Come gestire gli orari del personale in un ristorante

In questo articolo vogliamo affrontare una questione complessa come l'organizzazione dei turni del personale del ristorante, per fare in modo che tutto funzioni alla perfezione, per il business del ristorante e per la soddisfazione dei clienti. 

Ecco come fare per ottimizzare la gestione dei turni di lavoro:

Definire bene la necessità di personale fisso

Bisogna avere ben chiare tutte le aree dell'attività per le quali è necessario del personale. Gestione, cucina, sala, bar, pulizia e, naturalmente, qual è il personale necessario per queste aree. In questo modo possiamo fare un programma in base alle necessità effettive del ristorante. È anche utile fare delle stime del personale che sarà necessario in periodi specifici dell'anno per essere il più organizzato possibile.

Hai idea di quanto personale hai bisogno in estate? E per Capodanno, San Valentino o a gennaio? Si tratta di un dato fondamentale per i nostri programmi.

È importante avere una lista di personale extra

La seconda cosa che dobbiamo assolutamente avere è una lista con personale che possa lavorare in momenti specificiil personale che possa lavorare in momenti specifici, in periodi di alta occupazione, ad esempio, ma anche se il nostro chef si ammala o se il caposala deve rimanere assente per una settimana per un problema di famiglia, o se il baristail barista non è disponibile per due giorni perché si deve recare ad un training di mixologia, o se il secondo cuoco deve viaggiare per ragioni personali. Avere personale extra è importante quanto definire il personale fisso, per ottenere una rotazione degli orari con il minor numero di contrattempi possibile.

E cosa succede se è il proprietario o responsabileproprietario o il responsabile a essere assente? Avrai ancora più bisogno di qualcuno che li sostituisca! Sarà sempre molto rassicurante avere questa persona disponibile in anticipo.

Scegli il personale con una buona disponibilità di tempo

Un'altra cosa fondamentale per ottenere una buona gestione degli orari è assumere personale con una buona disponibilità di tempo e che abbia una buona disposizione per i cambi. Non ci servirà a nulla avere un team molto qualificato, se è sempre un problema coprire diligentemente i turni. È anche importante che le persone che vengono a lavorare nel ristorante siano pienamente consapevoli della natura di questo settore e che siano d'accordo con tutto questo sin dall'inizio.

Sarà anche molto importante essere molto chiari sul tipo di contratto e sulle condizioni di ogni persona, per rispettare legalmente questi accordi quando si assegnano gli orari.

Stabilisci orari reali

Una volta che conosciamo tutte le aree da coprire e il personale per tali aree, allora possiamo già determinare gli orari di lavoro. Quante ore sono necessarie per avere tutto pronto prima che entri il primo cliente? E per lasciare tutto in ordine dopo che l'ultimo cliente è uscito dal ristorante? Sarà quindi necessario contare i turni degli orari tenendo conto di tutte le ore dall'apertura dei locali fino alla chiusura..

In secondo luogo, bisognerà definire gli orari di riposo, che sono importanti come quelli di lavoro, per garantire che tutto il personale, a seconda del carico di lavoro, abbia sufficiente riposo per funzionare in modo ottimale.

Ruota il personale con buon senso

L'ideale è fare una rotazione giusta ed equa del personale per tutti, indipendentemente dal loro grado o posizione. Questo sarà fondamentale per tutti lavorino volentieri fare si che tutti lavorino volentieri e che rispettino anche i loro orari di lavoro.

Per questo dobbiamo mantenere una comunicazione costantecomunicazione costante con il team e conoscere le loro necessità personali.. Sapere quali sono i loro limiti soprattutto a livello di tempo e anche se hanno dei problemi personali o qualche altra necessità. Una persona può avere 3 figli e avere più tempo disponibile di qualcuno che non li ha, ma che ha un altro tipo di limitazione di orari.

D'altra parte, è anche conveniente che i cambi di orario siano gli stessi per tutti, ed evitare di dare "privilegi" a chi lavora da più tempo nel ristorante, ad esempio assegnandogli più ore per avere dei guadagni extraguadagni extra o dei turni migliori, in quanto ciò potrebbe causare conflitti. Inoltre, è meglio che tutto il personale sia preparato per occuparsi di qualsiasi tipo di lavoro nel ristorante.

E per rendere la pianificazione perfetta, ti presentiamo uno strumento ideale per fare in modo che il tuo personale possa organizzarsi nel miglior modo possibile a seconda dei turni. Si tratta di TheFork ManagerTheFork Manager, che tra le sue molte funzioni ha anche la possibilità di avere un utente con una password per ogni persona del teame in questo modo sarà possibile avere un migliore controllo del lavoro e dei movimenti di tutti.

Se non hai ancora TheFork Manager, ti invitiamo a provarlo nel tuo ristorante cliccando quicliccando qui. Vedrai la differenza!

Cómo establecer horarios realistas

Una vez que sabemos todas las áreas a cubrir y el personal para ello, entonces ya podemos determinar en principio los horarios de trabajo. 

¿Cuántas horas son necesarias para tener todo a punto antes de que entre el primer cliente? ¿Y para dejar todo en orden una vez que se ha ido el último cliente? Contaremos entonces los turnos horarios tomando en cuenta todas las horas desde que se abre el local hasta que se cierra.

En segundo lugar, estableceremos los horarios de descanso, tan importantes como los de trabajo, para garantizar que todo el personal, según su carga laboral, tenga el descanso suficiente para rendir de forma óptima.

Rotación equitativa del personal

Lo ideal es hacer una rotación de personal centrada en la transparencia, justa y equitativa para todos, independientemente del rango o posición que tenga. Esto será clave para que todos trabajen a gusto y respeten también sus horarios de trabajo.

Para ello, podemos mantener una comunicación constante con el equipo y sus necesidades personales. Conocer cuáles son sus limitaciones, especialmente a nivel de tiempo, también si tienen alguna situación personal, o alguna otra necesidad. Una persona puede tener 3 hijos y tener más disponibilidad horaria que otra que no, pero que tenga otro tipo de limitación de tiempo.

Por otro lado, también es conveniente que los cambios de horarios sean igual para todos, y evitar dar “privilegios” a los que llevan más tiempo trabajando, como asignarles más horas para tener ganancias extra o mejores turnos, ya que puede originar conflictos. Además, es mejor que todo el personal esté preparado para asumir cualquier nivel de trabajo del restaurante.

Las normativas legales sobre los turnos de trabajo

Para tutelar el bienestar de los trabajadores y garantizar condiciones laborales adecuadas, hay una serie de normativas legales a nivel nacional e internacional que regulan este tipo de aspecto. Aquí están las más importantes:

• A partir del 1 enero 2025, el Ministerio de Trabajo español va a introducir una reducción de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas. Esto para dar a los empleados la posibilidad de un balance mejor entre su vida personal y laboral.
• Por lo que concierne los días de descanso, el Estatuto de los Trabajadores fija un día y medio como periodo de descanso semanal mínimo. Todavía, este dato puede variar según la región española y la legislación local. 
• En fin, otro tema es el horario nocturno de los restaurantes, un periodo entre las 22 de la noche hasta las 6 de la mañana. Estas horas tienen una remuneración especial con un pago que está reconocido come un extra de nocturnidad. ‍

‍Respetar estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también promueve el bienestar de los empleados, mejorando sus condiciones laborales y su vida personal. 

Por esto, es esencial calcular una carga de trabajo adecuada para gestionar mejor los horarios de tus camareros y de tu equipo de cocina, asegurando un servicio optimal siempre. 

El uso de herramientas para la gestión de horarios

Y para ponerle la guinda a esta planificación, te presentamos una herramienta ideal para que tu personal pueda organizarse lo mejor posible según sus turnos horarios. Es  TheFork Manager, que entre muchas de sus funciones, está el poder tener un usuario con contraseña para cada persona del equipo, y de esta manera tener un mejor control de las labores y movimientos de cada quien.

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