Når du får flere gæster, end du har regnet med, kan det være et godt fingerpeg om, at der er mange gæster, som holder af din restaurant og gerne vil have en god oplevelse. Når restauranten er overfyldt, kan det dog være stressende og vanskeligt at få logistikken til at gå op, så I kan sikre jer, at I leverer en god betjening, og at gæsterne er tilfredse.

Heldigvis er der hjælp at hente i teknologien. Særligt hvis du bruger reservationssoftwaret TheFork Manager, som indeholder funktionaliteter, der er skræddersyede til at hjælpe med at overkomme denne type udfordringer.

Hvordan det? På flere måder:

Før besøget

TheFork - Gæster, der ikke har reserveret? Det klarer du med restaurantens softwareHvis du opretter din restaurant på TheFork, får du online reservationer, hvilket gør, at du har større kontrol med belægningen, da du kan sammensætte antallet af borde på spisestedet og på forhånd vide, hvor mange gæster, der kommer, og hvornår, så I altid er på forkant med situationen.

Desuden kan du med et administrationsprogram til restauranter, såsom TheFork Manager, knytte hver enkelt reservation til et digitalt kort over restauranten, som hjælper dig og dine ansatte med at vide, hvilket bord I skal anvise gæsterne, når de ankommer, så I dermed undgår at skulle improvisere. For eksempel:

  • Hvis en gæst foretager en reservation online eller telefonisk til to personer, kan du notere det direkte i programmet og allokere et topersoners bord til dem ved den pågældende servering på det digitale oversigtskort.
  • Hvis du får en reservation til ti personer, kan du flytte bordene på det digitale kort og dermed være forberedt på, hvordan du skal placere disse gæster under serveringen.
  • Er I fuldt booket til en servering, kan du lukke for adgangen til online bordbestilling og på den måde undgå at få flere reservationer ind, så restauranten ikke bliver overbooket.

Jo bedre styr du har på dine reservationer, jo bedre styr er der på spisestedet.

I den forbindelse kan det anbefales at tage denne forholdsregel:

  • Fastsæt et tidsrum for, hvor længe bordet må være optaget.

Hvis du fastsætter et maksimalt tidsrum for hvert bord, kan du holde styr på dine reservationer, fordoble belægningen og maksimere indtjeningen. Nogle restauranter afsætter eksempelvis halvanden time pr. bord, men du kan udregne din eget tidsrum baseret på egne erfaringer.

Du kan også definere forskellige seatings til hver servering, f.eks. en kl. 20.00 og en anden kl. 22.00, så du bedre kan styre belægningen og sikre dig, at gæsterne får et ankomsttidspunkt og et tidsrum for deres ophold i restauranten.

Hvis du vælger at implementere dette tiltag, er det meget vigtigt at informere gæsterne, når de reserverer bord, så du ikke risikerer, at de uforvarende bliver siddende længere. På den måde nedbringer du også ventetiden for eventuelle “ekstra” gæster.

Under besøget

Gæster, der ikke har reserveret? Det klarer du med restaurantens softwareVi har allerede organiseret vores serveringer på et digitalt oversigtskort over restauranten. Alle tiders! Men hvad nu hvis der kommer 15 uanmeldte gæster, som vil fejre fødselsdag? Eller hvis en gæst har reserveret til to, og der så tropper tre venner mere op? Eller hvis det er højsæson eller en mærkedag, som f.eks. valentinsdag, hvilket gør, at der strømmer flere gæster til? Skal man så lukke døren for disse ekstra gæster?

Hver restaurant har naturligvis sin egen politik og sin egen måde at gøre tingene på, så man kan klare sådanne tilfælde. Alligevel er disse situationer, hvis de bliver håndteret på den rigtige måde, noget, som I kan drage store fordele af.

Restaurantens software giver uvurderlig hjælp i denne forbindelse, da I kan visualisere og administrere bordbelægningen i realtid og på den måde træffe beslutninger “on the fly”:

  • Hvis du har ventende gæster, kan du visualisere de borde på den digitale bordplan, som bliver tomme, så I hurtigere kan få dem genbesat.
  • Du kan også finde ud af, om nogle af de gæster, der har reserveret, kommer meget for sent eller viser sig at være såkaldte no shows, så du hurtigere kan sætte bordet i spil igen.
  • Restaurantens software viser dig også, hvor længe et bord har været optaget, så du kan regne ud, hvornår det atter bliver ledigt. På den måde kan du give de ekstra gæster en bedre betjening ved at give dem en mere præcis ventetid og måske en drink i baren som plaster på såret.
  • Hvis du pludselig får en større gruppe uventede gæster, kan du i realtid lukke for muligheden for at reservere online, så du ikke risikerer at skulle modtage flere sidste-øjebliks-gæster under den pågældende serveringsperiode. I stedet kan du yde de gæster, der er kommet ind fra gaden, en god service.

Efter besøget

TheFork Gæster, der ikke har reserveret? Det klarer du med restaurantens softwareNår gæsterne har forladt restauranten, kan du bruge alle de indhentede oplysninger i restaurantens software omkring gæsteudskiftningen og bordbelægningen og på den måde analysere og efterrationalisere, så du siden kan iværksætte de rette tiltag.

Eksempelvis:

  • Du kan registrere forbrugsvanerne under dine serveringsperioder alt efter dag, uge, måned og sæson, hvilket gør dig i stand til at træffe beslutninger i tide. F.eks. ved at udvide restaurationslokalet, placere flere borde, hyre flere ansatte, have flere varer på lager, så du dermed bedre kan imødekomme de gæster, der dukker op, uden at have reserveret.
  • Det er også nyttigt at vide, hvad dine stamgæster plejer at bestille, og hvornår de med sikkerhed besøger din restaurant, så du kan tilpasse reservationerne på en sådan måde, at der altid er plads til disse vigtige gæster.

Faktisk er det af afgørende betydning at have styr på belægningen i din restaurant, så du kan betjene gæsterne godt – særligt dem, I ikke havde regnet med, og som dukker op som ekstra gæster. Vi gør det nemt for dig. Bruger du endnu ikke TheFork Manager? Hvad venter du på?

Klik her for at prøve TheFork Manager

Andre artikler, der måske vil interessere dig

TheFork Optimer belægningen med en digital oversigt - software til restauranten

Et værktøj fra TheFork

Optimer belægningen med en digital oversigt

TheFork Fem fordele ved at have en digital bordplan restaurantens software

Et værktøj fra TheFork

Fem fordele ved at have en digital bordplan

TheFork Ideer til, hvordan du kan udnytte oplysningerne om dine gæster

Et værktøj fra TheFork

Ideer til, hvordan du kan udnytte oplysningerne om dine gæster

Lad os tale om det Du kan dele dine erfaringer og meninger med os ved at udfylde formularen nedenfor. Vi er interesserede i at høre din mening.

Mere end 40 000 restauranter er allerede på TheFork – kom og vær med- Prøv TheFork uden forpligtelse -