De werkschema's in een restaurant beheren

In dit artikel vertellen we u meer over een ingewikkeld onderwerp, namelijk het efficiënt en succesvol beheren van werkschema's in een restaurant om alles vlot te laten verlopen en uw medewerkers productief en tevreden te houden. We zijn ervan overtuigd dat dit veel meer inhoudt dan een schema opstellen en de verschillende werktijden van het personeel in elkaar puzzelen. Het is belangrijk dat u vertrekt vanuit een uitgekiend plan dat rekening houdt met last-minute wijzigingen en onvoorziene omstandigheden.

Heeft uw restaurant een efficiënt ploegensysteem? Lees dit artikel om u op weg te helpen!

Bepaal duidelijk waar en wanneer u vast personeel nodig hebt

Maak eerst een overzicht van de verschillende activiteiten waar u personeel voor nodig hebt. Het management, de keuken, de eetzaal, de bar, de schoonmaak, ... Op die manier kunt u personeel inschakelen waar en wanneer uw restaurant dat nodig heeft. Het is ook handig om een inschatting te maken van het aantal medewerkers dat u tijdens bepaalde periodes nodig zult hebben. Op die manier kunt u alles zo goed mogelijk organiseren.

Weet u bijvoorbeeld hoeveel personeelsleden u in de zomer nodig hebt? En al eens aan oudejaarsavond, Valentijnsdag of het midden van januari gedacht? Deze informatie is cruciaal voor uw planning.

Houd een lijst met extra personeelsleden bij

Het tweede wat u moet doen is een lijst bijhouden met mensen die u bijvoorbeeld kunt bellen in erg drukke periodes maar ook als uw chef-kok ziek is, als de gastvrouw om dringende familiale redenen niet kan komen werken, als de barman twee dagen op cursus is om zijn skills bij te schaven, of als de sous-chef om persoonlijke redenen even niet kan komen werken. Extra personeel achter de hand hebben is even belangrijk als vast personeel aanwerven. Zo zorgt u er immers voor dat de werkschema's zo vlot mogelijk ingevuld kunnen worden.

Wat gebeurt er als de manager of eigenaar afwezig is? Het is absoluut noodzakelijk dat er iemand kan invallen indien de manager van de zaak afwezig is! Probeer steeds om iemand achter de hand te houden zodat u op het laatste moment geen onnodige stress hebt.

Kies mensen met een toereikende beschikbaarheid

Werf mensen aan die beschikbaar zijn wanneer u ze nodig hebt en geen problemen hebben met veranderende werkschema's. Het heeft immers geen enkel nut om een hoog opgeleid team samen te stellen als er bij het invullen van de werktijden problemen opduiken.  Mensen die bij u komen werken moeten zich bovendien bewust zijn van het specifieke karakter van de horeca en hier vanaf dag één akkoord mee gaan.

Het moet daarnaast erg duidelijk zijn welke voorwaarden en contracten ze aanvaarden zodat u wettelijk in orde bent als u de werktijden moet invullen.

Zorg voor realistische werktijden

Zodra u weet voor welke afdeling u personeel nodig hebt en hoeveel mensen u moet aannemen, kunt u de werktijden invullen. Hoeveel uur zijn er nodig om alles klaar te maken voordat de eerste gasten aan tafel schuiven? En hoelang duurt het om alles schoon te maken nadat de laatste klant vertrokken is? Plan werktijden die rekening houden met elk uur vanaf het moment dat het restaurant opengaat totdat het sluit.

Bepaal daarnaast de rusttijden. Die zijn minstens even belangrijk als de werkuren en zorgen ervoor dat uw medewerkers voldoende rust hebben om zo goed mogelijk te presteren.

Roteer personeel met gezond verstand

In het beste geval roteert u uw personeel op een eerlijke en gelijkwaardige manier, zonder rekening te houden met iemands functie of positie. Zo zorgt u ervoor dat iedereen met de glimlach komt werken en zijn werktijden naleeft.

Het is in dat opzicht erg belangrijk dat u voortdurend communiceert met uw medewerkers en rekening houdt met hun persoonlijke behoeftes. Ken hun grenzen, vooral op het vlak van tijd, en houd rekening met hun persoonlijke leven en behoeftes. Sommige personeelsleden hebben misschien drie kinderen en zijn toch meer beschikbaar dan iemand zonder kinderen maar die wel andere beperkingen heeft.

Daarnaast is het ook beter om werktijden voor iedereen gelijk te stellen en 'privileges' te vermijden voor personen die al langer voor u werken. We raden u dan ook af om hen bijvoorbeeld meer uren toe te kennen zodat ze meer geld kunnen verdienen of hen betere werktijden te geven. Een conflict loert immers om de hoek. Probeer er ook voor te zorgen dat uw personeelsleden alle taken in het restaurant kunnen uitvoeren.

Als kers op de taart bieden we u onze uitstekende tool die u helpt om de organisatie van uw restaurant vlekkeloos te laten verlopen. Maak kennis met TheFork Manager. Deze tool met tal van handige functies geeft elk personeelslid een gebruikersnaam en een wachtwoord zodat u meer controle hebt over de werkschema's van uw medewerkers.

Maakt u nog geen gebruik van TheFork Manager? Klik hier en probeer het uit. U zult het verschil merken!

Cómo establecer horarios realistas

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. 

¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

En segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotación equitativa del personal

Lo ideal es hacer una rotación de personal centrada en la transparencia, justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello, podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones, especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad horaria que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación de tiempo.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Las normativas legales sobre los turnos de trabajo

Para tutelar el bienestar de los trabajadores y garantizar condiciones laborales adecuadas, hay una serie de normativas legales a nivel nacional e internacional que regulan este tipo de aspecto. Aquí están las más importantes:

• A partir del 1 enero 2025, el Ministerio de Trabajo español va a introducir una reducción de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas. Esto para dar a los empleados la posibilidad de un balance mejor entre su vida personal y laboral.
• Por lo que concierne los días de descanso, el Estatuto de los Trabajadores fija un día y medio como periodo de descanso semanal mínimo. Todavía, este dato puede variar según la región española y la legislación local. 
• En fin, otro tema es el horario nocturno de los restaurantes, un periodo entre las 22 de la noche hasta las 6 de la mañana. Estas horas tienen una remuneración especial con un pago que está reconocido come un extra de nocturnidad. ‍

‍Respetar estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también promueve el bienestar de los empleados, mejorando sus condiciones laborales y su vida personal. 

Por esto, es esencial calcular una carga de trabajo adecuada para gestionar mejor los horarios de tus camareros y de tu equipo de cocina, asegurando un servicio optimal siempre. 

El uso de herramientas para la gestión de horarios

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  TheFork Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

Si aún no cuentas con TheFork Manager, te invitamos a probarlo en tu restaurante haciendo clic aquí. ¡Notarás la diferencia!