Leitfaden für Online-Reservierungen von Restaurants: Mehr Gäste gewinnen

Die digitale Transformation hat die Gastronomie erfasst. Für Restaurantbetreiber:innen ist ein effizientes Management von Reservierungen entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Erwartungen der Gäste gerecht zu werden. Gäste sind heute digital vernetzt, suchen online nach Restaurants und erwarten eine unkomplizierte Reservierungsmöglichkeit mit wenigen Klicks

Ein Online-Reservierungssystem hilft Ihnen dabei, erfolgreich Restaurantreservierungen anzubieten und ist daher nahezu unverzichtbar geworden. Dieser Leitfaden erklärt alles Wichtige rund um Online-Reservierungen für Restaurants und wie Sie damit mehr Gäste gewinnen.

H2: Was sind Online-Reservierungssysteme und welche Vorteile bieten sie?

Ein Online-Reservierungssystem ist eine Softwarelösung, die es Restaurants ermöglicht, Tischreservierungen über das Internet anzunehmen und zu verwalten. Solche Systeme werden oft auch als Online-Reservierungsmanager für Restaurants bezeichnet. Statt Anrufe entgegenzunehmen oder E-Mails manuell zu bearbeiten, läuft der Prozess digital und oft automatisiert ab. Gäste können jederzeit und von überall freie Tische einsehen und direkt reservieren.

Die Einführung eines solchen Systems, wie beispielsweise TheFork Manager, bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die weit über die reine Bequemlichkeit hinausgehen:

• Mehr Reservierungen: Sie erreichen Gäste, die bevorzugt online reservieren und dies auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten tun möchten (rund um die Uhr, 7 Tage die Woche). Ein benutzerfreundliches System senkt die Hemmschwelle zur Reservierung.
• Weniger Zeitaufwand: Ihr Personal wird entlastet, da weniger Zeit für die manuelle Annahme und Verwaltung von Telefon- oder E-Mail-Reservierungen aufgewendet werden muss. Diese Zeit kann stattdessen in den Service des Gastes investiert werden.
• Höhere Genauigkeit: Übertragungsfehler, Missverständnisse am Telefon oder unleserliche Notizen gehören der Vergangenheit an. Der Gast gibt seine Daten selbst ein, was die Fehlerquote minimiert.
• Deutlich weniger No-Shows: Unerwartete leere Tische durch Gäste, die nicht erscheinen, können empfindliche Umsatzeinbußen bedeuten. Systeme senden oft automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS. Fortgeschrittene Funktionen wie die von TheFork Manager ermöglichen auch die Abfrage von Kreditkartendaten als Sicherheit oder Anzahlungen, was die No-Show-Rate drastisch reduziert.
• Bessere Planbarkeit: Sie haben jederzeit einen Echtzeit-Überblick über die aktuelle und zukünftige Auslastung. Dies erleichtert die Planung von Personal, Wareneinkauf und Tischorganisation.
• Wertvolle Gästedaten: Sie bauen eine eigene Gästedatenbank auf. Informationen zu Vorlieben, Allergien oder vergangenen Besuchen ermöglichen einen persönlicheren Service und gezielte Marketingaktionen (CRM-Funktionen).
• Gesteigerter Umsatz: Durch optimierte Tischauslastung, weniger No-Shows und die Möglichkeit, gezielte Angebote zu platzieren, kann der Umsatz spürbar gesteigert werden.

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Wie funktionieren Online-Reservierungen in der Praxis?

Der Prozess der Online-Reservierung ist in der Regel sehr einfach gestaltet, sowohl für den Gast als auch für den oder die Restaurantbetreiber:in.

Aus Sicht des Gastes läuft es meist so ab:

1. Der Gast findet Ihr Restaurant online (z.B. über Google, Ihre Website, Social Media oder Plattformen wie TheFork).
2. Er klickt auf einen Reservierungsbutton oder ein sogenanntes Widget.
3. Er wählt das gewünschte Datum, die Uhrzeit und die Personenzahl aus. Das System zeigt nur verfügbare Zeiten an.
4. Der Gast gibt seine Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer) ein.
5. Er erhält eine sofortige Bestätigung per E-Mail oder SMS.

Für das Restaurant bedeutet dies:

1. Die Reservierung geht im System ein, oft mit einer Benachrichtigung für das Personal.
2. Die Verfügbarkeit für den gewählten Zeitpunkt wird automatisch im System angepasst, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
3. Alle relevanten Informationen sind digital erfasst und zentral einsehbar.

Eine Schlüsselrolle spielt dabei das Reservierungs-Widget. Dies ist ein kleines Tool, das Sie einfach auf Ihrer eigenen Website integrieren können. Es ermöglicht Gästen die direkte Reservierung, ohne Ihre Seite verlassen zu müssen. 

H2: In 5 Schritten zum Online-Reservierungssystem: Implementierung und Sichtbarkeit

Die Einführung eines Online-Reservierungssystems ist einfacher als viele denken. Hier sind die grundlegenden Schritte:

1. Online-Präsenz optimieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr Restaurant online gut aufgestellt ist. Dazu gehören eine moderne, mobilfreundliche Website, ein vollständig ausgefülltes und aktuelles Google Unternehmensprofil sowie aktive Social-Media-Profile. Nur wer online gefunden wird, kann auch online Reservierungen erhalten.
2. Passendes System auswählen: Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und deren Funktionen. Achten Sie darauf, welches System am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen und Ihrem Budget passt (mehr dazu im letzten Abschnitt).
3. System konfigurieren: Richten Sie das System nach Ihren Vorgaben ein. Dazu gehören Öffnungszeiten, verfügbare Tische und deren Kapazitäten, durchschnittliche Verweildauer der Gäste und eventuell spezielle Bereiche (z.B. Terrasse). TheFork Manager bietet hier vielfältige Anpassungsmöglichkeiten.
4. Widget/Link integrieren: Binden Sie das Reservierungstool gut sichtbar auf Ihrer Website ein. Fügen Sie außerdem Reservierungslinks zu Ihrem Google Unternehmensprofil und Ihren Social-Media-Kanälen hinzu. Es ist entscheidend, das System zu integrieren, z.B. durch Hinzufügen des Reservierungs-Widgets zur Webseite und Verlinkung von Google und Social Media.
5. Personal schulen & kommunizieren: Machen Sie Ihr Team mit dem neuen System vertraut. Informieren Sie auch Ihre Gäste über die neue, einfache Möglichkeit der Online-Reservierung, zum Beispiel durch einen Hinweis auf der Website oder eine Ansage auf dem Anrufbeantworter.

Mehr Gäste, weniger No-Shows: Strategien mit TheFork Manager

Ein Online-Reservierungssystem ist mehr als nur ein Werkzeug zur Annahme von Reservierungen. Es ist ein strategisches Instrument, um Ihre Auslastung zu maximieren und Umsatzeinbußen durch No-Shows zu minimieren. TheFork Manager bietet hierfür spezifische Funktionen:

• Intelligente Tischverwaltung: Der digitale Tischplan in TheFork Manager (verfügbar in den Performance- und Enterprise-Plänen) visualisiert Ihre Belegung in Echtzeit. Sie können Tische flexibel zuweisen, verbinden oder trennen, um auch auf kurzfristige Änderungen oder Walk-ins reagieren zu können. Dies hilft, jeden Platz optimal zu nutzen und sogar Doppelbelegungen (z.B. im Mittagsgeschäft) gezielt zu planen.
• Gezielte Angebote & Aktionen: Nutzen Sie die Reichweite der TheFork-Plattform. Nehmen Sie am YUMS-Treueprogramm teil, um Stammgäste zu belohnen und neue Gäste anzuziehen. Bieten Sie spezielle Rabatte oder Menüs zu bestimmten Zeiten an, um die Nachfrage gezielt zu steuern. Diese Aktionen sind direkt über TheFork reservierbar.
• Auslastung in Nebenzeiten steigern: Haben Sie Tische zu bestimmten Zeiten frei? Mit TheFork Manager können Sie die online verfügbare Kapazität dynamisch anpassen oder spezielle Angebote nur für diese Zeiten schalten (Yield Management), um mehr Gäste anzulocken.
• Effektive No-Show-Prävention: Neben automatischen Erinnerungen bietet TheFork Manager eine Wartelisten-Funktion. Sollten Sie ausgebucht sein, können sich Gäste eintragen und werden benachrichtigt, falls ein Tisch frei wird. Zusätzlich können Sie zur Absicherung bei Reservierungen Kreditkartendaten abfragen oder eine Anzahlung verlangen (verfügbar in den Performance- und Enterprise-Plänen), was das Risiko von No-Shows auf ein Minimum reduziert.

Den Überblick behalten: Reservierungen effizient verwalten

Die wahre Stärke eines digitalen Systems liegt in der Zentralisierung. Statt verschiedener Listen und Notizen laufen alle Informationen an einem Ort zusammen. Es ist essentiell, alle Reservierungen zentral in einem einzigen digitalen Reservierungsbuch verwalten zu können, egal ob sie online, per Telefon oder als Walk-in erfolgen.

TheFork Manager bietet eine klare Oberfläche, über die Sie und Ihr Team alle Reservierungen im Blick haben. Dank der TheFork Manager Mobile App können Sie Ihr Restaurant auch von unterwegs verwalten – Verfügbarkeiten anpassen, Reservierungen bestätigen oder den Tischplan einsehen. Für größere Teams lassen sich individuelle Zugriffsrechte festlegen (verfügbar in den Performance- und Enterprise plänen). Diese Effizienz spart nicht nur Nerven, sondern vor allem wertvolle Zeit, die Sie Ihren Gästen widmen können.

Das passende System finden: worauf Restaurantbetreiber:innen achten sollten

Der Markt bietet verschiedene Online-Reservierungssysteme. Bei der Wahl des richtigen Reservierungsmanagers für Ihr Restaurant sollten Sie auf folgende Kriterien achten, die stark von den individuellen Bedürfnissen und Zielen Ihres Betriebs abhängen:

• Benötigte Funktionen: Brauchen Sie nur eine einfache Online-Reservierungsmöglichkeit oder auch erweiterte Funktionen wie Tischmanagement, Marketing-Tools, No-Show-Prävention oder CRM? Definieren Sie Ihre Prioritäten. TheFork Manager bietet verschiedene Pläne (Visibility, Performance, Enterprise), die auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind.
• Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte sowohl für Ihre Gäste als auch für Ihr Personal intuitiv und einfach zu bedienen sein.
• Integrationen: Prüfen Sie, ob sich das System mit anderen von Ihnen genutzten Tools, wie z.B. Ihrem Kassensystem (POS), verbinden lässt.
• Kostenstruktur: Die Preise variieren. Üblich sind monatliche Festpreise oder Modelle, die pro Reservierung abrechnen. Vergleichen Sie genau, welche Leistungen im Preis enthalten sind. Die Kosten können je nach Anbieter und Funktionsumfang zwischen ca. 50 € und 250 € pro Monat liegen. Informieren Sie sich über die verschiedenen Pläne, die TheFork Manager anbietet, um die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre Bedürfnisse zu finden.
• Support und Schulung: Gerade am Anfang ist guter Kundenservice wichtig. Bietet der Anbieter Schulungen an? Ist der Support gut erreichbar (idealerweise 24/7, wie bei TheFork)?
• Reputation: Lesen Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte von anderen Restaurantbetreiber:innen.

Die Umstellung auf ein Online-Reservierungssystem ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung Ihres Restaurantbetriebs. Es steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch das Gästeerlebnis und kann maßgeblich zu Ihrem Erfolg beitragen.

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