Ouvrir un restaurant : les étapes clés

Ouvrir son restaurant est un rêve pour beaucoup d'entrepreneurs passionnés de gastronomie. Mais ce beau projet représente aussi un investissement considérable, avec de nombreux défis à relever.

Alors, par où commencer quand on veut se lancer et ouvrir son propre restaurant ? Quelles sont les étapes clés pour transformer cette ambition en une aventure entrepreneuriale réussie ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur l’ouverture d’un restaurant grâce à notre guide complet !

Ouvrir un restaurant : Définissez le concept

Avant même de songer à la décoration ou à la carte, la première étape clé lorsque l'on veut ouvrir un restaurant est de définir précisément le concept que l'on souhaite développer. Prendre le temps de structurer son projet sur le papier est indispensable : cela permet de poser les bases.

Type de restaurant : trouvez le concept qui vous ressemble 

Avant de se lancer dans un projet d’ouverture de restaurant, il est primordial de définir précisément le type d'établissement que vous souhaitez créer. Restaurant gastronomique, bistrot, brasserie, café, bar à vin… les options sont multiples. Choisissez un concept qui vous correspond et dans lequel vous vous projetez sur le long terme.

Plusieurs critères rentrent en compte dans ce choix stratégique :

• Tout d'abord, vos compétences culinaires et votre expérience dans le milieu de la restauration. Il est plus sage de démarrer avec un concept que vous maîtrisez. Réfléchissez aussi à vos inspirations personnelles en matière de cuisine et de restaurants préférés. Vos ressources financières sont également déterminantes. Certains types de restaurants, comme les établissements gastronomiques, nécessitent des investissements plus importants.
• Réalisez une étude de marché afin d’étudier en détail les attentes des habitants sur votre zone de chalandise. Cela vous permettra de déterminer quel style de restaurant fait défaut dans le quartier et rencontrerait le succès escompté (découvrez plus d’informations sur la réalisation d’une étude de marché ci-dessous).

Vous pouvez également reprendre un fonds de commerce. La reprise d'un fonds de commerce de restaurant implique l'acquisition des actifs commerciaux d'un établissement existant. Cela inclut généralement le nom du restaurant, sa clientèle, son emplacement, ainsi que son équipement et son mobilier.

Étude de marché : la boussole de votre projet de restaurant

Une étude de marché approfondie est incontournable avant d'ouvrir un restaurant. Cette étude vous permettra d'orienter vos choix stratégiques et d'éviter les écueils, pour ainsi maximiser vos chances de réussite.

L'étude de marché doit notamment analyser les points suivants :

• La concurrence dans la zone géographique visée : quels sont les autres restaurants présents ? Quelle est leur offre et leur positionnement ? Quels sont leurs points forts et leurs faiblesses ?
• Les attentes et besoins des habitants du quartier/de la ville : quel type de restaurant fait défaut selon eux ? De quelle cuisine ont-ils envie ?
• Le potentiel de votre concept culinaire : est-ce que votre style de cuisine plaira localement ? Correspond-il aux tendances actuelles ?
• La démographie de la zone : âge moyen, catégories socio-professionnelles, revenus, etc. pour déterminer les clients que vous pouvez toucher.
• Le prix moyen des restaurants dans le secteur, pour positionner judicieusement votre grille tarifaire.

En interrogeant les habitants et en compilant toutes ces données, vous pourrez prendre des décisions éclairées sur le positionnement optimal de votre restaurant.

Ouvrir un restaurant : Construisez votre projet

Une fois le concept défini, il est temps de rentrer dans le vif du sujet et de structurer votre projet sur le plan opérationnel, financier et juridique. La construction d'un business plan solide et la définition d'un budget réaliste sont des étapes incontournables. Elles vous permettront de poser des bases concrètes et de sécuriser la création de votre restaurant.

Business plan : les fondations de votre restaurant

Ce document stratégique doit commencer par un résumé qui capture l'essence de votre projet, suivi d'une description détaillée de votre entreprise mettant en lumière votre concept de restaurant, le type de cuisine, l'atmosphère et les services proposés. Une analyse approfondie du marché est nécessaire pour démontrer votre compréhension de l'industrie, y compris la concurrence et le public cible. 

La structure organisationnelle de votre entreprise doit être clairement définie, en présentant la gestion et la propriété, ainsi que la structure juridique de l'entreprise. Il est important de détailler les plats et produits que vous proposerez, en soulignant ce qui distingue votre offre de celle des concurrents. Votre stratégie pour attirer et fidéliser les clients doit être bien pensée, en intégrant des plans de marketing et de vente.

Un plan financier robuste est crucial, exposant vos besoins financiers, vos prévisions de ventes et la gestion des flux de trésorerie. Des projections financières doivent illustrer la santé financière attendue de votre restaurant, avec des estimations de revenus et des analyses de flux de trésorerie pour les premières années. Enfin, des annexes peuvent être ajoutées pour fournir des informations supplémentaires telles que des CV de l'équipe de gestion, des contrats ou des études de marché, pour étayer davantage votre plan. Ce business plan ne sera pas seulement un argument de vente pour les investisseurs, mais aussi un guide opérationnel pour les premiers jours de votre entreprise.

 Budget et finances : anticipez les coûts de votre restaurant

Établir un budget prévisionnel réaliste est important pour l’ouverture de votre restaurant. Vous devez anticiper avec précision tous les coûts liés à votre projet :

• Estimez le montant des investissements initiaux : achat ou location du local, travaux d'aménagement, mobilier, équipements de cuisine, vaisselle, stocks de départ ;
• Évaluez vos charges fixes mensuelles : loyer, salaires du personnel, assurances, frais bancaires, abonnements logiciels, consommables ;
• Estimez vos coûts variables : approvisionnements en denrées alimentaires et boissons. Comparez les tarifs fournisseurs ;
• Projetez votre chiffre d'affaires mensuel en fonction de votre capacité d'accueil et d'un ticket moyen réaliste ;
• Déterminez le montant de votre apport personnel et évaluez vos besoins en financement externe.

En anticipant méticuleusement tous ces différents postes budgétaires, vous pourrez démarrer votre activité avec une visibilité financière maximale et éviter le danger d'un manque de trésorerie.

Si vous êtes dans le cas d’une reprise de fonds de commerce : 

Vous pouvez explorer diverses options d’aides financières et d'accompagnement. Parmi celles-ci, les aides de Pôle Emploi se distinguent, notamment l'Aide à la Reprise ou à la Création d'Entreprise (ARCE). En outre, des organismes tels qu'Initiative France ou France Active offrent des prêts d'honneur sans intérêts et des microcrédits, facilitant ainsi le financement initial. 

Vous pouvez également bénéficier de subventions régionales et locales, qui visent à encourager la reprise d'activités commerciales. Enfin, sous certaines conditions, il est possible de profiter d'exonérations fiscales ou de réductions de charges sociales, allégeant le fardeau financier initial et aidant à établir une base solide pour votre entreprise.

Structure juridique : identifiez la plus adaptée à votre projet de restaurant

Le choix de la forme juridique est stratégique lors de la création d'un restaurant. Elle détermine le statut social du dirigeant, le régime fiscal, la responsabilité financière ou encore les démarches administratives à suivre.

Vous avez ainsi le choix de :

• Créer une entreprise individuelle : structure simple avec peu de formalités mais responsabilité illimitée. Adaptée aux petits restaurants ;
• Créer une EURL : responsabilité limitée aux apports, imposition sur le revenu. Adaptée pour une gestion personnelle ;
• Créer une SARL : responsabilité limitée, imposition sur les sociétés. Permet d'associer plusieurs personnes. Exige un capital social minimum et la rédaction des statuts ;
• Créer une SAS : structure très flexible en termes de fonctionnement, capital minimum très faible. Adaptée pour ouvrir son capital à des investisseurs.

Pour choisir le statut juridique le mieux adapté à votre situation, voici quelques critères à prendre en compte :

• Votre projet associe-t-il plusieurs personnes ?
• Souhaitez-vous limiter votre responsabilité personnelle ?
• Avez-vous besoin d'apporter votre local commercial dans le capital ?
• Êtes-vous prêt à accomplir les formalités de constitution ?
• Quel régime fiscal vous est le plus favorable (revenu ou société) ?

Ouvrir un restaurant : Trouvez l’emplacement idéal

Le choix de l'emplacement est déterminant pour la réussite d'un restaurant. Un bon emplacement permet d'attirer une clientèle de proximité ainsi que des clients de passage et facilite l'accessibilité.

Les clés de votre succès ? Le local et l’emplacement

Le succès d'un restaurant est fortement influencé par le choix du local et de son emplacement. Une adresse bien visible et facilement accessible peut attirer plus de clients et encourager les visites répétées. De même, il est essentiel de choisir un lieu qui corresponde à la démographie de votre clientèle cible. Par exemple, un restaurant familial pourrait prospérer à proximité des écoles et des parcs, tandis qu'un établissement gastronomique pourrait trouver sa place dans un quartier d'affaires ou une zone résidentielle haut de gamme.

L'attractivité du quartier a aussi un impact. Un emplacement dans une zone animée avec des magasins, des lieux de divertissement ou des attractions touristiques peut augmenter votre clientèle. 

Transport, parking… la facilité d’accès à votre futur établissement ne doit pas être négligée afin de simplifier le parcours et l’expérience client. Un client qui sera venu sans déconvenue sera plus ouvert à découvrir votre univers et aura plus de facilité à revenir dans votre restaurant. 

Enfin, la sécurité du quartier est primordiale pour rassurer les clients et le personnel, surtout pour les services du soir. 

Terrasse ou non ? Faites le bon choix

Une terrasse extérieure peut grandement renforcer l'attractivité et la rentabilité d'un restaurant. Cependant, l'installation d'une terrasse représente aussi un investissement important et nécessite une logistique adaptée. Avant de vous décider, évaluez soigneusement les avantages mais aussi les contraintes d’un tel projet.

Côté avantages, une terrasse permet d'augmenter sensiblement votre capacité d'accueil lors des beaux jours. Vous fidélisez votre clientèle en lui offrant un espace de détente en plein air avec une ambiance différente. Votre visibilité s'en trouve également améliorée.

Côté contraintes, l'aménagement d'une terrasse engendre des coûts : mobilier de jardin design et résistant, équipements (parasols, fontaine, éclairage), séparation avec la rue… Sans oublier l'entretien régulier. Vous devrez aussi prévoir une logistique adaptée pour assurer un service efficace en terrasse.

Enfin, veillez à respecter scrupuleusement la réglementation concernant l'installation de terrasses, les nuisances sonores et l'accessibilité. Une terrasse doit apporter une valeur ajoutée à votre restaurant, pas des complications.

Ouvrir un restaurant : Créez votre univers

Après avoir trouvé l'emplacement idéal, vous pouvez commencer à créer l'univers et l'identité propre à votre restaurant. Décoration de l’intérieur, ambiance, nom, logo… tous ces éléments doivent refléter et véhiculer l'esprit que vous souhaitez insuffler à votre enseigne.

Trouvez un nom et créez une identité unique

Trouver le nom parfait pour votre restaurant est un exercice créatif passionnant. Ce nom devra être à la fois original et mémorable, pour marquer les esprits. Toutefois, évitez les noms trop complexes ou difficiles à retenir.

Pour vous aider dans votre recherche, n'hésitez pas à lister vos inspirations culinaires, vos passions extra-professionnelles, vos références en matière de restaurants : ces éléments vous mettront sur la piste du nom idéal. Vous pouvez également faire appel à une agence spécialisée dans la création de noms commerciaux. N’hésitez pas à consulter notre article “Comment choisir le nom de son restaurant ?” pour plus d’informations sur ce sujet. 

Une fois le nom de votre restaurant trouvé, déposez-le rapidement en tant que marque pour pouvoir l'exploiter sereinement.

Vient ensuite le temps de créer votre identité visuelle : forme du logo, typographies, codes couleurs… Là encore, votre créativité sera votre meilleure alliée pour concevoir une identité mémorable qui saura marquer les esprits. Votre nom et votre identité visuelle seront les fondements de votre image de marque.

Imaginez un menu qui vous ressemble

La carte est l'ADN de votre restaurant. À travers les plats que vous proposez, la carte reflète votre créativité culinaire et vos inspirations. N'ayez pas peur d'oser des associations inédites tout en gardant une présentation soignée. Votre menu doit vous ressembler et proposer une expérience gustative unique à vos convives.

Pour vous démarquer, intégrez une ou deux spécialités phares, des plats signatures qui deviendront emblématiques de votre restaurant. Variez les textures, les cuissons et misez sur des produits locaux et de saison de qualité. Privilégiez aussi le « fait maison », une mention de plus en plus recherchée et appréciée par les consommateurs. Structurez également votre carte avec un fil conducteur : entrée-plat-dessert, voyage gastronomique, déclinaison autour d'un ingrédient…

Enfin, changez régulièrement votre carte pour maintenir la surprise et fidéliser votre clientèle, qui aura hâte de découvrir vos nouvelles créations. Votre menu représente l'essence de votre restaurant, il doit susciter l'émotion.

Ouvrir un restaurant : Protégez votre restaurant

Avant d'accueillir vos premiers clients, assurez-vous que votre restaurant soit parfaitement protégé et en conformité avec la réglementation. L'obtention des licences obligatoires, la souscription d'une assurance professionnelle et le respect des normes en vigueur sont autant d'étapes essentielles pour sécuriser l'exploitation de votre établissement.

Obtenez une licence restaurant

En France, l'ouverture d'un restaurant servant des boissons alcoolisées nécessite obligatoirement l'obtention préalable d'une licence, délivrée par la commune où se situe votre futur établissement. Pour obtenir cette licence restauration, vous devrez :

• Détenir un permis d'exploitation, délivré après une formation spécifique ;
• Effectuer une déclaration préalable d'ouverture ;
• Recevoir le récépissé de déclaration prouvant la détention d'une licence. 

Il existe différents types de licence (grande licence restaurant, petite licence restaurant, licence III ou IV, licence à emporter…) selon le degré d’alcool des boissons et leurs conditions de vente. La licence vous autorise à vendre des boissons alcoolisées dans votre restaurant pour une durée indéterminée, mais peut vous être retirée en cas de non-respect des obligations.

Si vous ne souhaitez pas vendre de l’alcool dans votre établissement, aucune licence spécifique n’est requise pour ouvrir votre restaurant.

À lire aussi : Les différentes étapes pour l'obtention des licences de restaurant pour la vente d’alcool

Souscrivez une assurance professionnelle

L'assurance responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour exercer une activité de restauration commerciale. Elle vous couvre en cas de dommages causés à vos clients.

Cette assurance doit inclure :

• La responsabilité civile exploitation, pour les dommages matériels ou corporels subis par les clients dans votre établissement ;
• La responsabilité civile après livraison, pour les intoxications alimentaires ;
• La responsabilité civile professionnelle, pour les dommages immatériels causés aux clients ;
• La protection juridique et la défense pénale.

Vous pouvez également souscrire des garanties complémentaires :

• Perte d'exploitation en cas de fermeture forcée ;
• Dommages aux locaux et au matériel professionnel ;
• Accidents du travail pour vos salariés.

Respectez les normes de sécurité et de conformité

Avant d'ouvrir votre restaurant, vous devez impérativement faire contrôler et mettre aux normes vos locaux pour respecter la réglementation en vigueur.

 Cela implique notamment de :

• Réaliser un diagnostic de sécurité incendie par un bureau de contrôle agréé, afin d’identifier les travaux obligatoires (système de désenfumage, extincteurs, éclairage de secours…) ;
• Faire valider vos installations électriques ;
• Faire contrôler vos installations de gaz par un professionnel qualifié ;
• Afficher de manière visible le fait que votre établissement est non-fumeur ;
• Mettre en place une signalétique et un éclairage de secours conformes ;
• Disposer d'une trousse de secours et d'un défibrillateur si la superficie de votre établissement est supérieure à 150 m2.

De plus, assurez-vous que votre restaurant est accessible aux personnes handicapées, conformément aux lois applicables si votre capacité d'accueil dépasse 15 couverts. Cela peut inclure des rampes d'accès, des toilettes adaptées et des menus en braille ou avec des polices de caractères plus grandes.

Avec la progression des allergies alimentaires, il est également important de mettre en place des systèmes pour gérer les allergènes dans votre cuisine. Cela inclut la formation du personnel sur la manière de répondre aux questions des clients concernant les allergènes et sur la prévention de la contamination croisée.

Ouvrir un restaurant : Engagez du personnel

Le personnel, c'est le visage de votre restaurant. Face à la pénurie de collaborateurs et à l'important turn-over dans la restauration, il est essentiel de mettre en place une stratégie de recrutement efficace.

Pour vous assurer de trouver les meilleurs profils, anticipez au maximum vos besoins en personnel. Cela vous laissera le temps nécessaire pour former et intégrer sereinement vos nouvelles recrues. Diversifiez également vos canaux de sourcing en publiant des annonces, mais aussi en sollicitant votre réseau et certains acteurs clés du secteur. Enfin, lors des entretiens, évaluez avec attention les compétences techniques des candidats ainsi que leur capacité à gérer la pression et à travailler en équipe.

Vous pouvez vous appuyer sur des plateformes spécialisées comme Brigad, qui mettent en relation directe restaurateurs et professionnels de la restauration.

Une fois votre équipe constituée, veillez à ce que vos cuisiniers et serveurs bénéficient d'une formation continue, aussi bien sur leurs métiers respectifs que sur les outils utilisés au quotidien. Une formation adéquate est un gage de fluidité et d'excellence durant les services et contribue à améliorer l'expérience client.

Ouvrir un restaurant : Équipez votre restaurant

L'équipement de votre restaurant est un poste d'investissement majeur. Pour une cuisine professionnelle fonctionnelle, vous aurez besoin de matériel de cuisson, de préparation et de conservation dimensionné à votre capacité d'accueil.

Côté cuisson, prévoyez des fours, des plaques de cuisson, des sauteuses et casseroles adaptées au type de cuisine proposé. Pour la préparation, dotez-vous de robots, mixeurs, cutters performants qui simplifieront le travail du chef.

Les équipements de froid sont tout aussi essentiels, avec des réfrigérateurs et congélateurs offrant un volume suffisant. Pensez également au petit matériel, comme les couteaux et ustensiles de cuisine.

Côté technologie, optez pour un système de caisse intuitif qui centralise commandes et paiements. De même, les écrans en cuisine améliorent la coordination.

Ouvrir un restaurant : Gérez votre restaurant

Gérer un restaurant implique de jongler avec de multiples tâches, de la gestion des réservations à l'optimisation du plan de salle, en passant par la lutte contre les no-shows et l'analyse des performances de votre établissement. TheFork Manager est un logiciel clé en main conçu pour faciliter tous ces aspects de la gestion en restauration. 

Centralisation des réservations

Avec TheFork Manager, toutes vos réservations, qu’elles proviennent du site internet, des appels téléphoniques, des e-mails, ou même des clients de passage, sont regroupées en un seul endroit. Cela permet non seulement une meilleure organisation et une vision globale de vos réservations, mais aussi une gestion du temps et des ressources plus efficace. En un coup d’œil, vous pouvez voir l'état complet des réservations, réduisant ainsi les risques d'erreur et améliorant l'expérience client.

Plan de salle intelligent

Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos espaces de service de manière optimale. Vous pouvez configurer votre plan de salle selon les besoins de votre restaurant et l’ajuster dynamiquement en fonction des réservations. Cela aide à maximiser l’utilisation de l’espace disponible, ce qui est essentiel pour rentabiliser votre restaurant, surtout pendant les périodes de forte affluence.

Lutte contre le no-show

Les no-shows, ces clients qui réservent mais ne se présentent pas, représentent un défi majeur dans la restauration. TheFork Manager propose plusieurs fonctionnalités pour lutter efficacement contre ce phénomène : 

• Paramétrage de confirmations de réservation automatiques ; 
• Activation de l'empreinte bancaire ;
• Utilisation du score de fiabilité des clients pour identifier ceux susceptibles de ne pas se présenter et les contacter avant leur réservation ;
• Création d’une liste d'attente virtuelle afin de remplir en un clin d’œil une table qui aurait été perdue à cause d’un no-show.

Analyse des performances

TheFork Manager offre des outils d'analyse qui vous permettent de suivre de près divers indicateurs clés, tels que le taux de fréquentation, le taux de no-show et les revenus générés par les offres spéciales. Ces données vous aident à prendre des décisions éclairées pour améliorer continuellement votre service et votre offre, assurant ainsi le succès à long terme de votre restaurant.

TheFork Pay

TheFork Pay est une solution de paiement innovante et gratuite intégrée à TheFork Manager. Ce système permet à vos clients de payer facilement leurs repas directement à table via un QR code, offrant une expérience utilisateur fluide et moderne. Pour vous, TheFork Pay est un outil de paiement sans frais de transaction, ce qui représente une économie significative comparée aux transactions par carte bancaire traditionnelles !

Les autres logiciels de gestion de restaurant

Chaque élément de la gestion d’un restaurant, de la gestion des équipes à la pleine satisfaction des clients, joue un rôle crucial dans la prospérité de votre établissement. Pour une gestion fluide et performante de votre restaurant, adoptez l’utilisation de logiciels de :

• Gestion de caisse ;
• Gestion des stocks ;
• Recrutement du personnel ;
• Gestion du personnel ;
• Gestion de la trésorerie ;
• Gestion de l’hygiène ;
• Gestion des livraisons à domicile ;
• Gestion de la communication.

À lire aussi : Les logiciels indispensables pour optimiser la gestion de votre restaurant

Ouvrir un restaurant : Faites la promotion de votre restaurant

L'une des étapes finales de l’ouverture d’un restaurant est la promotion de l’établissement. C'est ici que TheFork Manager devient un partenaire inestimable, en offrant des outils puissants pour accroître votre visibilité et attirer plus de clients.

La visibilité en ligne et les boutons de réservation

Aujourd'hui, la présence en ligne de votre restaurant est aussi importante que l'expérience que vous offrez sur place. TheFork Manager vous aide à établir cette présence essentielle en vous permettant de créer une page de profil personnalisée et engageante sur le site TheFork. Cette vitrine numérique est votre chance de séduire des millions de gourmets avec des photos appétissantes et des descriptions de plats.

Vous pouvez également intégrer gratuitement des boutons de réservation de TheFork sur votre propre site internet et vos réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram, permettant ainsi aux clients de réserver une table en un clic sans quitter la plateforme qu'ils utilisent. Aucune commission ne vous sera prélevée sur ces réservations. En simplifiant le processus de réservation pour vos clients, vous augmentez vos chances de conversion. 

La base de données clients

Une communication ciblée et personnalisée est la clé pour fidéliser vos clients. TheFork Manager vous permet de construire une base de données clients 100 % privée, avec des informations détaillées sur les préférences, les anniversaires, les allergies et plus encore. Utilisez cet outil pour envoyer des invitations à des événements spéciaux ou des offres exclusives, renforçant ainsi le lien avec vos clients et les incitant à revenir.

Les offres spéciales

Les promotions et les offres spéciales sont des leviers marketing qui vous permettront d’augmenter votre taux d'occupation, en particulier durant les périodes creuses de l’année ou durant les jours ou horaires de faible affluence. TheFork Manager vous offre la possibilité de lancer des campagnes promotionnelles attractives allant de -20 % à -50 %, aux jours et heures de votre choix. C'est vous qui contrôlez entièrement ces opérations promotionnelles en définissant le montant exact de la réduction et la plage horaire pendant laquelle elle est appliquée.

Le programme de fidélité Yums

Pour chaque réservation effectuée dans votre restaurant via TheFork, les clients reçoivent 100 points de fidélité, appelés Yums. Lorsqu'un client accumule par exemple 1000 Yums, soit l'équivalent de dix réservations, il obtient une remise de 10 euros sur l’addition lors de sa prochaine visite.

Pour profiter de ce système, vous devez choisir d’intégrer le programme Yums. Cela signifie que les Yums collectés par les clients peuvent être dépensés dans votre établissement, les transformant en réductions concrètes