Wie ein digitales Reservierungsbuch für die Gastronomie Ihre Restaurantverwaltung optimiert und den Umsatz steigert
Entdecken Sie die neue Version der TheFork Manager Software, die entwickelt wurde, um den Alltag von Restaurantbetreiber:innen einfacher zu machen und ihre Nutzererfahrung zu verbessern.
TheFork Manager ist Ihr wichtigstes Tool, wenn es um die Verwaltung von Reservierungen geht. Sämtliche Funktionen wurden entwickelt, um das Hauptziel zu erreichen: Restaurants dabei zu helfen, ihre Umsätze und Margen zu maximieren.
Mit dieser neuen Version werden Sie unter anderem dazu in der Lage sein, Kundendaten einfacher zu extrahieren, relevantere Geschäftsberichte zu erstellen und sogar die Platzierung der Tische mithilfe eines neu entworfenen Tischplans zu optimieren.
Seit über zwölf Jahren unterstützen wir Restaurantbetreiber und helfen ihnen dabei, die Herausforderungen, denen sie sich jeden Tag stellen müssen, zu meistern. Diese neue Version basiert auf dem Feedback dieser Restaurantbetreiber: mehr Funktionen, um No-Shows zu vermeiden, die bereits um 31 % gesunken sind, seitdem die ersten Lösungen im Jahr 2015 aktiviert wurden, sowie ein komplett neu entworfener Tischplan.
sagt Remy Bitoun, Regional Director Deutschland/Österreich/Schweiz für TheFork.
Was ist ein digitales Reservierungsbuch für die Gastronomie und warum ist es unverzichtbar?
Ein digitales Reservierungsbuch hat gegenüber einem “traditionellen” Reservierungsbuch einige Vorteile, die es für Ihr Restaurant unverzichtbar machen.
- Reservierungsmanagement und Automatisierung: Digitale Reservierungsbücher helfen beim Management der Reservierungen und der Automatisierung. Beispielsweise können automatische Bestätigungen und Erinnerungen an Gäste versendet werden, die einen Tisch reserviert haben.
- Fehlervermeidung: Das händische Eintragen in ein Reservierungsbuch ist von Natur aus fehleranfällig. Ein digitales Reservierungsbuch ist weit weniger fehleranfällig.
- Flexibilität und Effizienz: Ein digitales Reservierungsbuch kann in Echtzeit Daten abrufen und ist immer up to date. Und das von jedem Ort aus.
Sie können sich auf wichtige Funktionen verlassen, um die Verwaltung Ihres Restaurants zu vereinfachen.
- Ein digitales Reservierungsbuch
Mit TheFork Manager können TheFork Partner-Restaurantbetreiber:innen Reservierungen aufnehmen, ändern oder stornieren, ganz egal, ob diese online oder per Telefon eingegangen sind. Sie haben unmittelbaren Zugriff auf eine zentrale Ansicht aller Reservierungen, unabhängig davon, über welchen Kanal diese entgegengenommen wurden (TheFork, Google, Instagram, persönliche Reservierung, etc.).
- Ein interaktiver Tischplan
Der Tischplan ermöglicht es Ihnen, die Anordnung der Tische in Echtzeit zu ändern, um Ihre Auslastungsquote zu optimieren. Sie können ihn auch für einen Service Ihrer Wahl ansehen und die voraussichtliche Anzahl der kommenden und gehenden Gäste innerhalb eines festgelegten Zeitraums überprüfen. Eine wertvolle Zeitersparnis für die Verwaltung von Front-of-House-Services.
- Ein Business-Management-Tool
Wenn Sie Ihre Reservierungen im TheFork Manager zentralisieren, können Sie Geschäftsberichte erstellen: Verteilung der Reservierungen nach Tag, nach Service (Mittag- oder Abendessen) und auch nach Kanal (Webseite, TheFork, Reservierungs-Widgets). Auf diese Weise können Sie die wirksamsten Hebel identifizieren und besondere Angebote für eher ruhigere Zeiträume erstellen, um mehr Kunden anzuziehen.
- Ein Kunden-Kommunikations-Tool
Mit TheFork Manager können Sie Ihre eigene Kundendatenbank aufbauen: Nachname, Vorname, E-Mail, Allergien, Essensvorlieben, etc. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, E-Mail- und SMS-Kampagnen direkt über die Software zu entwerfen und zu versenden, um die Kundenbindung durch personalisierte Angebote zu stärken.
- Ein Mittel gegen No-Shows
Zu guter Letzt bietet TheFork Manager Ihnen Zugriff auf eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie No-Shows vermeiden können: Bestätigung der Reservierung per E-Mail/SMS, Anzeige der Kundenloyalität, etc.
Sie haben TheFork Manager noch nicht ausprobiert? Dann wird es Zeit!
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Vorteile eines digitalen Reservierungssystems für Restaurants
Ein digitales Reservierungssystem hat zahlreiche Vorteile für Restaurantbetreiber:innen:
- Optimales Tischmanagement: Ein digitales Reservierungsmanagement hilft dabei, die Tische effizient auszulasten. So sind Tische immer optimal belegt und es kommt zu weniger Wartezeiten zwischen Gästen.
- Automatisiertes Reservierungsmanagement: Reservierungen können verwaltet und angepasst werden.
- Sammeln und Analysieren von Feedback: Die Meinungen der Gäste können gesammelt und analysiert werden. So wird das Gästeerlebnis kontinuierlich verbessert.
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Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Reservierungen und die Tisch-Anordnung, um sicherzustellen, dass Ihr Restaurant immer voll besetzt ist.
- Optimieren Sie die Verwaltung und Anordnung Ihrer Tische
Mit der Funktion "Verfügbarkeitsdauer" haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitraum festzulegen, in dem der Tisch für einen bestimmten Kunden und dessen Mahlzeit vorgesehen ist, und können diesen Kunden darüber informieren. Die Berechnung basiert auf Informationen, die vom/von der Restaurantbetreiber:in eingegeben wurden und die durchschnittliche Dauer einer servierten Mahlzeit entsprechend der Gewohnheiten des Kunden berücksichtigen (z. B. von 13 Uhr bis 15 Uhr: eine Stunde Mahlzeit, ab 19 Uhr: zwei Stunden Mahlzeit, etc.) . Restaurantbetreiber:innen können auf diese Weise den Eingang der Reservierungen kontrollieren und so ihre Auslastung optimieren.
Um die Erfahrung der Kunden Ihres Restaurants zu verbessern, bietet TheFork Ihnen auch die Funktion "Sitzplatz-Präferenzen". Mit nur wenigen Klicks können Ihre Gäste jetzt sowohl den Bereich, in dem sie zu Mittag oder zu Abend essen möchten, auswählen (Terrasse, Innenhof, Dachterrasse, etc.) als auch die Art des Tischs (Tresen, hoch, niedrig, etc.). Die Zuordnung geschieht überdies ganz automatisch, basierend auf den Informationen, die Sie bereits in Ihrem Tischplan eingegeben haben. Eine Zeitersparnis für Restaurantinhaber:innen und eine personalisierte Erfahrung für den Kunden.
- Kontrollieren Sie den Eingang Ihrer Reservierungen
Ist Ihr Restaurant oft ausgebucht, Sie sind aber leider manchmal Opfer von Stornierungen in letzter Minute? TheFork bietet Ihnen zwei wichtige Tools, mit denen Sie Ihre Auslastungsquote verbessern können: die Warteliste und die Warteschlange.
Restaurantbetreiber:innen, deren Restaurant ausgebucht ist, finden sich regelmäßig in zwei Situationen wieder. Wenn ein Gast zur Tür hinein kommt und dazu bereit ist, eine Weile zu warten, können Sie seine Buchung zur Warteschlange hinzufügen, sodass, wenn ein Tisch frei wird, Sie ihn ganz einfach benachrichtigen, den Status der Reservierung in "bestätigt" ändern und den Gast begrüßen können.
Wenn Ihr Restaurant ausgebucht ist, Sie aber die Funktion Warteliste aktiviert haben, können Sie den Gästen, die einen Tisch reservieren möchten, anbieten, sie auf die Warteliste zu setzen*. Wie funktioniert das in der Praxis? Sobald Sie die Funktion aktiviert haben, können Sie im TheFork Manager eine Warteliste erstellen, Reservierungen akzeptieren oder ablehnen und die Option der Rückbestätigung für eine Reservierung nutzen, bevor Sie die Reservierung schließlich verifizieren. Eine Funktion, die eine ideale Möglichkeit darstellt, um die Auslastung Ihres Restaurants zu optimieren.
- Reduzieren Sie die Anzahl von No-Shows drastisch
Die Funktion "Rückbestätigungsanfrage" für Reservierungen ist extrem wichtig, um Gäste daran zu erinnern, dass sie in naher Zukunft in Ihr Restaurant kommen werden. Diese Erinnerung wird Ihnen dabei helfen, das Risiko von No-Shows zu senken und die Anzahl der leeren Tische zu reduzieren. Der Vorteil dabei ist, dass Sie diese Rückbestätigungsanfragen konfigurieren können, damit sie am besten zu Ihnen und zu Ihren Teams passen (manuell, programmiert oder Rückbestätigung nur per SMS). Wenn Sie mehr Informationen zu dieser Funktion haben möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Account Manager.
Integration eines digitalen Reservierungsbuchs in bestehende Restaurantprozesse
Um ein digitales Reservierungsbuch möglichst reibungslos in Ihr Restaurant zu integrieren, wählen Sie zuerst die passende Software für Ihren Betrieb aus, beispielsweise TheFork Manager.
Nach der Installation sollten Sie alle Mitarbeiter:innen darin schulen, damit sie genau wissen, wie das digitale Reservierungsbuch funktioniert. Eine kurze Testphase sorgt dafür, dass etwaige Fehler und Fragezeichen aus dem Weg geräumt werden, bevor das digitale Reservierungsbuch offiziell genutzt wird.
Beispiele für erfolgreiche Implementierungen in der Gastronomie
In München arbeitet das Restaurant Tantris schon lange mit einem Reservierungssystem. Das Fine Dining Restaurant bietet verschiedene vier, sechs und acht Gänge-Menüs an und ist jedes Mal ein Erlebnis. Online können Gäste ganz einfach ihren Tisch reservieren und im Restaurant oder an der Bar nach Vorliebe für mittags oder abends reservieren. Tantris ist damit ein Vorreiter für erfolgreiches Reservierungsmanagement, das ihre Prozesse deutlich vereinfacht.
Das Sausalitos kam schon in den 90er Jahren das erste Mal nach Deutschland. Das Restaurant mit mexikanischem Flair ist ein richtiges Erlebnis. Damit ein so erfolgreiches Restaurant den Überblick nicht verliert, nutzt es ein digitales Reservierungsbuch. Hier können Gäste Tische online reservieren, je nach Personenanzahl und geplanter Zeit. Hier können Gäste zudem Allergene angeben, die sie nicht essen können. Die Tischabwicklung im Sausalitos läuft auf jeden Fall “muy bien”.
Wie lassen sich diese wichtigen Funktionen aktivieren?
Melden Sie sich bei TheFork Manager an und gehen Sie im Menü auf die Registerkarte Konfiguration, um dann auf erweiterte Einstellungen zu klicken und schließlich die Funktion "Verfügbarkeitsdauer" aktivieren zu können.
Führen Sie dieselben Schritte durch, um die Funktion "Sitzplatz-Präferenzen" zu aktivieren.
Sobald Sie die Funktionen aktiviert haben, müssen Sie nur noch die Art der Tische definieren und die verschiedenen Bereiche in Ihrem Restaurant benennen (Terrasse, Haupt-Speisesaal, Innenhof, etc.). Wenn Sie eine Reservierung mit dem Hinweis "Sitzplatz-Präferenzen" erhalten, können Sie diese ganz einfach über das entsprechende Symbol neben der Reservierung finden. Diese Reservierung wird dann automatisch einem passenden Bereich und, sofern vorhanden, der gewünschten Tischart zugewiesen.
Um die Funktion "Warteschlange" zu aktivieren, gehen Sie einfach zu den erweiterten Einstellungen und aktivieren Sie die Funktion.
Wenn Sie mehr Informationen zu diesen Funktionen oder persönlichen Support erhalten möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Account Manager.
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*(wenn Sie ein White Label Reservierungsmodul für PRO und PRO+ haben)
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