A gestão financeira de um restaurante é um equilíbrio delicado entre a receita e as despesas. Analisar e compreender os custos de um restaurante é o primeiro passo para garantir a viabilidade e o crescimento do seu negócio.
A margem de lucro líquido de um restaurante em Portugal é muito variável, mas segundo dados do mercado, situa-se geralmente entre os 3% e os 15% da faturação*. No entanto, considerando a carga fiscal e os custos operacionais atuais, agravados por uma inflação persistente que tem reduzido as margens de lucro reais, é fundamental haver um controlo e uma gestão rigorosa de cada cêntimo.
Quais são os principais custos de um restaurante?
Para analisar os custos de um restaurante eficazmente, estes devem ser divididos em duas categorias principais:
- Custos fixos: as despesas que não se alteram independentemente do número de clientes servidos (como a renda, salários, consumos de água/luz/gás)
- Custos variáveis: aumentam ou diminuem em proporção à atividade do restaurante (como as matérias-primas, custos de produção, horas extras dos empregados, limpeza, custos de promoções, comissões de reserva, etc.)
Como calcular os custos do seu restaurante?
A fórmula é simples: só precisa de somar todos os custos fixos e todos os custos variáveis de um determinado período (geralmente um mês) para obter os custos totais de gestão. Dentro destas categorias, existem 2 indicadores essenciais:
- Food cost: que representa o peso do custo das matérias-primas no preço de venda de cada prato. Este valor idealmente deverá situar-se entre os 25% e os 35%.
- Labour cost: o custo total alocado à equipa.
Para compreender a eficiência real do seu restaurante, é fundamental calcular o custo por cliente (custos totais / número de clientes), a margem de contribuição e o break-even point, isto é, o nível de faturação que precisa de atingir para cobrir todas as despesas. Ao ultrapassar o break-even point, cada fatura representa lucro para o seu negócio.
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Exemplo Prático
Um restaurante que fatura 7.000 € (Faturação Total) durante o mês de Abril e paga 3.000€ de custos fixos e 2.000€ de custos variáveis, tem um Break-Even Point aproximado de 4.200€ (3.000€ ÷ 0,7143), o que significa que precisa de atingir esse volume de vendas de refeições para começar a gerar lucro.
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Como reduzir os custos de gestão do seu restaurante
A tecnologia é o seu maior aliado na redução de custos. Um software de gestão, como o TheFork Manager, automatiza as reservas, otimiza a ocupação das mesas e fornece dados sobre o desempenho do seu restaurante e compara-o com a concorrência à sua volta, de forma a tomar decisões informadas.
A digitalização transforma as tarefas manuais em processos automáticos e eficientes, o que permite poupar tempo e dinheiro!
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Como monitorizar os custos e a rentabilidade ao longo do tempo
A gestão de custos é um processo contínuo que requer uma monitorização mensal. Só analisando os dados com regularidade é que pode identificar tendências e corrigir ineficiências.
Alguns indicadores fundamentais de desempenho (KPI - Key Performance Indicators):
- A percentagem do food cost e de custos com a sua equipa.
- A margem de contribuição de cada prato.
- O número médio de clientes por serviço.
Estes KPIs são um reflexo direto da saúde financeira do seu restaurante.
Outros cálculos importantes na gestão de restaurantes:
- O grau de satisfação do cliente que se pode estimar analisando as opiniões registadas no TheFork e TripAdvisor.
- A evolução das reservas por canal de reserva, por tipo de serviço (almoçar/jantar) e por tipo de oferta especial (caso tenha)
- A margem de lucro das suas campanhas de marketing (promoções, anúncios pagos, etc.) para que saiba quais as soluções de visibilidade que mais otimizam o seu negócio.
Todos estes valores são calculados automaticamente através das Análises de Desempenho do TheFork Manager e podem ser consultados em tempo real. Assim, poderá prever alguns custos variáveis dos próximos meses assim como o lucro estimado.
Erros comuns na gestão de um restaurante
🚨Ignorar os custos ocultos: Muitas vezes o foco recai apenas nos custos da comida e da equipa, esquecendo as despesas de manutenção (impostos, renovações de licenças e custos de marketing)
🚨Falta de controlo sobre stocks e desperdício: Um inventário desorganizado é uma das principais fontes de perda económica. Cada produto fora de prazo ou deitado fora é um custo direto que diminui as suas margens.
🚨Preços dos pratos desalinhados com os custos: Definir preços baseando-se apenas na concorrência, sem uma análise precisa do seu próprio food cost, é um erro gravíssimo que pode levar à venda de pratos com prejuízo.
🚨Ausência de análise periódica da rentabilidade: Não analisar os dados periodicamente significa gerir o seu restaurante às cegas, perdendo a oportunidade de ajustar a estratégia e maximizar a rentabilidade.
🚨Ignorar o potencial das campanhas de visibilidade: Não investir em marketing ou em plataformas que atraiam clientes significa abdicar de novos fluxos de faturação. Um restaurante vazio tem custos fixos idênticos, pelo que a falta de visibilidade afeta diretamente a capacidade de atingir o Break-Even Point.
* DADOS BANCO DE PORTUGAL 2024
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