Die Führung eines Restaurants ist eine komplexe Symphonie aus unzähligen Aufgaben. Von der Reservierung über die Küche bis zur Abrechnung muss jeder Schritt perfekt aufeinander abgestimmt sein. Eine moderne Restaurant Management Software ist dabei nicht nur ein Werkzeug, sondern der Dirigent, der alle Prozesse harmonisiert. In diesem umfassenden Vergleich bewerten wir die besten Tools auf dem deutschen Markt für 2025 und helfen Ihnen, die perfekte Software für Ihren Betrieb zu finden.
Was ist eine Restaurant Management Software?
Unter dem Begriff Restaurant Management Software versteht man ein Ökosystem aus digitalen Werkzeugen, das alle Kernbereiche eines Gastronomiebetriebs unterstützt.
Dazu gehören Module wie Reservierung, Kassensystem (POS), Lagerverwaltung, Personalplanung, Hygiene, Lieferservice und Kommunikation. Diese Tools sind darauf ausgelegt, manuelle Arbeit zu reduzieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Gästezufriedenheit zu steigern.
Anstatt unzähliger Excel-Listen und Notizbücher bietet eine zentrale Software eine einzige, verlässliche Quelle für alle wichtigen Betriebsdaten. Bereit, die besten Lösungen kennenzulernen?
1️⃣ TheFork Manager – All-in-One Restaurant Management Software
TheFork Manager ist die führende All-in-One-Lösung in Europa, die sich auf die Steigerung der Sichtbarkeit und die Optimierung des Gästemanagements spezialisiert hat. Sie verbindet ein leistungsstarkes Reservierungssystem mit umfassenden Marketing- und CRM-Funktionen.
Sichtbarkeit erhöhen
Als TheFork-Partner wird Ihr Restaurant sofort für Millionen von Gästen auf TheFork, Tripadvisor und Google sichtbar. Sie erstellen eine individuelle Restaurantseite, die als Ihre digitale Visitenkarte dient und rund um die Uhr neue Reservierungen generiert.
Alle Reservierungen zentralisieren
Egal ob online, telefonisch oder Laufkundschaft - alle Reservierungen laufen in einem einzigen, digitalen Reservierungsbuch zusammen. Der intelligente Tischplan hilft Ihnen dabei, die Auslastung in Echtzeit zu maximieren und Doppelbuchungen zu vermeiden.
No-Shows bekämpfen
Mit automatischen Erinnerungen per E-Mail und SMS sowie der Möglichkeit, eine Kreditkartengarantie zu verlangen, reduzieren Partnerrestaurants die No-Show-Rate auf ein Minimum. Ein Zuverlässigkeitsindex hilft zudem, wiederholt unzuverlässige Gäste zu identifizieren.
Leere Tische füllen
Durch gezielte Aktionen und die Teilnahme an Events wie dem TheFork Festival können Sie auch in schwächeren Zeiten neue Gäste anziehen. Sie behalten die volle Kontrolle darüber, wann Sie welche Angebote aktivieren, um Ihre Auslastung gezielt zu steuern.
Gästebindung stärken
Jede Reservierung baut automatisch Ihre eigene, DSGVO-konforme Gästedatenbank auf. Nutzen Sie diese Daten, um die Vorlieben Ihrer Gäste zu speichern, personalisierte E-Mails zu versenden und durch das europaweite Treueprogramm Yums aus neuen Besucher:innen loyale Stammgäste zu machen.
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2️⃣ Kassensystem-Software
Orderbird
POS Kurzbeschreibung: Ein führender deutscher Anbieter von iPad-Kassensystemen, der für seine intuitive Bedienung und strikte Einhaltung der deutschen Finanzamtsvorschriften (GoBD & KassenSichV) bekannt ist.
Hauptfunktionen: Mobile Bestellaufnahme am Tisch, finanzamt-sichere Datenarchivierung, Cloud-basierte Berichte.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Extrem benutzerfreundlich und rechtssicher für den deutschen Markt.
- Vorteil: Guter und erreichbarer Kundensupport.
- Nachteil: Weniger geeignet für sehr große Ketten mit komplexen Filialanforderungen.
- Nachteil: Erweiterte Warenwirtschaftsfunktionen erfordern Zusatzmodule.
Ideal für: Kleine bis mittelgroße, unabhängige Restaurants, Cafés und Bars in Deutschland.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Lightspeed
Kurzbeschreibung: Eine umfassende und international führende All-in-One-Plattform, die Kassensystem, Warenwirtschaft, CRM und eine Verwaltung für mehrere Standorte vereint.
Hauptfunktionen: Detailliertes Reporting, integrierte Lagerverwaltung, Multi-Standort-Management.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Extrem skalierbar und leistungsstark, wächst mit dem Betrieb mit.
- Vorteil: Bietet ein riesiges Ökosystem an Integrationen.
- Nachteil: Kann für sehr kleine Betriebe anfangs komplex und überdimensioniert sein.
- Nachteil: Das Preismodell liegt im höheren Segment.
Ideal für: Wachsende Gastronomiebetriebe und Restaurantketten.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Gastrofix by Lightspeed
Kurzbeschreibung: Eine im DACH-Markt fest etablierte Kassenlösung, die heute Teil der Lightspeed-Familie ist und für ihre Zuverlässigkeit und ihren stabilen Offline-Modus bekannt ist.
Hauptfunktionen: Zuverlässiger Offline-Betrieb, Anbindung an Schankanlagen, spezialisierte Hotel-Integrationen.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Bewährte Stabilität und Zuverlässigkeit, auch ohne Internet.
- Vorteil: Starke Spezialisierung auf die Bedürfnisse der Full-Service- und Hotelgastronomie.
- Nachteil: Als Teil von Lightspeed weniger eigenständige Produktinnovation.
- Nachteil: Die Benutzeroberfläche ist traditioneller als bei neueren Systemen.
Ideal für: Anspruchsvolle Full-Service-Restaurants und Hotelbetriebe, die maximale Betriebssicherheit benötigen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
3️⃣ Lagerverwaltungssoftware
Apicbase
Kurzbeschreibung: Eine professionelle Food-Management-Plattform, die sich auf die präzise Kontrolle der Lebensmittelkosten und die zentrale Verwaltung von Rezepturen spezialisiert hat.
Hauptfunktionen: Rezeptverwaltung, Kalkulation von Food Costs & Allergenen, Echtzeit-Inventar-Tracking.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Extrem detailliert und präzise, ideal zur Margenoptimierung.
- Nachteil: Für kleine Betriebe ohne standardisierte Rezepte möglicherweise zu komplex.
Ideal für: Restaurants mit hohem Wareneinsatz, Catering-Unternehmen und kleine Ketten.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Koust
Kurzbeschreibung: Eine französische Software zur Verwaltung von Rezepten und Lagerbeständen, die sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und einen klaren Fokus auf die Kostenkontrolle auszeichnet.
Hauptfunktionen: Rezeptkalkulation, Inventarmanagement, Bestellvorschläge.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Sehr einfach zu bedienen und schnell einzurichten.
- Nachteil: Weniger Integrationen mit deutschen Kassensystemen.
Ideal für: Inhabergeführte Restaurants, die einen einfachen Einstieg in die digitale Warenwirtschaft suchen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Symbioz
Kurzbeschreibung: Eine umfassende Management-Lösung aus Frankreich, die neben der Warenwirtschaft auch Module für Kasse und Personalmanagement anbietet.
Hauptfunktionen: Echtzeit-Bestandsverfolgung, Produktionsplanung, Lieferantenmanagement.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Bietet einen sehr breiten Funktionsumfang über mehrere Bereiche hinweg.
- Nachteil: Der Support und die Dokumentation sind primär auf den französischen Markt ausgerichtet.
Ideal für: Gastronomiebetriebe, die eine All-in-One-Lösung von einem einzigen Anbieter bevorzugen.
Bewertung: ⭐⭐⭐☆☆ (3.5/5)
4️⃣ Personalrekrutierungssoftware
Cookorico
Kurzbeschreibung: Eine spezialisierte Job-Plattform, die sich ausschließlich an die Gastronomie- und Hotellerie-Branche richtet und Arbeitgeber direkt mit qualifizierten Fachkräften verbindet.
Hauptfunktionen: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Bewerber-Matching, virtuelle Vorstellungsgespräche.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Sehr hohe Zielgruppenrelevanz, keine unpassenden Bewerbungen.
- Nachteil: Kleinere Reichweite als allgemeine Jobportale.
Ideal für: Restaurants, die gezielt nach ausgebildeten Fachkräften suchen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Extracadabra
Kurzbeschreibung: Eine Recruiting-App, die sich auf die schnelle Vermittlung von temporärem und flexiblem Personal in der Gastronomie spezialisiert hat.
Hauptfunktionen: Erstellung von Stellenanzeigen, Bewerber-Tracking, Planung von Vorstellungsgesprächen.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Schnelle und unkomplizierte Besetzung von kurzfristigen Vakanzen.
- Nachteil: Eher für Aushilfs- und Teilzeitkräfte als für leitende Positionen geeignet.
Ideal für: Betriebe mit stark schwankendem Personalbedarf, z.B. im Event- und Saisongeschäft.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Brigad
Kurzbeschreibung: Eine Plattform, die qualifizierte, selbstständige Fachkräfte für kurzfristige Einsätze in der Gastronomie vermittelt, um Personalengpässe flexibel zu überbrücken.
Hauptfunktionen: Schnelles Matching mit verfügbaren Fachkräften, transparente Stundensätze, Bewertungssystem.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Extrem flexibel, um Ausfälle und Auftragsspitzen abzudecken.
- Nachteil: Dient der Überbrückung, nicht dem Aufbau eines festen Teams.
Ideal für: Restaurants mit häufigem Personalwechsel oder unvorhersehbaren Ausfällen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
5️⃣ Personalmanagementsoftware
Skello
Kurzbeschreibung: Eine intuitive und umfassende Software für die Personaleinsatzplanung und -verwaltung, die speziell für Branchen mit Schichtbetrieb entwickelt wurde.
Hauptfunktionen: Schichtplanung per Drag & Drop, Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement, Lohnabrechnungsvorbereitung.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Sehr benutzerfreundlich und deckt den gesamten Planungsprozess ab.
- Nachteil: Der Fokus liegt primär auf dem französischen Markt.
Ideal für: Restaurants, die eine All-in-One-Lösung für die gesamte Personalorganisation suchen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Combo (ehemals Snapshift)
Kurzbeschreibung: Eine HR-Software, die die Planung, administrative Verwaltung und Lohnabrechnung für Teams in der Gastronomie vereinfacht.
Hauptfunktionen: Intelligente Dienstplanung, gesetzeskonforme Zeiterfassung, zentrale Dokumentenverwaltung.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Starke Automatisierungsfunktionen, die viel Zeit bei der Administration sparen.
- Nachteil: Benutzeroberfläche und Support sind stark auf den französischen Markt ausgerichtet.
Ideal für: Betriebe, die ihre gesamten HR-Prozesse digitalisieren und vereinfachen möchten.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Planday
Kurzbeschreibung: Eine führende internationale Software für die digitale Personaleinsatzplanung, die Kommunikation und Lohnabrechnungsvorbereitung auf einer Plattform vereint.
Hauptfunktionen: Flexible Schichtplanung, Zeiterfassung per App, direkte Integration mit Lohnsystemen.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Starke Integrationen mit deutschen Kassensystemen (Lightspeed, orderbird) und Lohnbuchhaltungen (DATEV).
- Nachteil: Das Preismodell kann für sehr kleine Teams relativ hoch sein.
Ideal für: Restaurants jeder Größe, die eine bewährte und gut integrierte Lösung für die Dienstplanung suchen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4.5/5)
6️⃣ Treasury Management Software
Libeo
Kurzbeschreibung: Eine Plattform, die sich auf die Automatisierung der Rechnungsverwaltung und -bezahlung für Unternehmen spezialisiert hat.
Hauptfunktionen: Zentralisierung aller Lieferantenrechnungen, automatisierte Zahlungsfreigaben, Cashflow-Überwachung.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Spart enorm viel Zeit bei der Bearbeitung und Bezahlung von Eingangsrechnungen.
- Nachteil: Fokussiert sich primär auf den Zahlungsprozess, weniger auf die allgemeine Finanzplanung.
Ideal für: Restaurantbesitzer:innen, die den Überblick über ihre Lieferantenrechnungen behalten und Zahlungen vereinfachen wollen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Pennylane
Kurzbeschreibung: Eine All-in-One-Finanzplattform, die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Cashflow-Management in einem einzigen Tool für KMUs vereint.
Hauptfunktionen: Echtzeit-Finanz-Dashboard, automatisierte Buchhaltung, integrierte Rechnungsstellung.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Bietet einen 360-Grad-Blick auf die Finanzen des Unternehmens.
- Nachteil: Derzeit primär auf den französischen Markt ausgerichtet.
Ideal für: Unternehmer:innen, die eine zentrale Plattform für ihre gesamte Finanzverwaltung suchen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
7️⃣ Hygienemanagementsoftware
ePack Hygiene
Kurzbeschreibung: Eine umfassende digitale Lösung, die Gastronomiebetrieben hilft, ihre HACCP-Pläne einfach zu erstellen und die tägliche Hygienedokumentation rechtssicher durchzuführen.
Hauptfunktionen: Digitale Checklisten, Temperaturüberwachung, Rückverfolgbarkeit von Waren.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Sehr umfassend und auf die europäischen Hygienevorschriften spezialisiert.
- Nachteil: Kann für sehr kleine Betriebe mit einfachen Prozessen zu umfangreich sein.
Ideal für: Restaurants und Ketten, die eine lückenlose und professionelle HACCP-Dokumentation benötigen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4.5/5)
Traqfood
Kurzbeschreibung: Eine intuitive und mobile Anwendung zur Vereinfachung des Hygienemanagements und der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln in der Gastronomie.
Hauptfunktionen: Digitale HACCP-Aufzeichnungen, Etikettendruck für Mindesthaltbarkeitsdaten, Temperaturkontrolle.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Sehr benutzerfreundlich und einfach in den Küchenalltag zu integrieren.
- Nachteil: Der Funktionsumfang ist stärker auf die Kernaufgaben der Hygiene fokussiert.
Ideal für: Küchenteams, die eine unkomplizierte und schnelle Lösung für die täglichen HACCP-Aufgaben suchen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
8️⃣ Liefermanagementsoftware
SimplyDelivery
Kurzbeschreibung: Eine deutsche All-in-One-Lösung, die speziell für das Liefer- und Take-Away-Geschäft entwickelt wurde und alle Prozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung bündelt.
Hauptfunktionen: Kassensystem, Warenwirtschaft, Online-Shop, Fahrer-App, Anbindung an Lieferando & Co.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Perfekt auf die Bedürfnisse von Lieferdiensten zugeschnitten.
- Nachteil: Für Restaurants ohne Liefergeschäft nicht relevant.
Ideal für: Pizzerien, Burger-Restaurants und alle Betriebe mit einem starken Fokus auf Delivery.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4.5/5)
Deliverect
Kurzbeschreibung: Eine unverzichtbare "Middleware"-Plattform, die alle Ihre Lieferdienste (Uber Eats, Wolt, Lieferando) direkt mit Ihrem bestehenden Kassensystem verbindet.
Hauptfunktionen: Bestellmanagement, zentrale Speisekartenverwaltung, Synchronisation von Lagerbeständen.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Eliminiert das manuelle Abtippen von Bestellungen und verhindert Fehler.
- Nachteil: Ist eine zusätzliche Software, die zwischen Lieferdienst und Kasse geschaltet ist.
Ideal für: Restaurants, die mit mehreren Lieferplattformen gleichzeitig arbeiten.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5)
Uber Eats / Deliveroo / Just Eat
Kurzbeschreibung: Dies sind keine Management-Tools im eigentlichen Sinne, sondern Marktplätze, die Restaurants eine riesige Reichweite und eine fertige Lieferinfrastruktur bieten.
Hauptfunktionen: Online-Sichtbarkeit für Liefergerichte, Bestellannahme, optionaler Zugriff auf eine Fahrerflotte.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Sofortiger Zugang zu einem riesigen Kundenstamm.
- Nachteil: Hohe Kommissionsgebühren, die die Marge stark reduzieren. Ideal für: Restaurants, die schnell und ohne eigene Infrastruktur ins Liefergeschäft einsteigen wollen. Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
9️⃣ Kommunikationssoftware
Social Kitchen
Kurzbeschreibung: Eine auf die Gastronomie spezialisierte Marketing-Agentur und Software, die Restaurants bei der Erstellung von professionellen Social-Media-Beiträgen und der Verwaltung ihrer Kanäle unterstützt.
Hauptfunktionen: Content-Erstellung (Fotos, Videos), Redaktionsplanung, Community Management.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Branchenspezifisches Know-how, nimmt dem Restaurant die komplette Arbeit ab.
- Nachteil: Teurer als ein reines Do-it-yourself-Softwaretool.
Ideal für: Gastronom:innen, die keine Zeit oder Ressourcen für professionelles Social Media haben.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4/5)
Hootsuite
Kurzbeschreibung: Ein professionelles Management-Tool, mit dem Sie mehrere Social-Media-Kanäle wie Instagram, Facebook und TikTok von einer zentralen Plattform aus steuern können.
Hauptfunktionen: Beiträge im Voraus planen, zentrales Postfach für alle Nachrichten, Performance-Analyse.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Spart enorm viel Zeit und hilft, den Überblick zu behalten.
- Nachteil: Für ein einzelnes Restaurant kann der volle Funktionsumfang überwältigend sein.
Ideal für: Restaurants, die auf mehreren Social-Media-Kanälen aktiv sind und ihre Aktivitäten professionalisieren wollen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐☆ (4.5/5)
Canva Pro
Kurzbeschreibung: Ein intuitives Online-Design-Tool, das es auch Nicht-Designern ermöglicht, professionelle Grafiken für Speisekarten, Social-Media-Posts, Flyer und mehr zu erstellen.
Hauptfunktionen: Riesige Bibliothek an Vorlagen, einfache Drag-and-Drop-Bearbeitung, Markenunterlagen-Kit.
Vorteile & Nachteile:
- Vorteil: Extrem einfach zu bedienen, liefert schnell professionelle Ergebnisse.
- Nachteil: Ersetzt keinen professionellen Grafikdesigner für komplexe Markenprojekte.
Ideal für: Alle Restaurants, die schnell und kostengünstig ansprechende Marketingmaterialien erstellen müssen.
Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5)
Fazit: Welche Restaurant Management Software ist die beste?
Die "eine beste" Restaurant Management Software gibt es nicht. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Werkzeuge auszuwählen, die die größten Herausforderungen in Ihrem spezifischen Betrieb lösen. Viele erfolgreiche Restaurants nutzen heute eine Kombination:
Ein zentrales All-in-One-System wie TheFork Manager bildet das Herzstück für die Gästegewinnung und -verwaltung. Dieses wird dann durch spezialisierte Tools für die Kasse, die Warenwirtschaft oder das Personalmanagement ergänzt. Wichtig ist, dass die Systeme miteinander kommunizieren können.
Beginnen Sie mit dem Bereich, der Ihnen am meisten Kopfzerbrechen bereitet, und digitalisieren Sie ihn. Eine smarte Software-Strategie ist der wichtigste Hebel für mehr Effizienz und Wachstum in der modernen Gastronomie.
Leere Tische und ständig höhere Kosten?
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Restaurant Management Software?
Es ist ein Sammelbegriff für digitale Werkzeuge, die alle Bereiche eines Restaurants verwalten, einschließlich Reservierungen, Kassa, Lager, Personal und Marketing, um die Effizienz zu steigern.
Welche ist die beste Restaurantsoftware in Deutschland?
Das hängt vom Restauranttyp ab. TheFork Manager ist führend für Reservierung und Gästegewinnung, während orderbird und Lightspeed bei Kassensystemen sehr beliebt sind. Für das Liefergeschäft sind Tools wie Deliverect entscheidend.
Wie kann eine Software das Tagesgeschäft im Restaurant vereinfachen?
Indem sie manuelle und wiederkehrende Aufgaben wie die Annahme von Reservierungen, die Bestellaufnahme oder die Dienstplanung automatisiert. Das spart Zeit, reduziert Fehler und gibt dem Personal mehr Raum für den Gast.
Welche Tools sind für kleine Restaurants geeignet?
Kleine Restaurants profitieren von kostengünstigen, benutzerfreundlichen und flexiblen Lösungen. Dazu gehören zum Beispiel orderbird (Kasse), Planday (Personal) und das Basis-Modell von TheFork Manager (Reservierung).
Welche Trends gibt es 2025 im Restaurantmanagement?
Die wichtigsten Trends sind der verstärkte Einsatz von KI zur Prozessoptimierung, die nahtlose Integration aller Systeme zu All-in-One-Plattformen und eine immer tiefere Personalisierung des Gästeerlebnisse.
