Horarios de camareros: cómo planificar y gestionar turnos

Tratar un tema complejo como los horarios de los camareros que trabajan en un restaurante es un desafío. De hecho, una buena y efectiva gestión de los turnos del personal del restaurante debería hacer que todo funcione como una orquesta donde sus integrantes están contentos y hacen bien su papel. 

Creemos que es algo que va mucho más allá que hacer una tabla y cuadrar horarios. Es importante que detrás de ello, haya una planificación a prueba de imprevistos, cambios de última hora y desajustes.

En tu restaurante… ¿Tenéis una buena rotación de turnos? ¡Toma nota de los pasos para lograrlo!

La importancia de la planificación de turnos

Para que un restaurante estébien organizado y sea eficiente, una planificación adecuada de los horarios de los camareros es clave. Una pieza fundamental para gestionar los momentos de mayor demanda, asegurando que cada cliente reciba un servicio a la altura de sus expectativas. 

Según el Real Decreto-ley 8/2019, publicado en el Boletín Oficial del Estado n. 61 de 12 marzo 2019, las jornadas laborales tienen que respetar el convenio colectivo.Por lo tanto, los empleados no deben exceder las 40 horas semanales, para una tutela de su salud y bienestar. Por eso, ha sido introducida la obligación de tener un registro de las horas que los trabajadores tienen que guardar a lo largo de 4 años. 

Esta solución permite a los restauradores controlar cuántas horas trabajan sus camareros y ajustar los turnos basándose en la disponibilidad de los empleados y en el número de clientes. Así, se evita el desgaste del personal y, consecuentemente, reduce la necesidad de horas extra. 

¿Cómo gestionar los horarios del personal en un restaurante?

La definición de la demanda de personal fijo

Es importante comenzar por tener claras todas las áreas del negocio para las que se va a requerir personal. Gerencia, cocina, sala, barra, limpieza, y por supuesto, cuál es el personal que se necesita para estas áreas. De esta manera podremos hacer una planificación de los horarios basándonos en la demanda real del restaurante. También es conveniente hacer estimaciones del personal que se necesitará en temporadas específicas para tenerlo todo lo más organizado posible.

¿Sabes cuánto personal necesitas en verano? ¿Y para tu noche de fin de año, San Valentín o en la cuesta de enero? Es un dato vital para hacer nuestras planificaciones y tener horarios equitativos, un número de horas adecuado para cada empleado en base a sus preferencias vacacionales, también

La importancia de tener personal extra

Lo segundo que debemos tener a mano es una lista con  personal que pueda hacer guardias puntuales en momentos de altísima ocupación.

 Por ejemplo, si nuestro chef está enfermo o si la jefa de sala tiene que ausentarse una semana por cualquier razón, o si el bartender está fuera dos días realizando una formación de coctelería, es necesario tener personal extra. Esto es tan importante como definir el personal fijo, para lograr una rotación de horarios con los menores contratiempos posibles.

¿Y qué sucede si es el dueño o gerente el que no puede asistir? ¡Con mayor razón necesitará alguien que lo supla! Siempre será muy tranquilizador tener esta persona disponible con antelación.

La selección de personal con disponibilidad horaria

Otro básico para lograr una buena gestión de los horarios, es contratar personal que tenga buena disponibilidad horaria y con buena disposición para los cambios en este sentido. De nada nos servirá tener un equipo muy cualificado, si constantemente crea problemas para cubrir correctamentelos turnos. 

También es importante que las personas que entran a trabajar en el negocio tengan plena conciencia de la naturaleza de este sector y que estén de acuerdo desde el comienzo con ello.

Muy necesario será también tener muy claro el tipo de contrato y condiciones de cada quien, para respetar legalmente estos acuerdos a la hora de asignar los horarios.

Cómo establecer horarios realistas

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. 

¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

En segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotación equitativa del personal

Lo ideal es hacer una rotación de personal centrada en la transparencia, justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello, podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones, especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad horaria que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación de tiempo.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Las normativas legales sobre los turnos de trabajo

Para tutelar el bienestar de los trabajadores y garantizar condiciones laborales adecuadas, hay una serie de normativas legales a nivel nacional e internacional que regulan este tipo de aspecto. Aquí están las más importantes:

• A partir del 1 enero 2025, el Ministerio de Trabajo español va a introducir una reducción de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas. Esto para dar a los empleados la posibilidad de un balance mejor entre su vida personal y laboral.
• Por lo que concierne los días de descanso, el Estatuto de los Trabajadores fija un día y medio como periodo de descanso semanal mínimo. Todavía, este dato puede variar según la región española y la legislación local. 
• En fin, otro tema es el horario nocturno de los restaurantes, un periodo entre las 22 de la noche hasta las 6 de la mañana. Estas horas tienen una remuneración especial con un pago que está reconocido come un extra de nocturnidad. ‍

‍Respetar estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también promueve el bienestar de los empleados, mejorando sus condiciones laborales y su vida personal. 

Por esto, es esencial calcular una carga de trabajo adecuada para gestionar mejor los horarios de tus camareros y de tu equipo de cocina, asegurando un servicio optimal siempre. 

El uso de herramientas para la gestión de horarios

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  TheFork Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

Si aún no cuentas con TheFork Manager, te invitamos a probarlo en tu restaurante haciendo clic aquí. ¡Notarás la diferencia!