Reservierungssystem Gastronomie: Top Lösungen & Kaufberatung

Die Digitalisierung ist in der modernen Gastronomie längst angekommen. 

Ein professionelles Reservierungssystem für die Gastronomie ist heute mehr als nur ein nettes Extra – es ist ein entscheidendes Werkzeug für Effizienz, Umsatzsteigerung und Gästezufriedenheit. Es beendet das Chaos von Zettelwirtschaft und Telefonanrufen und verwandelt die Verwaltung von Buchungen in einen strategischen Vorteil.

In diesem umfassenden Guide vergleichen wir 6 der besten Reservierungssysteme für den deutschen Markt, geben Ihnen eine detaillierte Kaufberatung an die Hand und beantworten die häufigsten Fragen (FAQ), damit Sie die perfekte Lösung für Ihren Betrieb finden.

Warum ein Reservierungssystem in der Gastronomie wichtig ist

Die manuelle Verwaltung von Reservierungen per Telefon und Notizbuch ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig. 

Ein modernes Reservierungssystem Gastronomie löst diese Probleme und bietet entscheidende Vorteile:

• Bessere Auslastungssteuerung: Ein digitaler Tischplan gibt Ihnen jederzeit einen perfekten Überblick und hilft, jeden Platz optimal zu nutzen.
• Reduzierung von No-Shows: Durch automatische Erinnerungen und Optionen wie Kreditkartengarantien sinkt die Rate der No-Shows erheblich.
• Zeitsparende Automatisierung: Das System nimmt Buchungen 24/7 online an, während Sie und Ihr Team sich auf die Gäste vor Ort konzentrieren können.
• Verbessertes Gästeerlebnis: Gäste können bequem und jederzeit online buchen und erhalten sofort eine professionelle Bestätigung.

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Worauf bei der Auswahl eines Reservierungssystems achten

Die Wahl der richtigen Software ist eine wichtige strategische Entscheidung. Nehmen Sie sich Zeit für den Vergleich und achten Sie auf die folgenden Kriterien, um die Lösung zu finden, die wirklich zu Ihnen passt.

Funktionale Features 

Ein gutes Reservierungssystem für die Gastronomie sollte mehr können als nur Buchungen annehmen. Unverzichtbar sind ein intelligenter digitaler Tischplan, automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail/SMS, eine digitale Wartelistenfunktion und eine einfache Integration des Buchungs-Widgets auf Ihrer eigenen Website.

Preis & Kostenstruktur 

Die Preismodelle sind sehr unterschiedlich. Vergleichen Sie genau: Gibt es ein festes Monatsabo oder transaktionsbasierte Gebühren pro Gast? Fallen einmalige Einrichtungsgebühren an? Achten Sie auf versteckte Kosten und wählen Sie ein Modell, das zu Ihrem Buchungsvolumen passt.

Integration & Kompatibilität 

Ein Reservierungssystem entfaltet sein volles Potenzial nur, wenn es sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügt. Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihrem Kassensystem (POS), Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen. Schnittstellen zu Marketing-Tools sind ein weiterer großer Pluspunkt.

Bedienbarkeit & Support 

Die beste Software nützt nichts, wenn Ihr Team sie nicht gerne verwendet. Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine stabile mobile App sind entscheidend für die tägliche Arbeit. Achten Sie zudem auf die Qualität des Kundensupports: Ist er gut erreichbar und spricht er Deutsch? Werden Schulungen angeboten?

Skalierbarkeit & Wachstum 

Denken Sie an die Zukunft. Die gewählte Software sollte mit Ihrem Betrieb wachsen können. Ein kleines Café hat andere Bedürfnisse als eine wachsende Restaurantkette. Prüfen Sie, ob höhere Tarife mehr Funktionen oder die Verwaltung mehrerer Standorte ermöglichen.

6 Top Reservierungssysteme für die Gastronomie in Deutschland

🍽️ TheFork Manager 

TheFork Manager ist nicht nur ein Reservierungssystem, sondern eine All-in-One-Plattform zur Gästegewinnung, -verwaltung und -bindung.

🎯 Geeignet für: Restaurants jeder Größe, von kleinen Bistros bis hin zu Fine-Dining-Betrieben, die ihre Online-Sichtbarkeit massiv erhöhen und neue Gäste gewinnen möchten.

✨ Kernfunktionen:

• Intelligenter digitaler Tischplan
• Automatische Erinnerungen & Kreditkarten-Garantie zur No-Show-Reduzierung
• Integriertes CRM zur Gästebindung
• Zugang zum TheFork & Tripadvisor Netzwerk

💶 Preis & Modelle: Verschiedene Modelle verfügbar, oft basierend auf einer fairen Gebühr pro über die Plattform vermittelten Gast. Es gibt auch eine kostenlose Testversion.

👍Vorteile & Nachteile:

• Vorteil: Unvergleichlicher Zugang zu Millionen von potenziellen Gästen.
• Vorteil: Sehr leistungsstarke Funktionen zur Auslastungsoptimierung und No-Show-Prävention.
• Nachteil: Um das volle Potenzial der vielen professionellen Funktionen (wie CRM, Tischplan-Optimierung) auszuschöpfen, ist eine anfängliche Einarbeitung und Konfiguration notwendig.
  
  

🍽️ SevenRooms 

SevenRooms ist eine international ausgerichtete Premium-Plattform für Gästemanagement, die den Fokus stark auf das Sammeln und Nutzen von Gästedaten legt.

🎯 Geeignet für: Gehobene Gastronomie, Hotelrestaurants und Restaurantgruppen, die ein tiefgehendes, datengesteuertes Marketing betreiben wollen.

✨ Kernfunktionen:

• Sehr detaillierte Gästeprofile mit Vorlieben und Ausgabenhistorie
• Marketing-Automatisierung und E-Mail-Kampagnen
• Ticketing für Events und Erlebnisse
• Umfassende Analyse- und Reporting-Tools

💶 Preis & Modelle: Befindet sich im Premium-Segment mit individuellen Preisangeboten, die in der Regel auf einem monatlichen Abonnement basieren.

👍Vorteile & Nachteile:

• Vorteil: Extrem leistungsstark in der Sammlung und Nutzung von Gästedaten.
• Vorteil: Hervorragende Tools zur Personalisierung des Gästeerlebnisses.
• Nachteil: Deutlich teurer als viele andere Systeme und für kleine, unabhängige Restaurants oft überdimensioniert.

🍽️ Tock 

Tock ist eine innovative Plattform, die das traditionelle Reservierungsmodell durch ein System von Vorauszahlungen und Tickets für kulinarische Erlebnisse revolutioniert.

🎯 Geeignet für: Sternerestaurants, Weinbars, Event-Locations und Betriebe mit exklusiven, stark nachgefragten Angeboten.

✨ Kernfunktionen:

• Verkauf von "Tickets" anstelle von klassischen Reservierungen
• Vorauszahlungen für Menüs oder Events
• Management von speziellen Erlebnissen (z.B. Kochkurse, Weinproben)
• CRM-Funktionen zur Verwaltung von Gästedaten

💶 Preis & Modelle: Kombiniert oft eine monatliche Grundgebühr mit einer prozentualen Kommission auf verkaufte Tickets/Erlebnisse.

👍Vorteile & Nachteile:

• Vorteil: Eliminiert das Problem der No-Shows nahezu vollständig.
• Vorteil: Sichert den Umsatz im Voraus und verbessert den Cashflow.
• Nachteil: Das Modell der Vorauszahlung ist nicht für jeden Restauranttyp oder jede Zielgruppe geeignet.
  
  

Central Planner 

Central Planner ist ein solides und benutzerfreundliches Online-Reservierungssystem, das sich auf die Kernfunktionen für unabhängige Restaurants konzentriert.

🎯 Geeignet für: Kleine bis mittelgroße, inhabergeführte Restaurants, die eine einfache und zuverlässige Lösung für das Online-Booking suchen.

✨ Kernfunktionen:

• Einfach zu bedienender grafischer Tischplan
• Online-Reservierungs-Widget für die eigene Website
• Automatische E-Mail-Bestätigungen
• Grundlegende Gästedatenbank

💶 Preis & Modelle: Bietet transparente und erschwingliche monatliche Abonnements, oft in verschiedenen Stufen je nach Funktionsumfang. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

👍Vorteile & Nachteile:

• Vorteil: Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Vorteil: Einfache und intuitive Bedienung ohne viel Schnickschnack.
• Nachteil: Weniger umfangreiche Marketing- und CRM-Funktionen im Vergleich zu den größeren Plattformen.
  
  

Gastro.Digital 

Gastro.Digital ist eine Initiative der deutschen Hotel- und Gaststättenverbände (DEHOGA) und bietet eine Reihe von digitalen Lösungen, darunter ein Reservierungssystem.

🎯 Geeignet für: Insbesondere für Mitglieder der DEHOGA-Verbände, die eine vertrauenswürdige und branchennahe Lösung suchen.

✨ Kernfunktionen:

• Kommissionsfreies Online-Reservierungssystem
• Einfaches Widget für die eigene Homepage
• Verwaltung von Buchungen und Gästedaten
• Oft gebündelt mit anderen digitalen Services (z.B. Gutscheinsystem)

💶 Preis & Modelle: Die Preisgestaltung ist oft sehr vorteilhaft für DEHOGA-Mitglieder, teilweise sogar in der Mitgliedschaft enthalten oder stark vergünstigt.

👍 Vorteile & Nachteile:

• Vorteil: Hohe Vertrauenswürdigkeit durch die Unterstützung der Branchenverbände.
• Vorteil: In der Regel sehr kostengünstig und ohne Kommissionen.
• Nachteil: Der Funktionsumfang ist oft grundlegender als bei spezialisierten internationalen Tech-Unternehmen.
  
  

🍽️ Shore 

Shore ist eine breiter aufgestellte Software für Dienstleistungsunternehmen, die auch ein starkes Modul für die Gastronomie anbietet.

🎯 Geeignet für: Restaurants, die eine All-in-One-Lösung suchen, die über die reine Tischreservierung hinausgeht und auch CRM- und Marketing-Funktionen abdeckt.

✨ Kernfunktionen:

• Online-Terminbuchung (für Tische)
• Umfassendes Kundenmanagement (CRM)
• Integrierte Newsletter- und Marketing-Tools
• Kassensystem-Integrationen

💶 Preis & Modelle: Bietet verschiedene monatliche Abo-Pakete an, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Eine kostenlose Testversion wird angeboten.

👍Vorteile & Nachteile:

• Vorteil: Sehr starke CRM- und Marketing-Funktionen sind direkt integriert.
• Vorteil: Eine einzige Software kann mehrere Anwendungsbereiche abdecken.
• Nachteil: Da es nicht zu 100 % auf die Gastronomie spezialisiert ist, fehlen eventuell einige Nischenfunktionen, die reine Gastro-Systeme bieten.

Vergleichstabelle: Features im Überblick

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Funktionen der vorgestellten Systeme in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst.

Kostenübersicht & Preismodelle im Vergleich

Die Kosten für ein Reservierungssystem Gastronomie können stark variieren. Die gängigsten Modelle sind:

• Monatliches Abonnement: Sie zahlen einen festen Betrag pro Monat, unabhängig von der Anzahl der Buchungen. Ideal für Restaurants mit hohem Buchungsvolumen.
• Gebühr pro Gast: Sie zahlen eine kleine Gebühr für jeden Gast, der über die Plattform reserviert. Ideal für Restaurants, die ihre Fixkosten gering halten und nur für den tatsächlichen Erfolg zahlen wollen.
• Hybrid-Modelle: Eine Kombination aus einer geringen Grundgebühr und einer zusätzlichen Gebühr pro Buchung.

Achten Sie auf mögliche versteckte Kosten, wie z.B. Einrichtungsgebühren, Kosten für zusätzliche Funktionen oder höhere Gebühren für Buchungen über Partner-Websites.

Häufige Fehler & Fallstricke bei der Einführung

Die Einführung einer neuen Software ist ein wichtiger Schritt. Vermeiden Sie diese häufigen Fehler:

• Nur auf den Preis schauen: Die günstigste Lösung ist selten die beste. Ein System, das Ihnen hilft, auch nur wenige No-Shows pro Monat zu vermeiden, hat sich oft schon bezahlt gemacht.
• Integrationen ignorieren: Eine Software, die nicht mit Ihrer Kasse kommunizieren kann, schafft neue Probleme statt alte zu lösen.
• Das Team nicht schulen: Planen Sie ausreichend Zeit für die Schulung Ihres Personals ein. Nur wenn das Team die Software akzeptiert und beherrscht, wird sie zum Erfolg.

Für eine reibungslose Implementierung empfehlen wir, eine Testphase zu nutzen, das Team von Anfang an einzubeziehen und den Support des Anbieters aktiv in Anspruch zu nehmen.

Trends & Zukunft des Reservierungssystems Gastronomie

Die Entwicklung bleibt nicht stehen. Die Zukunft der Reservierungssysteme wird von diesen Trends geprägt:

• KI-basierte Optimierung: Künstliche Intelligenz wird helfen, die Auslastung und Preisgestaltung dynamisch zu optimieren.
• Tiefere Personalisierung: Systeme werden die Vorlieben der Gäste noch besser lernen, um hyper-personalisierte Erlebnisse zu schaffen.
• Integration mit Liefer-Apps: Die Grenzen zwischen In-House-Dining und Delivery werden weiter verschwimmen.
• Voice Bookings: Reservierungen per Sprachbefehl über Alexa, Google Assistant & Co. werden zunehmen.

So finden Sie Ihr ideales Reservierungssystem

Das perfekte Reservierungssystem für die Gastronomie gibt es nicht – es gibt nur das System, das perfekt zu Ihrem Betrieb passt. Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse genau: Steht die Gewinnung neuer Gäste im Vordergrund? Ist die detaillierte Verwaltung von Stammgästen entscheidend? Oder benötigen Sie eine einfache, kostengünstige Lösung für den Online-Auftritt?

Unsere Empfehlung: Schauen Sie sich die Software an, die am besten zu Ihrer Betriebsgröße und Ihren Zielen passt. Nutzen Sie kostenlose Testversionen und Demos, um ein Gefühl für die Bedienbarkeit zu bekommen. Eine gut gewählte Software ist eine der besten Investitionen in die Zukunft und den Erfolg Ihres Restaurants.

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FAQ

Was kostet ein gutes Reservierungssystem in der Gastronomie in Deutschland?

A: Die Kosten variieren stark, von ca. 30 € pro Monat für einfache Systeme bis hin zu mehreren hundert Euro für Premium-Plattformen. Viele Anbieter wie TheFork Manager bieten auch erfolgsbasierte Modelle an, bei denen Sie pro vermittelten Gast zahlen.

Welche Features sind bei Tischreservierungssoftware unverzichtbar?

A: Ein grafischer Tischplan, automatische Reservierungsbestätigungen und -erinnerungen, ein einfach zu integrierendes Website-Widget und eine grundlegende Gästedatenbank sind absolute Must-haves.

Wie reduziert ein Reservierungssystem No-Shows?

A: Hauptsächlich durch zwei Funktionen: 1. Automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS, die die Vergesslichkeit reduzieren. 2. Die Möglichkeit, eine Kreditkarten-Garantie zu verlangen, was die Verbindlichkeit der Reservierung enorm erhöht.

Ist ein Reservierungssystem auch für kleine Cafés sinnvoll?

A: Ja, absolut. Auch kleine Betriebe profitieren von der Professionalität, der Zeitersparnis und der Online-Sichtbarkeit. Es gibt viele erschwingliche und einfach zu bedienende Lösungen, die speziell für kleinere Gastronomien geeignet sind.

Welche Rolle spielt die DSGVO beim Einsatz von Reservierungssoftware?

A: Eine sehr wichtige. Achten Sie darauf, einen Anbieter zu wählen, der DSGVO-konform arbeitet und dessen Server idealerweise in der EU stehen. Seriöse Anbieter unterstützen Sie bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Gibt es kostenlose Reservierungssysteme oder Testversionen?

A: Es gibt einige sehr einfache, kostenlose Tools mit begrenztem Funktionsumfang. Die meisten professionellen Anbieter, einschließlich TheFork Manager, bieten jedoch kostenlose und unverbindliche Testversionen oder Demos an, damit Sie die Software vor dem Kauf ausgiebig prüfen können.

Wie wichtig ist die Integration mit Kassensystemen und Website?

A: Extrem wichtig. Die Website-Integration ist die Grundlage, um überhaupt Online-Reservierungen annehmen zu können. Die Integration mit dem Kassensystem (POS) ist der Schlüssel zur Effizienz, da sie Daten zwischen Reservierung und Abrechnung synchronisiert und manuelle Arbeitsschritte überflüssig macht.

Welche Trends prägen die Zukunft der Reservierungssysteme?

A: Die wichtigsten Trends sind der Einsatz von KI zur Optimierung, eine noch tiefere Personalisierung des Gästeerlebnisses, die nahtlose Integration von In-House-Dining und Delivery sowie die Zunahme von sprachgesteuerten Buchungen.