Como gerir os horários do pessoal num restaurante

Neste artigo queremos falar de um tema complexo: uma gestão boa e eficaz dos turnos do pessoal do restaurante, para que tudo funcione na perfeição onde todos os seus intervenientes estão contentes e a fazer bem o seu papel. Acreditamos que é algo que vai para além de apenas se fazer uma tabela e enquadrar horários. É importante que por detrás disto, haja um planeamento à prova de imprevistos, alterações de última hora e desajustes.

No seu restaurante… fazem uma correcta rotação de turnos? Siga estes passos para o conseguir!

Definir bem a procura de pessoal fixo

O ponto mais estratégico começa por ter bem definidas todas as áreas do negócio para as quais vai necessitar de pessoal. Gerência, cozinha, sala, balcão, limpeza, e evidentemente, quantas pessoas são necessárias em cada uma destas áreas. Desta forma, poderemos fazer um planeamento dos horários com base na procura real do restaurante. Também é conveniente fazer estimativas do pessoal que será necessário em determinadas épocas para ter tudo o mais organizado possível.

Sabe quantas pessoas necessita de ter na sua equipa este verão? E na passagem de ano e no Dia dos Namorados? É um dado muito importante para fazermos os nossos planeamentos.

Ter uma lista de pessoal extra

O segundo ponto a ter em conta é que vamos sempre precisar de ter uma lista com o pessoal que possa trabalhar pontualmente em momentos de elevadíssima ocupação, por exemplo, mas também para casos como quando o chefe adoece ou a responsável de sala tem que se ausentar uma semana por motivos familiares, ou o barman está fora alguns dias para realizar uma formação sobre cocktails, ou o segundo cozinheiro tem que viajar por motivos pessoais. Ter pessoal extra é tão importante como definir o pessoal fixo, para se conseguir uma rotação de horários com os menores contratempos possíveis.

E o que acontece se for o dono ou gerente que não pode estar presente? Aí ainda precisa mais de ter alguém que o substitua! Será sempre muito tranquilizador ter uma pessoa disponível com antecedência.

Escolher pessoal com uma boa disponibilidade em termos de horários

Outra coisa básica para conseguir uma boa gestão dos horários, é contratar pessoal que tenha uma boa disponibilidade em termos de horários e que tenha uma boa disposição para as alterações neste sentido. De nada servirá ter uma equipa muito qualificada, se constantemente cria problemas para cobrir diligentemente os turnos. Também é importante que as pessoas que vêm trabalhar no negócio, tenham plena consciência da natureza deste sector e que estejam de acordo desde o início com a mesma.

Também é importante ter bastante claro o tipo de contrato e condições de cada um, de forma a respeitar legalmente estes acordos na altura de atribuir os horários.

Estabelecer horários reais

Tendo já definido todas as áreas a cobrir e o pessoal para tal, então já deveremos poder determinar os horários de trabalho. Quantas horas são necessárias para ter tudo pronto antes de entrar o primeiro cliente? E para deixar tudo em ordem após ter partido o último cliente? Contaremos assim os turnos horários tendo em conta todas as horas, desde a abertura do local até ao seu encerramento.

E em segundo lugar, estabeleceremos os horários de descanso, tão importantes como os de trabalho, para garantir que todo o pessoal, segundo a sua carga laboral, tenha o descanso suficiente para render de forma ótima.

Rotação do pessoal com sentido comum

O ideal é fazer uma rotação do pessoal de forma justa e equitativa para todos, independentemente do intervalo ou posição que tenha. Este ponto é a chave para que todos se sintam bem no trabalho e respeitem também os seus horários.

Para tal, podemos manter uma comunicação constante com a equipa e as suas necessidades pessoais. Conhecer quais são as suas limitações, especialmente a nível de tempo, saber se têm alguma situação pessoal ou alguma outra necessidade. Uma pessoa pode ter 3 filhos e ter mais disponibilidade de tempo que outra que não os tem, mas que poderá ter outro tipo de limitação horária.

Por outro lado, também é conveniente que as alterações de horários sejam iguais para todos, e evitar dar “privilégios” aos que trabalham há mais tempo no negócio, como atribuir-lhes mais horas para poderem ter lucros extra ou melhores turnos, já que poderia originar conflitos. Para além disso, o ideal é que todo o pessoal esteja preparado para assumir qualquer nível de trabalho do restaurante.

E como a cereja no topo do bolo deste planeamento, apresentamos-lhe a ferramenta ideal para que o seu pessoal se possa organizar o melhor possível segundo os seus turnos horários. É o TheFork Manager, que entre muitas outras funções, tem a possibilidade de ter um utilizador com password para cada pessoa da equipa, e desta forma ter um melhor controlo das tarefas e movimentos de cada um.

Se ainda não tem o TheFork Manager, convidamo-lo a experimentá-lo no seu restaurante clicando aqui. Notará a diferença!

Cómo establecer horarios realistas

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. 

¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

En segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotación equitativa del personal

Lo ideal es hacer una rotación de personal centrada en la transparencia, justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello, podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones, especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad horaria que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación de tiempo.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Las normativas legales sobre los turnos de trabajo

Para tutelar el bienestar de los trabajadores y garantizar condiciones laborales adecuadas, hay una serie de normativas legales a nivel nacional e internacional que regulan este tipo de aspecto. Aquí están las más importantes:

• A partir del 1 enero 2025, el Ministerio de Trabajo español va a introducir una reducción de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas. Esto para dar a los empleados la posibilidad de un balance mejor entre su vida personal y laboral.
• Por lo que concierne los días de descanso, el Estatuto de los Trabajadores fija un día y medio como periodo de descanso semanal mínimo. Todavía, este dato puede variar según la región española y la legislación local. 
• En fin, otro tema es el horario nocturno de los restaurantes, un periodo entre las 22 de la noche hasta las 6 de la mañana. Estas horas tienen una remuneración especial con un pago que está reconocido come un extra de nocturnidad. ‍

‍Respetar estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también promueve el bienestar de los empleados, mejorando sus condiciones laborales y su vida personal. 

Por esto, es esencial calcular una carga de trabajo adecuada para gestionar mejor los horarios de tus camareros y de tu equipo de cocina, asegurando un servicio optimal siempre. 

El uso de herramientas para la gestión de horarios

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  TheFork Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

Si aún no cuentas con TheFork Manager, te invitamos a probarlo en tu restaurante haciendo clic aquí. ¡Notarás la diferencia!