Comment gérer les horaires du personnel dans votre restaurant

Dans cet article, nous avons voulu aborder un sujet complexe : comment mettre en place une gestion correcte et efficace des horaires du personnel dans votre restaurant, afin que tout soit bien orchestré et que chacun soit satisfait et tienne correctement son rôle. Cette tâche ne se limite pas à créer un tableau et organiser les horaires. Il est important de s'appuyer sur une planification fiable afin de pouvoir faire face aux imprévus et aux changements de dernière minute. 

Et à ce sujet, dans votre restaurant… la rotation des services est-elle satisfaisante ? Prenez note pour savoir comment comment gérer les horaires de votre personnel ! 

Evaluez vos besoins en personnel fixe

Une excellente stratégie consiste à commencer par clarifier tous les domaines de votre établissement dans lesquels vous allez avoir besoin de personnel : gestion, cuisine, salle à manger, bar, nettoyage, et bien entendu les effectifs nécessaires. De cette façon, vous allez pouvoir planifier les horaires en fonction des besoins réels du restaurant. Il est aussi utile d’estimer le personnel dont vous allez avoir besoin à certaines périodes de l’année afin que tout soit organisé le mieux possible.

Savez-vous de quels effectifs vous aurez besoin en été ? Pour le réveillon du Nouvel an, pour la Saint-Valentin ou pour ce mois creux qu'est le mois de janvier ? Ces informations sont essentielles pour que vous puissiez établir votre planning.

Ayez une liste d'extras à portée de main 

Deuxième précaution : ayez une liste de professionnels susceptibles de faire des remplacements ponctuels pour les pics d'activité par exmple. Mais vous devez aussi prévoir d’autres situations : votre chef tombe malade, votre chef de salle doit s’absenter une semaine pour des raisons familiales, votre barman est parti deux jours en formation de mixologie, ou votre second de cuisine doit demander un congé pour motif personnel. Prévoir des extras est aussi important que de bien constituer votre équipe fixe afin de pouvoir instaurer une bonne rotation des horaires et ainsi éviter les contretemps. 

Et que se passerait-il si le propriétaire ou le gérant du restaurant vous faisait défaut ? Vous auriez besoin d'un remplaçant ! Et vous seriez bien plus tranquille si vous aviez anticipé en vous assurant de la disponibilité d’une personne capable de prendre la relève.

Choisissez des employés ayant une bonne disponibilité horaire

Une autre règle de base pour bien gérer les horaires est de recruter du personnel qui ait une bonne disponibilité au niveau des horaires et qui accepte volontiers des modifications d’emploi du temps. Une équipe très qualifiée ne vous servira à rien si elle pose continuellement des problèmes pour assurer rapidement tous les services. Il est aussi important que les personnes que vous embauchez soient parfaitement au courant des spécificités de la profession et qu’elles les acceptent dès le début.

Il est aussi indispensable de définir très clairement le type de contrat et les conditions de travail de chacun, afin d’être en conformité avec leurs dispositions sur le plan légal au moment de répartir les emplois du temps.

Déterminez les horaires de travail 

Après avoir établi tous les secteurs à couvrir et les effectifs correspondants, vous pouvez commencer à déterminer les horaires de travail. De combien d’heures avez-vous besoin pour que tout soit prêt avant l’arrivée du premier client ? Et de même, de combien d’heures avez-vous besoin pour tout ranger une fois le dernier client parti ? Vous pouvez alors fixer les différentes rotations horaires en prenant en compte toutes les heures, de l’ouverture de l’établissement jusqu'à sa fermeture..

Ensuite, définissez les horaires de repos, qui sont aussi importants que les horaires de travail, car ils garantissent que tous les employés, selon leur charge de travail, bénéficient d’un repos suffisant pour avoir un rendement optimal.

Faites preuve de bon sens pour organiser les rotations du personnel

L’idéal est de définir une rotation du personnel juste et équitable pour tous, quel que soit le rang ou le poste occupé par chacun. C’est le secret pour que tous travaillent avec plaisir et respectent les horaires de travail.

Pour obtenir ce résultat, établissez une communication constante avec l’équipe et soyez toujours à l’écoute des besoins individuels. Informez-vous sur les contraintes de chacun, en particulier au niveau des emplois du temps, et renseignez-vous pour savoir s’il existe des situations personnelles particulières ou tout autre type d’obligation. Une personne peut très bien avoir 3 enfants et avoir plus de temps disponible à vous offrir qu’une autre, mais être assujettie à un autre type de contrainte horaire.

Par ailleurs, il est juste que tous soient sollicités équitablement en cas de changements d’horaires, et il convient d’éviter de faire des faveurs à ceux qui ont le plus d’ancienneté, comme leur donner des heures supplémentaires pour qu’ils puissent augmenter leurs revenus ou leur attribuer de meilleurs créneaux horaires, car ce genre de favoritisme est source de conflits. 

Nous avons laissé le meilleur pour la fin : nous vous proposons un outil idéal pour que votre personnel puisse s’organiser de façon optimale en fonction de ses horaires. Cet outil, c’est TheFork Manager, cela vous permet d’attribuer un ID utilisateur avec mot de passe à chaque membre de l’équipe, et ainsi de mieux contrôler les tâches et les opérations de chacun.

Si vous n’avez pas encore TheFork Manager, nous vous invitons à l’essayer dans votre restaurant en cliquant ici. Vous remarquerez la différence !

Cómo establecer horarios realistas

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. 

¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

En segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotación equitativa del personal

Lo ideal es hacer una rotación de personal centrada en la transparencia, justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello, podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones, especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad horaria que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación de tiempo.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Las normativas legales sobre los turnos de trabajo

Para tutelar el bienestar de los trabajadores y garantizar condiciones laborales adecuadas, hay una serie de normativas legales a nivel nacional e internacional que regulan este tipo de aspecto. Aquí están las más importantes:

• A partir del 1 enero 2025, el Ministerio de Trabajo español va a introducir una reducción de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas. Esto para dar a los empleados la posibilidad de un balance mejor entre su vida personal y laboral.
• Por lo que concierne los días de descanso, el Estatuto de los Trabajadores fija un día y medio como periodo de descanso semanal mínimo. Todavía, este dato puede variar según la región española y la legislación local. 
• En fin, otro tema es el horario nocturno de los restaurantes, un periodo entre las 22 de la noche hasta las 6 de la mañana. Estas horas tienen una remuneración especial con un pago que está reconocido come un extra de nocturnidad. ‍

‍Respetar estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también promueve el bienestar de los empleados, mejorando sus condiciones laborales y su vida personal. 

Por esto, es esencial calcular una carga de trabajo adecuada para gestionar mejor los horarios de tus camareros y de tu equipo de cocina, asegurando un servicio optimal siempre. 

El uso de herramientas para la gestión de horarios

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  TheFork Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

Si aún no cuentas con TheFork Manager, te invitamos a probarlo en tu restaurante haciendo clic aquí. ¡Notarás la diferencia!