La facturation électronique : ce qui change pour les restaurants

Restaurateurs, êtes-vous prêts pour le 1er septembre 2026 ?

A partir de cette date, la réception de factures électroniques deviendra obligatoire pour tous les restaurateurs assujettis à la TVA. Vous vous demandez comment la nouvelle obligation de facturation électronique va impacter le quotidien de votre restaurant ? Animé par les experts de TheFork et du cabinet d'expertise comptable In Extenso, le webinar consacré à ce sujet a permis de lever le voile sur les grands principes de cette réforme.

Loin d'être une simple contrainte, cette transition numérique est une véritable opportunité pour gagner du temps et améliorer la gestion de votre établissement. Voici le récapitulatif de ce qu'il faut retenir.

1. Qu'est-ce qu'une vraie facture électronique ?

Première idée reçue à balayer : un simple fichier PDF n'est pas une facture électronique.

Une facture dématérialisée (PDF) est simplement l'équivalent d'une feuille de papier sur un écran. La véritable facture électronique contient, derrière le visuel PDF destiné à l'humain, un réel fichier informatique structuré qui permet un traitement totalement automatisé des données.

Plus de données obligatoires :

Dès le 1er septembre 2026, la facture électronique contiendra au moins 26 mentions obligatoires.

Dès septembre 2027, de nouvelles mentions s'ajouteront, incluant la quantité de biens livrés ligne par ligne (par exemple, le nombre de kilos de viande achetés chez votre fournisseur).

L'objectif de l'État n'est pas seulement de simplifier la vie des entreprises, mais aussi  de lutter contre la fraude à la TVA et d'assurer une concurrence plus équitable. 

2. Le calendrier : 2026 et 2027 en ligne de mire

Il est crucial d'anticiper les échéances. Le calendrier se divise en deux étapes majeures pour les TPE/PME de la restauration :

• 1er septembre 2026 (Obligation de réception) : Tous les assujettis à la TVA devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. C'est indispensable car les grandes entreprises (téléphonie, énergie) commenceront à émettre sous ce format à cette date.
• 1er septembre 2027 (Obligation d'émission au plus tard) : En tant que TPE/PME, vous aurez l'obligation d'émettre vos factures au format électronique normé. Cependant, il est tout à fait possible et même conseillé d'entrer dans l'obligation d'émission plus tôt (par exemple dès le 1er janvier 2027) pour simplifier votre gestion.

3. Fin de l'envoi par e-mail : Place aux Plateformes Agréées (PA)

Vous ne pourrez plus envoyer de facture en pièce jointe d'un e-mail à un client d'affaires.

La réforme impose de passer par un intermédiaire : la Plateforme Agréée (PA).

• Votre logiciel transmettra la facture électronique à votre PA d'émission.
• Cette plateforme s'occupera d'une part de distribuer la facture à votre client, et d'autre part de l'envoyer sur le concentrateur de données de l'État.
• Il y aura environ 150 plateformes agréées en France. L'acheminement se fera grâce à un annuaire tenu par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) et basé sur l'adresse de facturation électronique de votre client.

4. Caisse, QR Code et E-reporting au restaurant

Comment cela va-t-il se passer concrètement pendant le coup de feu de votre service ?

L'E-reporting régulier :

La solution du QR Code :

Vous n'aurez pas forcément le temps de saisir manuellement les informations d'une entreprise pour un repas d'affaires en plein service. C'est pourquoi la plupart des logiciels de caisse imprimeront un QR Code en bas du ticket de caisse. Le client professionnel partira avec son ticket, flashera ce QR Code lui-même, et saisira ses informations pour recevoir sa facture électronique.

Seuil des 150 euros :

Rassurez-vous : si une facture est éditée a posteriori suite à l'émission d'un ticket de caisse, le système contiendra une information indiquant à l'administration de ne pas compter la TVA collectée en double.

5. D'une contrainte réglementaire à une opportunité de gestion

Le passage à la facture électronique offre de multiples bénéfices concrets pour les restaurateurs :

• Fini la paperasse du dimanche : L'archivage est sécurisé et numérisé, finis les dimanches après-midi à rechercher les factures demandées par l'expert-comptable !
• Visibilité sur la trésorerie : En intégrant les données en continu, les restaurateurs pourront anticiper les tensions avec des prévisions de trésorerie fiables à très court ou moyen terme.
• Maîtrise du Food Cost : En centralisant toutes vos factures d'achat, les outils de demain permettront d'analyser vos marges brutes, les coûts de vos matières premières et de benchmarker les meilleurs prix chez les fournisseurs.
• Synergie digitale : Couplé à des outils comme TheFork Manager (qui centralise les réservations et alerte sur les potentiels no-shows), la digitalisation de l'établissement permet de développer le chiffre d'affaires et d'analyser les habitudes de consommation de vos clients.

Quel est le premier conseil pour se préparer ?

Comme l'ont souligné les experts d'In Extenso : n'allez pas voir une plateforme agréée (PA) au hasard. Consultez d'abord votre cabinet d'expertise-comptable. Ce sont eux qui travaillent avec vous aujourd'hui et qui sauront vous proposer un scénario fluide et adapté à votre restaurant.

Une question sur la gestion de vos réservations ? Vous pouvez joindre les équipes à support@thefork.com ou vous rapprocher de In Extenso à stephanie.di-fusco@inextenso.fr.

Retrouvez l'intégralité du webinar en replay