In der modernen Gastronomie sind digitale Helfer unverzichtbar geworden. Eine leistungsstarke Restaurantsoftware ist der Schlüssel, um Abläufe zu automatisieren, Kosten zu senken und das Gästeerlebnis auf ein neues Level zu heben.
Doch der Markt ist riesig und unübersichtlich. Dieser Guide erklärt, was eine gute Software für ein Restaurant ausmacht, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen, und stellt Ihnen die 11 besten Tools für den deutschen Markt im Jahr 2025 vor.
Was ist eine Restaurantsoftware?
Unter dem Begriff Restaurantsoftware versteht man einen Sammelbegriff für alle digitalen Werkzeuge, die Gastronom:innen bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. Das reicht von der Online-Reservierung über das Kassensystem und die Lagerverwaltung bis hin zum Marketing. Der Markt für diese Technologien wächst rasant, da immer mehr Betriebe erkennen, dass Effizienz und datengestützte Entscheidungen über den Erfolg entscheiden.
Moderne Lösungen wie TheFork Manager sind ein perfektes Beispiel: Sie integrieren mehrere Kernbereiche wie Reservierung und Marketing auf einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.
Arten von Restaurantsoftwares
Die Arten von Restaurantsoftwares lassen sich je nach den spezifischen Bedürfnissen von Bars, Pizzerien und Restaurants im Allgemeinen kategorisieren. Der POS (Point of Sale), das Zahlungsterminal, ist mittlerweile von wesentlicher Bedeutung. Eine Restaurantsoftware ist sehr hilfreich bei der Verwaltung der Speisekarte - Sie können Listen von Gerichten und deren Preisen erstellen und laufend aktualisieren - und bei der Verwaltung von Reservierungen.
Letzteres ist ein ebenso weit verbreitetes wie relevantes Werkzeug, das den Arbeitsalltag im Restaurant tagtäglich bestimmt: Die Software ermöglicht eine intelligente Verwaltung der Reservierungen, indem sie die telefonisch, per E-Mail, persönlich oder online getätigten Reservierungen zentralisiert und dann im Reservierungskalender anzeigt. Ein digitaler Tischplan, wie er von The Fork Manager entwickelt wurde, ist die beste Art, die reservierten Tische (sowohl online als auch offline) im Blick zu haben und die Tischfluktuation zu erhöhen.
Zudem existiert eine Software für die Bestandsverwaltung und den Einkauf und somit für die Bestellungen bei Lieferant:innen. Diese bietet den Zusatznutzen der Bestandsverfolgung und eine praktische Kostenverwaltung. Darüber hinaus gibt es Programme für die Personalkoordinierung mit spezifischen Funktionen für die Planung der Schichten, Überwachung der Arbeitszeiten, Lohnabrechnung und Leistungsbewertung.
Vor allem für Restaurants, die einen Teil ihres Umsatzes durch ihren Lieferservice erzielen, ist eine Software für die Verwaltung von Lieferungen und Takeout nützlich, um Bestellungen zu überwachen und zu verfolgen - eventuell mit Hilfe integrierter Lieferservice-Plattformen. Eine Analyse- und Berichtssoftware gibt Einblicke in die Performance des Restaurants, während Treue- und CRM-Softwares (Customer Relationship Management) für Treueprogramme entwickelt wurde und Auskunft über das Feedback und die Vorlieben der Gäste gibt.
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Warum ist Restaurantsoftware unverzichtbar?
Die Investition in digitale Werkzeuge zahlt sich schnell aus, indem sie manuelle, fehleranfällige Prozesse ersetzt. Branchenstudien zeigen, dass Restaurants, die digitale Tools nutzen, im Schnitt 30 % des administrativen Aufwands einsparen können.
Die Vorteile sind vielfältig:
⏰ Höhere Effizienz: Automatisieren Sie Routineaufgaben und gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Gäste.
📉 Geringere Fehlerquote: Digitale Systeme vermeiden kostspielige Fehler bei Bestellungen, Abrechnungen und Reservierungen.
❤️ Bessere Gästezufriedenheit: Schnellere Abläufe und personalisierter Service führen zu glücklicheren Gästen und besseren Bewertungen.
📈 Optimierte Auslastung: Intelligente Tischpläne und Online-Buchungen sorgen für eine höhere Tischfluktuation und mehr Umsatz.
📊 Fundierte Entscheidungen: Treffen Sie strategische Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Daten statt aus dem Bauch heraus.
Die 11 besten Restaurantsoftwares in Deutschland (2025)
Wir haben den Markt analysiert und die Top-Lösungen in vier zentralen Kategorien für Sie zusammengestellt.
Reservierung & Gästemanagement
1️⃣ TheFork Manager – Reservierung, Marketing, Gästemanagement 
TheFork Manager ist die führende All-in-One-Plattform in Europa, die Reservierungsmanagement mit leistungsstarken Werkzeugen zur Gästegewinnung und -bindung kombiniert. Das System ermöglicht nicht nur eine effiziente Verwaltung, sondern macht Restaurants auch für Millionen von potenziellen Gästen auf TheFork und Tripadvisor sichtbar.
👉 Ideal für Restaurants jeder Größe, die ihre Online-Präsenz ausbauen und nachhaltig wachsen möchten.
2️⃣ Quandoo 
Quandoo ist eine international verbreitete Reservierungsplattform mit einer starken Präsenz in Deutschland. Das System bietet Restaurants eine gute Online-Sichtbarkeit und einfache Tools zur Verwaltung von Buchungen und Gästedaten. Durch sein breites Netzwerk ist es besonders nützlich, um ein diverses Publikum zu erreichen.
👉 Ideal für Restaurants in städtischen Gebieten, die sowohl lokale als auch internationale Gäste ansprechen wollen.
3️⃣ OpenTable
Als einer der globalen Pioniere im Bereich der Online-Reservierungen bietet OpenTable eine sehr robuste und bewährte Plattform. Das System ist besonders stark in der Anbindung an ein internationales Gästenetzwerk und verfügt über integrierte Bewertungs- und CRM-Funktionen, um die Gästebindung zu fördern.
👉 Ideal für Restaurants in touristischen Hotspots oder solche, die ein internationales Publikum anziehen.
POS- & Kassensysteme
4️⃣ orderbird POS
Orderbird ist ein führender deutscher Anbieter von iPad-basierten Kassensystemen. Die Software ist bekannt für ihre intuitive Bedienung, ihre Flexibilität und die strikte Einhaltung der deutschen Finanzamtsvorschriften (GoBD & KassenSichV). Sie ermöglicht mobile Bestellungen direkt am Tisch und bietet Cloud-basierte Auswertungen.
👉 Ideal für kleine bis mittelgroße Betriebe, die eine einfache, flexible und rechtssichere Kassenlösung suchen.
5️⃣ Lightspeed
Lightspeed bietet ein umfassendes Ökosystem, das weit über eine reine Kasse hinausgeht. Es integriert Kassensystem, Warenwirtschaft, CRM und eine Verwaltung für mehrere Standorte auf einer einzigen Plattform. Die cloud-basierte Architektur ermöglicht den Zugriff auf alle Daten von überall.
👉 Ideal für wachsende Gastronomiebetriebe und Restaurantketten mit mehreren Filialen.
6️⃣ Gastrofix by Lightspeed
Gastrofix ist eine im DACH-Markt fest etablierte und bewährte Kassenlösung, die heute Teil der Lightspeed-Familie ist. Sie ist bekannt für ihre Zuverlässigkeit, den stabilen Offline-Modus und die Fähigkeit, auch komplexe Betriebsabläufe (z.B. in der Hotelgastronomie) abzubilden.
👉 Ideal für anspruchsvolle Betriebe, die höchste Zuverlässigkeit und branchenspezifische Funktionen benötigen.
Küchen- & Lagerverwaltung
7️⃣ Apicbase 
Apicbase ist eine professionelle Food-Management-Plattform, die sich auf die präzise Kontrolle der Lebensmittelkosten spezialisiert hat. Sie ermöglicht die zentrale Verwaltung von Rezepturen, die automatische Berechnung von Food Costs und Allergenen sowie eine Echtzeit-Inventarverwaltung.
👉 Ideal für Küchenchefs und Betriebe, die ihre Margen exakt kontrollieren und Prozesse standardisieren wollen.
8️⃣ SimplyDelivery
SimplyDelivery ist eine All-in-One-Lösung, die speziell für das Liefer- und Take-Away-Geschäft entwickelt wurde. Die Software bündelt Kassensystem, Warenwirtschaft, Fahrer-App und die Anbindung an alle großen Lieferplattformen in einem einzigen, zentralen System.
👉 Ideal für Pizzerien, Burger-Restaurants und alle Gastronomiekonzepte mit einem starken Fokus auf Delivery.
9️⃣ GastroSmart 
GastroSmart ist ein deutsches Tool, das sich auf die Vereinfachung der Warenwirtschaft und Inventurprozesse konzentriert. Es hilft bei der Kontrolle des Wareneinsatzes, erleichtert die Inventur und bietet Schnittstellen zu Lieferanten und Kassensystemen.
👉 Ideal für Gastronom:innen, die eine unkomplizierte und fokussierte Lösung zur Optimierung ihrer Lagerprozesse suchen.
Personalmanagement & Planung
🔟 Planday
Planday ist eine führende internationale Software für die digitale Personaleinsatzplanung. Das Tool vereinfacht die Erstellung von Schichtplänen, die Zeiterfassung per App und die Kommunikation im Team. Die integrierte Kostenkontrolle zeigt bei der Planung direkt die anfallenden Lohnkosten an.
👉 Ideal für Betriebe jeder Größe, die ihre Dienstplanung modernisieren und Zeit sparen wollen.
1️⃣1️⃣ Shyftplan 
Shyftplan ist ein deutsches Tool, das sich auf eine einfache und flexible Schichtplanung spezialisiert hat. Mitarbeiter:innen können per App ihre Verfügbarkeiten eintragen und Schichten tauschen, was die Planung für Manager erheblich vereinfacht. Push-Benachrichtigungen halten das gesamte Team immer auf dem Laufenden.
👉 Ideal für Betriebe mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und einem jungen, digital-affinen Team.
Wie wählt man die richtige Restaurant Software aus?
Die "beste" Software gibt es nicht – nur die, die perfekt zu den individuellen Bedürfnissen Ihres Betriebs passt.
Achten Sie bei Ihrer Entscheidung auf folgende Kriterien: Preis-Leistungs-Verhältnis, Qualität des Supports, Integrationsmöglichkeiten und Skalierbarkeit. Die folgende Tabelle gibt eine erste Orientierung.
Implementierung & Schulung
Die Einführung einer neuen Software ist ein Prozess, der gut geplant sein sollte. Ein bewährter Schritt-für-Schritt-Plan sieht so aus:
- Bedürfnisse analysieren: Was sind die größten Probleme in Ihrem Betrieb, die die Software lösen soll?
- Anbieter testen: Nutzen Sie kostenlose Testphasen und Demos, um ein Gefühl für die Bedienbarkeit zu bekommen.
- Team schulen: Der Erfolg einer Software steht und fällt mit der Akzeptanz Ihres Teams. Planen Sie feste Schulungstermine ein.
- Integration umsetzen: Stellen Sie sicher, dass die neue Software reibungslos mit Ihren bestehenden Systemen (z.B. Kasse) kommuniziert.
Ein guter Anbieter unterstützt Sie dabei aktiv. Anbieter wie TheFork Manager bieten beispielsweise ein persönliches Onboarding und einen kontinuierlichen Kundendienst, um den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten.
Zukunft der Restaurantsoftware
Die Entwicklung von Restaurantsoftwares schreitet rasant voran. Die wichtigsten Trends sind Künstliche Intelligenz (KI) zur Optimierung der Auslastung, eine noch tiefere Personalisierung des Gästeerlebnisses und die nahtlose Integration aller Systeme in All-in-One-Lösungen.
Zukünftig werden datengetriebene Entscheidungen nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel sein. Plattformen wie TheFork Manager sind hier Vorreiter, da sie schon heute Reservierungs-, Gäste- und Marketingdaten auf intelligente Weise miteinander verbinden.
Leere Tische und ständig höhere Kosten?
Häufige Fragen
Was ist eine Restaurantsoftware?
Eine Restaurantsoftware ist ein Sammelbegriff für digitale Werkzeuge, die Gastronom:innen bei der Verwaltung ihres Betriebs unterstützen. Dazu gehören Systeme für Reservierungen, Kassen, Lagerverwaltung, Personalplanung und Marketing.
Welche Vorteile bietet eine Restaurantsoftware?
Die Hauptvorteile sind eine massive Steigerung der Effizienz durch Automatisierung, eine bessere Kostenkontrolle, eine Reduzierung von Fehlern, eine höhere Gästezufriedenheit und die Möglichkeit, Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Daten zu treffen.
Welche Restaurantsoftware ist die beste in Deutschland?
Die "beste" Software hängt vom jeweiligen Restauranttyp ab. TheFork Manager ist führend im Bereich Reservierung und Gästegewinnung, während orderbird und Lightspeed bei den Kassensystemen sehr beliebt sind.
Was kostet eine Restaurantsoftware?
Die Kosten variieren stark. Einfache Tools sind oft schon für 30-50 € pro Monat erhältlich. Umfassende All-in-One-Plattformen oder Kassensysteme können mehrere hundert Euro pro Monat kosten. Viele Anbieter haben flexible Preismodelle.
Welche Software eignet sich für kleine Restaurants?
Für kleine Restaurants eignen sich oft flexible und kostengünstige Lösungen. Im Reservierungsbereich sind das z.B. Central Planner oder das Basis-Modell von TheFork Manager, bei den Kassen sind Anbieter wie orderbird sehr beliebt.
Wie kann eine Restaurantsoftware Gäste binden?
Indem sie eine Gästedatenbank aufbaut. Systeme wie TheFork Manager speichern automatisch die Kontaktdaten und Vorlieben Ihrer Gäste. Diese Informationen können Sie für personalisiertes Marketing, exklusive Angebote und Treueprogramme nutzen.
Welche Trends prägen Restaurantsoftwares 2025?
Die wichtigsten Trends sind der verstärkte Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Prozessoptimierung, die nahtlose Integration aller Systeme zu All-in-One-Plattformen und eine immer tiefere Personalisierung des Gästeerlebnisses.
