El presupuesto es una herramienta que nos ayuda a definir los objetivos de venta y gastos anuales: dinero que necesitamos ingresar y gastar con la finalidad de cubrir los costes del restaurante y obtener beneficios.
El presupuesto se confecciona para cuantificar lo que pensamos que va a suceder en el futuro. De esta forma podemos tomar decisiones a tiempo con el objetivo de incidir sobre el futuro y hacerlo mas favorable (si identificamos desviaciones podemos corregirlas antes de que sea tarde). Asimismo podemos controlar la evolución del negocio al comparar lo previsto con la realidad.
Por tanto, calcular el presupuesto de nuestro restaurante es un ejercicio de obligado cumplimiento al inicio del año
¿Cómo llevar a cabo el presupuesto?
Para realizar el presupuesto necesitamos la siguiente información:
- Ventas netas (sin IVA) por meses del año anterior (incorporando el número de clientes y gasto medio por cliente).
- Las cuentas de resultados de cada mes del año anterior, con detalle de las partidas mas importantes.
- Un calendario detallado en las fechas de vacaciones y festividades para determinar como nos afectará el calendario a las ventas.
- Información externa al negocio que nos pueda dar pistas de factores que afecten a nuestras ventas o a nuestros costes, como por ejemplo: aumento de los costes salariales, nuevos competidores en la zona, aumento de los productos, etc...
1 - Nivel de ocupación de clientes y ventas
Este es el punto de partida de todo presupuesto. Necesitamos la siguiente información:
- Capacidad del restaurante.
- Turnos de servicio (comidas, cenas, etc)
- Días de apertura.
- Calendario anual de festivos.
- Revisar las ocupaciones conseguidas en años anteriores.
- Perspectivas del sector para el año siguiente.
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2 - Consumos de materias primas
Si conocemos los ingresos previstos se pueden determinar los consumos de materias primeras. ¿Qué debemos considerar?:
- Coste medio objetivo de materia prima tanto en alimentos como en bebidas. Para ello es necesario analizar los datos de compras de ejercicios anteriores. Por ejemplo, calculando las compras de alimentos de todo un año y ver que porcentaje suponen sobre los ingresos. Este coste asimismo se puede establecer por tipo de productos (primeros, segundos, postres, etc)
- El inventario de materias primas de que disponemos
3 - El presupuesto de coste de personal
Conociendo los ingresos previstos también podemos determinar los costes del equipo humano. Las principales variables a considerar son:
- Coste medio objetivo. Para ello es necesario analizar los gastos de personal de los ejercicios anteriores. Por ejemplo, calculando los costes de todo un año y ver que porcentaje suponen sobre los ingresos
- Una parte del personal es coste de estructura (personal fijo), mientras que otro es coste variable (el personal temporal)
El presupuesto de coste de personal permite prever con tiempo las necesidades, y nos facilita una previsión de las nóminas a pagar en el año
4 - Presupuesto de tesorería
La tesorería está formada por el dinero que disponemos en caja y en el banco. Un cobro o pago se realiza cuando adquirimos (una materia prima) o vendemos (un plato). Pero este momento puede no coincidir con el momento del pago o del cobro.
Existen algunos costes que se hacen efectivos en momentos distintos. La electricidad, impuestos, retenciones suponen importantes variaciones en la tesorería. También debemos reservar el dinero para poder pagar los impuesto trimestrales.
La gestión de la tesorería se lleva a cabo considerando todos los ingresos y gastos, y calculando en qué mes del año se va a cobrar y pagar. Por ello es fundamental conocer las condiciones de pago de los clientes (al contado o a crédito) y las de pago a los proveedores y otros gastos derivados de la gestión.
Si la planificación es correcta, podremos responder a las obligaciones de pago, y saber el margen de disponibilidad real de dinero en cada momento.
La importancia del presupuesto de tesorería reside en que medimos la capacidad de generación de fondos que tiene nuestro restaurante a través de su actividad ordinaria.
Es un indicador de la capacidad de autofinanciación del restaurante
Lluis Codó Pla
CEO
ISGEG Instituto Superior de Gestión y Gastronomía
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