Hoe kun je de personeelsplanning maken van een restuarant

In dit artikel willen we een complexe kwestie behandelen zoals het maken van een een goede en effeciënte personeelsplanning van het restuarant zodat alles op wieltjes loopt waarmee alle medewerkers blij zijn en iedereen goed zijn best zal doen. Wij geloven dat het veel verder gaat dan het maken van een schema en tijden aanpassen. Het gaat om een planning die bestand is tegen onverwachte situaties, last-minute wijzigingen en ontregelingen.

Heb jij in jouw restaurant een goede personeelsplanning? Noteer deze stappen om dit voor elkaar te krijgen!

Bepaal de vraag naar vast personeel

Het is zeer strategisch om te beginnen met het duidelijk maken van alle onderdelen van het bedrijf waarvoor personeel nodig is. Management, keuken, eetzaal, bar, schoonmaak, en natuurlijk welk personeel er nodig is voor deze onderdelen. Op deze manier kunnen we het plannen van dienstregelingen op basis van de werkelijke vraag van het restaurant. Het is ook aan te raden om een schatting te maken van het personeel dat in bepaalde seizoenen nodig zal zijn om alles zo georganiseerd mogelijk te houden.

Weet je hoeveel personeel je nodig hebt in de zomer? En voor oudejaarsavond, Valentijnsdag of de maand januari? Dit is belangrijke informatie voor onze planning.

Een lijst van extra personeel hebben

Het tweede ding dat we bij de hand moeten hebben is een lijst met het personeel dat eventueel kan invallen bijvoorbeeld op het moment van zeer hoge bezetting, maar ook als onze chef-kok ziek wordt of de maître een week afwezig moet zijn voor een gezinsaangelegenheid, of als de bartenderafwezig is twee dagen op cocktailcursus isof als de tweede chef-kok op reis is. Het hebben van extra personeel is even belangrijk als het definiëren van het vaste personeel, om een rotatie van de roosters te bereiken met zo min mogelijk tegenslagen.

En wat al de eigenaar of manager niet aanwezig kan zijn? Des te meer reden dat hij iemand nodig heeft om hem te vervangen! Het zal gerust stellen om dit persoon altijd vooraf klaar te hebben staan.

Kies personeel met een goede beschikbaarheid

Een ander fundamenteel ding voor een goede personeelsplanning, is
personeel aannemen met goede beschikbaarheid en bereid zijn om veranderingen in dit opzicht aan te brengen. Het heeft voor ons geen zin om een hooggekwalificeerd team te hebben, als het voortdurend problemen oplevert om de schema's te dekken. Het is ook belangrijk dat mensen die in deze sector actief worden, zich volledig bewust zijn van de aard van deze sector en dat ze het er vanaf het begin mee eens zijn.

Het is ook belangrijk om op de hoogte te zijn van het type contract en voorwaarden voor iedereenom deze overeenkomsten wettelijk te respecteren op het moment dat de werkroosters gemaakt worden.

Reële werkroosters opstellen

Als we eenmaal alle te dekken gebieden en het personeel daarvoor kennen, kunnen we in principe de werktijden bepalen. Hoeveel uur duurt het om alles klaar te krijgen voordat de eerste gast binnenkomt? En om alles in orde achter te laten als de laatste gast weg is? Dan kunnen we de werkroosters maken met inachtneming van alle uren vanaf het moment dat de zaak opengaat tot sluitingstijd.

Ten tweede is het noodzakelijk om de vrije dagen vast te stellen.Dit om ervoor te zorgen dat alle medewerkers, afhankelijk van hun werklast, voldoende rust hebben om optimaal te kunnen presteren.

Rouleer het personeel met goede verstand

Idealiter zou er een eerlijke en rechtvaardige roulatie van personeel voor iedereen moeten zijn, ongeacht de rang of functie. Dit is voor hen van essentieel belang om iedereen tevreden te hebben en dat ze ook hun werkroosters respecteren.

Om dit te doen kunnen we constant in contact zijn met het team en rekening houden met hun persoonlijke behoeften. Weet wat hun beperkingen zijn, vooral op tijdsniveau, ook als ze een persoonlijke situatie hebben, of een andere behoefte. Een persoon kan 3 kinderen hebben en meer tijd beschikbaar hebben dan een andere persoon die een andere vorm van tijdsbeperking heeft.

Aan de andere kant is het ook wenselijk dat deze wijzigingen gelijk zijn voor iedereenen vermijd het geven van "privileges" aan degenen die langer hebben gewerkt, zoals het toekennen van meer uren voor extra inkomen of betere werktijden voor hen, omdat dit tot conflicten kan leiden. Bovendien is het het beste voor alle medewerkers om voorbereid te zijn om alle restaurantwerkzaamheden op zich te nemen.

En om deze planning af te ronden, bieden wij je een ideaal hulpmiddel zodat jouw medewerkers zich zo goed mogelijk kunnen organiseren volgens hun diensten. Dit is TheFork Manager die behalve de vele functies ook een gebruikersnaam en wachtwoord heeft voor iedere werknemerwaardoor je een beter toezicht op hen kunt hebben.

Als je nog steeds geen TheFork Manager hebt, nodigen wij je uit om het in jouw restaurant te proberen door hier te klikken.. Je zult het verschil merken!

Cómo establecer horarios realistas

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. 

¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

En segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotación equitativa del personal

Lo ideal es hacer una rotación de personal centrada en la transparencia, justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello, podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones, especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad horaria que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación de tiempo.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Las normativas legales sobre los turnos de trabajo

Para tutelar el bienestar de los trabajadores y garantizar condiciones laborales adecuadas, hay una serie de normativas legales a nivel nacional e internacional que regulan este tipo de aspecto. Aquí están las más importantes:

• A partir del 1 enero 2025, el Ministerio de Trabajo español va a introducir una reducción de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas. Esto para dar a los empleados la posibilidad de un balance mejor entre su vida personal y laboral.
• Por lo que concierne los días de descanso, el Estatuto de los Trabajadores fija un día y medio como periodo de descanso semanal mínimo. Todavía, este dato puede variar según la región española y la legislación local. 
• En fin, otro tema es el horario nocturno de los restaurantes, un periodo entre las 22 de la noche hasta las 6 de la mañana. Estas horas tienen una remuneración especial con un pago que está reconocido come un extra de nocturnidad. ‍

‍Respetar estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también promueve el bienestar de los empleados, mejorando sus condiciones laborales y su vida personal. 

Por esto, es esencial calcular una carga de trabajo adecuada para gestionar mejor los horarios de tus camareros y de tu equipo de cocina, asegurando un servicio optimal siempre. 

El uso de herramientas para la gestión de horarios

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  TheFork Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

Si aún no cuentas con TheFork Manager, te invitamos a probarlo en tu restaurante haciendo clic aquí. ¡Notarás la diferencia!