Die Digitalisierung hat die Gastronomie grundlegend verändert. Online-Reservierungen sind heute für viele Gäste selbstverständlich. Für Restaurantbesitzer:innen bieten sie enorme Chancen, stellen aber auch neue Herausforderungen dar.
Ein Online-Reservierungsmanager für Restaurants kann hier die entscheidende Lösung sein. Dieser Leitfaden erklärt, was ein solcher Manager leistet, welche Vorteile er bietet und welche Funktionen unverzichtbar sind. TheFork Manager ist eine von unterschiedlichen Optionen.
Was ist ein Online-Reservierungsmanager und welche Vorteile bietet er?
Ein Online-Reservierungsmanager (auch Reservierungssystem oder Reservierungssoftware genannt) ist ein digitales Tool, das es Restaurants ermöglicht, Reservierungen online entgegenzunehmen, zu verwalten und zu organisieren.
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Es ersetzt oder ergänzt das traditionelle Reservierungsbuch und bietet zahlreiche Vorteile.
- Mehr Reservierungen: Gäste können rund um die Uhr, 24/7, online reservieren – auch außerhalb der Öffnungszeiten.
- Weniger No-Shows: Automatisierte Erinnerungen (per SMS oder E-Mail) reduzieren die Zahl der Gäste, die ohne Absage nicht erscheinen.
- Bessere Planbarkeit: Echtzeit-Informationen über freie und belegte Tische ermöglichen eine optimale Auslastung.
- Effizienteres Arbeiten: Der Verwaltungsaufwand wird reduziert, das Personal entlastet und Fehler minimiert.
- Verbesserte Kundenbindung: Eine Online-Reservierung ist bequem und entspricht den Erwartungen vieler Gäste. Zudem können Gästedaten (z. B. Präferenzen, Allergien) gespeichert und für einen individuellen Service genutzt werden.
- Datengestütze Entscheidungen: Das System liefert wichtige Kennzahlen zur Performance.
Die wichtigsten Funktionen eines Online-Reservierungsmanagers
Ein guter Online-Reservierungsmanager sollte folgende Kernfunktionen bieten.
- Digitaler Tischplan: Eine übersichtliche, grafische Darstellung aller Tische und ihrer Verfügbarkeit (frei, reserviert, besetzt).
- Echtzeit-Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit der Tische wird in Echtzeit aktualisiert, sowohl für das Restaurantpersonal als auch für die Gäste (bei Online-Buchungen).
- Automatische Tischzuweisung: Das System kann Tische automatisch zuweisen, basierend auf der Gästezahl, der Verfügbarkeit und vordefinierten Regeln.
- Manuelle Tischzuweisung: Das Personal sollte jederzeit manuell eingreifen und Tische zuweisen oder verschieben können.
- Wartelistenfunktion: Wenn alle Tische belegt sind, können sich Gäste auf eine Warteliste setzen lassen und werden benachrichtigt, sobald ein Tisch frei wird.
- Online-Reservierungsformular: Ein einfach zu bedienendes Formular auf der Restaurant-Website (und idealerweise auf anderen Plattformen wie TheFork, Google, Facebook, usw.), über das Gäste online reservieren können.
- Automatische Bestätigungen und Erinnerungen: Das System versendet automatisch Bestätigungen und Erinnerungen an die Gäste (per SMS oder E-Mail).
- Gästeverwaltung (CRM): Eine Datenbank, in der Gästedaten (Kontaktdaten, Präferenzen, Allergien, Besuchshistorie, usw.) gespeichert und verwaltet werden können.
- Anpassbare Einstellungen: Das System sollte an die individuellen Bedürfnisse des Restaurants anpassbar sein (z. B. Öffnungszeiten, Tischkapazitäten, Reservierungsregeln, usw.).
- Integrationen: Idealerweise lässt sich der Online-Reservierungsmanager in andere Systeme integrieren (z. B. Kassensystem, Marketing-Tools, usw.).
- Verwaltung von Sonderwünschen Gäste sollten die Möglichkeit haben, Sonderwünsche, wie einen bestimmten Tisch oder Unverträglichkeiten anzugeben.
- Analyse und Reportings: Aussagekräftige Berichte und Analysen, mit allen wichtigen Zahlen.
TheFork Manager, Lightspeed, Resmio und Zenchef bieten beispielsweise solche Funktionen an. Es ist wichtig, die verschiedenen Anbieter und ihre Angebote zu vergleichen, um die passende Lösung für das eigene Restaurant zu finden.
Exklusive Angebote und Rabatte: strategisch Restaurantreservierungen anbieten
Sonderangebote und Rabatte können ein wirksames Mittel sein, um die Auslastung zu steigern, insbesondere in schwächeren Zeiten. Viele Online-Reservierungsmanager bieten Funktionen, mit denen Sie solche Angebote erstellen und verwalten können.
Einige Beispiele für strategische Angebote:
- Frühbucherrabatte: Belohnen Sie Gäste, die frühzeitig reservieren.
- Last-Minute-Angebote: Füllen Sie kurzfristig freie Tische.
- Specials für bestimmte Tage/Zeiten: Bieten Sie z. B. ein vergünstigtes Mittagsmenü an Wochentagen oder ein besonderes Angebot für den frühen Abend an.
- Themenabende: Veranstalten Sie spezielle Themenabende (z. B. mit Live-Musik, einem besonderen Menü oder einer Weinprobe) und bewerben Sie diese über Ihren Online-Reservierungsmanager.
- Treueprogramme: Gäste, die öfter kommen, können mit Treuepunkten belohnt werden.
TheFork bietet beispielsweise das YUMS-Treueprogramm an, das Restaurantreservierungen anbieten und fördern kann.
Strategien zur optimalen Auslastung in schwachen Zeiten
Neben Sonderangeboten gibt es weitere Strategien, um die Auslastung in schwachen Zeiten zu verbessern:
- Flexible Tischvergabe: Ermöglichen Sie es Gästen, auch für ungewöhnliche Zeiten (z. B. 18:30 Uhr statt 19:00 Uhr) zu reservieren.
- Kürzere/längere Reservierungszeiträume: Bieten Sie kürzere Reservierungszeiträume (z. B. 1 Stunde statt 2 Stunden) für den frühen Abend an, um mehr Gäste bedienen zu können. Oder verlängern Sie die mögliche Aufenthaltsdauer.
- Kommunikation: Informieren Sie Ihre Gäste aktiv über freie Kapazitäten (z. B. über Social Media, Newsletter, Ihre Website).
- Kooperationen: Arbeiten Sie mit anderen Unternehmen (z. B. Hotels, Kinos, Theatern) zusammen, um Gäste zu gewinnen.
Die Warteliste: Eine zusätzliche Funktion zur Vermeidung von Leerständen
Eine Wartelistenfunktion ist ein wichtiges Feature vieler Online- Reservierungsmanager für Restaurants. Wenn alle Tische belegt sind, können sich Gäste auf die Warteliste setzen lassen. Sobald ein Tisch frei wird, werden sie automatisch benachrichtigt (per SMS oder E-Mail). Es gibt Vorteile:
- Keine verlorenen Gäste: Auch wenn Ihr Restaurant voll ist, verlieren Sie keine potenziellen Gäste.
- Optimale Auslastung: Sie füllen freie Tische sofort wieder auf.
- Weniger Stress: Die Warteliste verwaltet sich automatisch. Ihr Personal muss nicht ständig Anrufe entgegennehmen oder Listen manuell abgleichen.
Dank der smarten Warteliste von TheFork Manager nutzen Sie jeden Tisch optimal und halten Ihre Gäste zufrieden, selbst bei vollem Haus. Das steigert Ihren Umsatz und vermeidet Leerstände, ganz ohne Mehraufwand für Ihr Team!
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