Recibir más clientes de lo esperado puede ser una excelente señal, ya que podría indicar que hay muchos clientes que apuestan por el negocio y están dispuestos a tener una buena experiencia. Sin embargo, cuando el restaurante se desborda, lograr distribuir los recursos, sacar adelante un buen servicio y conseguir la satisfacción de los comensales, puede resultar estresante y complicado.

Afortunadamente, la tecnología nos ofrece soluciones. Es el caso del software de restaurantes, ElTenedor Manager, que cuenta con funcionalidades perfectas para ayudarnos a superar este molesto contratiempo.

¿Cómo? De diversas maneras:

Antes de tus servicios

ElTenedor - Cómo gestionar el overbooking con un software de restauranteSi anuncias tu restaurante en ElTenedor, recibirás reservas online, lo que garantiza un mayor control de la ocupación de tus mesas, ya que puedes configurar el número de mesas que tiene tu local y conocer con antelación la cantidad de clientes que recibirás y en qué horario, para así estar siempre preparado.

Por otro lado, si cuentas con un software de gestión de restaurantes, como ElTenedor Manager, puedes organizar cada una de estas reservas en un plano de sala digital, que funciona como una guía, para que tu y tu equipo sepáis dónde ubicar correctamente a los clientes cuando lleguen al restaurante, y evitar al máximo la improvisación. Por ejemplo:

  • Si un cliente hace una reserva ya sea online o por teléfono para dos personas, puedes anotarla directamente en el software y asignarla en el plano digital a una mesa que ya tengas establecida para dos, durante ese servicio.
  • Si recibes una reserva para 10, puedes mover las mesas en el plano digital y así saber cómo ubicar correctamente a estos comensales durante ese servicio.
  • Si haces un lleno de reservas para un servicio, puedes cerrar la disponibilidad de tus mesas online, y así evitar que entren nuevas reservas y el restaurante se desborde.

A mayor control de tus reservas, mejor gestión de tu sala.

En este sentido, te recomendamos tomar esta previsión:

  • Establecer un tiempo estipulado para la ocupación de cada mesa.

Si estableces un tiempo de ocupación de cada mesa, puedes organizar tus reservas, doblar tus servicios y rendir al máximo tus beneficios. Algunos restaurantes tienen 1 hora como media, por ejemplo, aunque este párametro puedes calcularlo según la experiencia del día a día en tu negocio.

También puedes fijar turnos horarios para tus servicios, por ejemplo por la noche, un turno a las 20 pm y otro a las 22 pm, de esta forma puedes organizar mejor tu ocupación y te aseguras de que los clientes tengan una hora de llegada y un tiempo de consumición en el restaurante.

Si decides tomar esta medida, será muy importante informar a los clientes del tiempo de su reserva, y así evitar que se queden más tiempo del estipulado por desconocimiento y por supuesto reducir el tiempo de espera de los clientes “extra”.

Durante tus servicios

ElTenedor - Cómo gestionar el overbooking con un software de restauranteYa tenemos organizados nuestros servicios en el plano de sala digital. ¡Bien! Pero… ¿qué hacer si llegan 15 clientes de paso a celebrar un cumpleaños? ¿O si un cliente ha hecho una reserva para dos y se presenta con 3 amigos más? ¿O si es temporada alta o un día especial como San Valentín y aumenta masivamente la afluencia de comensales? ¿Cerramos la puerta a estos clientes extra?

Desde luego cada restaurante tiene sus características propias y sus normas para funcionar adecuadamente en casos como éstos. Sin embargo, son situaciones que gestionadas de forma eficaz, pueden transformarse en grandes beneficios.

Con el software del restaurante tienes una grandísima ayuda para lograrlo, ya que permite visualizar y gestionar la ocupación de las mesas en tiempo real y así tomar decisiones al momento:

  • Si tienes personas esperando, puedes visualizar en el plano digital las mesas que van quedando vacías para ocuparlas más rápidamente.
  • También puedes saber si una reserva tiene un retraso importante o ha hecho no show y utilizar esta mesa con mayor rapidez.
  • El software del restaurante también te muestra el tiempo que lleva ocupada una mesa, por lo que puedes calcular lo que falta para tenerla disponible y dar una mejor atención a estos clientes extra, informándoles del tiempo de espera con mayor seguridad y ofreciéndoles aperitivos en la barra para compensar.
  • Si recibes un grupo grande de forma inesperada, puedes cerrar en tiempo real las reservas online, para no recibir más clientes de último momento durante ese servicio, y poder atender correctamente a estos clientes de paso.

Después de tus servicios

ElTenedor - Cómo gestionar el overbooking con un software de restauranteCuando los clientes ya se han ido del local, puedes utilizar toda la información que has registrado en el software del restaurante sobre el movimiento de tus mesas, y así realizar análisis y evaluaciones posteriores, para tomar las acciones más adecuadas.

Como por ejemplo:

  • Registrar en el software los hábitos de consumo durante tus servicios, por días, semanas, meses y temporadas, te permite tomar decisiones con antelación, como ampliar el espacio, poner más mesas, contratar personal extra, aumentar el stock y poder atender eficazmente los clientes sin reserva.
  • También es útil conocer los hábitos de consumo de tus clientes habituales y los momentos en que con seguridad visitarán el negocio, para coordinar el lleno de tu sala, dando prioridad a estos importantes comensales.

En definitiva, tener el mayor control de la ocupación de tus mesas, será la clave para sacar adelante todos los servicios con éxito, especialmente aquellos donde el restaurante recibe más clientes de lo esperado. Nosotros te lo ponemos fácil. Si aún no cuentas con ElTenedor Manager… ¿a qué esperas?

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