und wie lange dauert es, alles zu reinigen, sobald der letzte Kunde das Restaurant verlassen hat? Organisieren Sie Ihre Schichtpläne so, dass jede Stunde, von der Öffnung bis zur Schließung des Restaurants, berücksichtigt wird.

Des Weiteren sollten Sie auch Ruhezeiten festlegen, die genauso wichtig sind, wie Arbeitszeiten, um sicherzugehen, dass Ihr gesamtes Personal entsprechend seiner Arbeitsbelastung die nötigen Pausen erhält, um weiterhin gute Arbeit zu leisten.

 

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Wechseln Sie das Personal im Turnus und wenden Sie dabei Ihren gesunden Menschenverstand an

Idealerweise würden Sie Ihr Personal so wechseln, dass es für jeden fair und gleich zugeht, ohne Berücksichtigung der Stellung oder des Einsatzbereichs des Personals. Dies ist extrem wichtig, damit alle Mitarbeiter zufrieden arbeiten und ihre Schichtpläne einhalten.

Um dies zu erreichen, sollten Sie kontinuierlich mit dem Team kommunizieren und auch die persönlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Sie sollten wissen, wann Ihre Mitarbeiter an ihre Grenzen kommen, vor allem in Hinblick auf die Arbeitszeit und wann sie sich um persönliche oder andere Bedürfnisse kümmern müssen. Einige Mitarbeiter haben vielleicht drei Kinder und weisen trotzdem eine höhere Verfügbarkeit auf als Mitarbeiter ohne Kinder, die wiederum andere Einschränkungen bei der Schichtplanung haben.

Andererseits ist es auch besser, wenn Schichten für jeden Mitarbeiter gleich sind und wenn "Privilegien" für diejenigen, die schon länger in Ihrem Restaurant arbeiten, vermieden werden, wie zum Beispiel mehr Stunden zugewiesen zu bekommen, um mehr Geld zu verdienen oder bessere Schichten zu erhalten, denn dies kann zu Konflikten führen. Außerdem ist es für alle Mitarbeiter das Beste, darauf vorbereitet zu sein, jede Art von Arbeit im Restaurant zu übernehmen.

Um das Thema Schichtplanung nun abzurunden, möchten wir Ihnen das perfekte Tool für Ihre Mitarbeiter vorstellen, mit dem sie sich entsprechend ihrer Schichten organisieren können. TheFork Pro bietet Ihnen unter anderem den Vorteil, dass sich jeder Ihrer Mitarbeiter mit einem Benutzernamen und Passwort anmelden kann.

Wenn Sie noch nicht mit TheFork arbeiten, können Sie es gerne für Ihr Restaurant ausprobieren, indem Sie hier klicken. Sie werden den Unterschied sofort bemerken!

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